Роль информации и документооборота в системе управления

Роль информации и документооборота в системе управления

Субъекту управления для выполнения своих функций требуется определенная информация: внешняя и внутренняя. Им она определенным образов анализируется, в результате чего принимаются решения и доводятся до исполнителей.

Информация является видом причинной связи, возникающей в процессе управления, с помощью которой осуществляется воздействие субъекта управления на объект.

Одним из основных показателей эффективной работы предприятия является качество, количество и скорость обработки информации.

Документационное обеспечение управления связано в основном с формализованными процедурами обработки информации, т.е. функции учета и контроля, ориентированных на получение информации о ходе процессов.

По своему содержанию процедура документооборота – это время движения первичных документов от момента их создания до сдачи в архив.

Все документы можно подразделить на три вида:

§ Входящие (поступающие) документы;

§ Исходящие (отправленные) документы;

§ Внутренние документы (не выходящие за пределы организации)

§

Принципы документооборота:

§ четкая организация движения документов

§ однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя

§ оперативная обработка информации

§ согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

Порядок движения документов устанавливается специальным графиком.

Последний является одним из элементов управленческой деятельности на предприятии.

График документооборота – представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов от оперативных работников, сроков обработки и прохождения внутри аппарата и завершения всех работ за отчетный период и составления отчетности.