МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ. Сегодня на заняти я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

 

«Порядок ведения учета документов

на бумажной основе»

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Данные методические рекомендации подготовлены в целях совершенствования работы и практической помощи специалистам, отвечающим за государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу (далее – архивные документы), хранящихся и поступающих на хранение в государственный архив и муниципальные архивы Амурской области.

Составители настоящих рекомендаций стремились наиболее полно использовать накопленный государственным архивом опыт, оказать помощь работникам архивов, показать на примерах порядок государственного учета архивных документов.

Для подготовки методических рекомендаций использовались нормативные документы, в которых определен порядок государственного учета документов: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,2007) (далее – Правила), Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (1997).

 

Государственный учет дел (архивных документов) – это определение их количества и отражение этого количества в учетных документах. Учету подлежат все поступающие в Государственное бюджетное учреждение Амурской области «Государственный архив Амурской области» (далее - архив) и все хранящиеся в архиве документы. Учет дел осуществляется отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов.

Основными единицами учета архивных документов на бумажной основе являются архивный фонд и единица хранения.

Архивные документы фондируются и хранятся по архивным фондам. Архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Например, архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности одного учреждения. Порядок расположения архивных фондов определяется планом их размещения и утверждается директором архива. План предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу в архивохранилище.

Под единицей хранения понимается физически обособленные архивные документы или архивный документ. Единица хранения архивных документов на бумажной основе (дело) - это отдельный архивный документ (или документы), заключенный в обособленную обложку или папку.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах хранения. Учет дел в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и состав вспомогательных учетных документов определяется руководством архива (книга текущих изменений в фондах; книга учета фондов, прошедших переработку и усовершенствование; книга учета составленных предисловий к описям, исторических справок к фондам и т.д.).

В состав основных учетных документов архива входят:

- список фондов;

- книга учета поступлений документов;

- лист фонда;

- описи дел;

- реестр описей дел;

- паспорт архива;

- паспорт архивохранилища;

- список фондов, содержащих особо ценные документы (ОЦД);

- описи ОЦД;

- реестр описей ОЦД;

- дело фонда.

Учет документов Архивного фонда РФ периода до 1917 года, периода после 1917 года и партийных документов ведется раздельно с самостоятельной порядковой нумерацией фондов и с соответствующей индексацией номеров фондов:

И - исторические фонды (И-29, И-33);

Р - фонды периода после 1917 года (Р-29, Р-1234);

П - партийные фонды (П-1, П- 29).

Все изменения, происходящие в составе, объеме и состоянии фондов в результате тех или иных работ, отражаются в учетных документах с тем, что бы записи в них полностью соответствовали фактическому наличию и состоянию дел (единиц хранения) каждого фонда. Учетные документы, кроме описей дел, предназначены для служебного пользования и исследователям не выдаются. Записи в учетные документы вносятся только сотрудником, ответственным за государственный учет архивных документов. Учетные документы хранятся в изолированном помещении или рабочем помещении сотрудника, ответственного за государственный учет архивных документов.

Система учетных архивных документов – это комплекс взаимосвязанных основных и вспомогательных учетных документов, а также баз данных, отражающих количество, состав архивных документов и их изменения. С целью правильной организации государственного учета в архиве составляется схема учета архивных документов, в которой последовательно в графической форме отражаются все этапы работы по государственному учету архивных документов. Схема государственного учета архивных документов утверждается директором архива.

Пример:

 

Схема