На бумажной основе

 

Поступление документов на хранение в архив

Cверка количества поступивших дел в акте приема-передачи, в итоговых записях описей дел с фактическим наличием сданных дел

Составление итоговых записей в трех экземплярах описей при очередном приеме документов

 

 

Запись принятых дел в книгу учета поступлений

Запись о приеме дел в лист фонда. При поступлении документов впервые, составляется новый лист фонда

Запись в список фондов, присвоение номера фонда при поступлении документов впервые

 

 

Запись принятых дел (или выбытие дел из фонда, из архива) в книгу учета текущих изменений в составе и объеме фондов

Запись о поступлении новых описей в реестр описей

Подшивка в дело фонда акта приема - передачи дел. Если дела поступили впервые, оформляется новое дело фонда.

Документы, подлежащие государственному хранению, принимаются в архив от организаций - источников комплектования или от ликвидированных организаций по описям дел, утвержденным (согласованным) экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) министерства культуры и архивного дела Амурской области в трех экземплярах. При первом приеме архивных документов в архив с описями предоставляется историческая справка к фонду учреждения-фондообразователя. В дальнейшем, в случае реорганизации, переименования учреждения-фондообразователя, предоставляется дополнение к исторической справке. При приеме архивных документов в архив проводится проверка их физического, санитарного, технического состояния.

Основанием для постановки архивных документов на государственный учёт являются следующие документы:

- акт приема-передачи документов на государственное хранение;

- акт приема-передачи документов личного происхождения;

- акт описания документов, переработки описей;

- акт об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, неучтенных);

- акт о технических ошибках в учётных документах;

- акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов.

Прием архивных документов от учреждений, организаций, частных лиц (документов личного происхождения) оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах.

Если при приеме архивных документов обнаружено расхождение количества дел в итоговой записи описи дел и фактическим наличием принимаемых дел, то в описи дел составляется новая итоговая запись. В ней указываются фактическое наличие дел и номера несданных или дополнительно сданных дел. В акте приема-передачи документов на государственное хранение в графе «Примечание» необходимо указать количество отсутствующих или дополнительно сданных дел.

Например:

 

АКТ №

приема-передачи дел на хранение

______________________________________________________________________________

 

№№ п/п	Название, номер описи	Кол-во экземпляров описи	Кол-во ед.хр. по описи	Примечание
	Опись №1 дел постоянного хранения			не сдано 2 (два) дела: №№ 7,9
	Опись №2 дел по личному составу			дополнительно сдано 5 (пять) дел: №№ 33а, 33 б, 34в, 68а, 69а

Итого принято: 149 (сто сорок девять) ед.хр.

Расчет: 24 (количество дел по первой описи) – 2 (количество не сданных дел) + 122 (количество дел по второй описи) + 5 (количество дополнительно сданных дел)= 149

Архивные документы ставятся на учет и по результатам отдельных видов работ, проводимых работниками архива (например, разделение дел после реставрации). Соответствующий акт составляется работником архива.