Подготовка и проведение деловых бесед, совещаний, собраний

Деловое общение - это вид межличностного общения, направленного на достижение какой-то предметной договоренности. Анализ большого количества неожиданно проигранных бесед показал, что всякий раз была совершена некая ошибка - либо в создании обстановки, либо в тактике беседы.

Процесс делового общения всегда можно рассматривать как речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

В процессе общения можно выделить следующие этапы:

1 установление контакта;

2 ориентация в ситуации;

3 обсуждение вопроса, проблемы;

4 принятие решения;

5 выход из контакта.

Именно сознательным вычленением этих этапов и их регуляцией определяется во многом эффективность делового общения.

Десять правил подготовки и проведения беседы.

1. Сформулируйте конкретные цели. Чем конкретнее сформулирована цель, тем больше определенности в дальнейших шагах.

2. Составьте план беседы.

3. Выберете время:

а) удобное вам и вашему собеседнику;

б) достаточное для разговора.

4. Выберите подходящее место: чтобы ничто не лишало, не отвлекало; чтобы максимально способствовало целям разговора.

5. Задачи первой части разговора: привлечь внимание и добиться атмосферы взаимного доверия.

6. Подчиняйте свою тактику целям. Направление беседы можно регулировать с помощью вопросов. Вопросы можно поделить на так называемые "открытые" и "закрытые".

7. Старайтесь, чтобы говорил в основном ваш собеседник. Из двух беседующих людей психологическое преимущество имеет тот, кто задает вопросы, а не тот, кто много говорит.

8. Будьте на высоте положения.

9. Фиксируйте поученную информацию.

10. Прекращайте беседу сразу после достижения поставленной цели.

Подготовка и проведение совещания и собрания.

Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определённое количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для и принятия решения по заранее поставленным вопросам. Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и др. накладных расходов.

Подготовка совещаний. Начинается работа по подготовке совещания с принятая решения о необходимости его проведения, выносимых на него вопросов и предполагаемых участников, времени и места его проведения. Назначать совещания лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы. Необходимо сразу обдумать место его проведения. Оперативные совещания с не большим количеством участников часто проводятся в кабинете руководителя. Но если имеются приглашенные и общее количество требует большого помещения, то его выбирают до составления приглашения, чтобы в нем указать точно место проведения совещания. Обязательно должно быть большое количество свободных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, а для больших 15-20 мест.

Повестка дня - это первый документ, который составляют при подготовке совещания. При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. Остальные вопросы рассматриваются по степени сложности от более сложных к более простым. В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, ФИО, должность. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога «О» или «Об».

Список участников - это второй документ, в котором указываются работники, которые будут участвовать в совещании. Четкой организации работы способствует составление списка в определённой форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведения, необходимые в последствие для контроля за ходом подготовки и проведения совещания. Оповещение может быть осуществлено двумя способами: письменно (факс или компьютерная почта) с посылкой приглашения или устно (по телефону).

Большое значение имеет подготовка, размножение и отправка участникам докладов и тезисов выступлений основного докладчика и содокладчиков. Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда зала, демонстрационных средств, канцелярские принадлежности, вода и т.д. Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах и общежитиях, где участники смогут остановиться.

Обслуживание совещаний начинается в день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне. В день совещания помещение открывается заранее и тщательно проветривается; на место каждого участника кладутся необходимые документы. От правильной встречи участников совещания зависит и их настроение. Всякий срыв, накладка неизбежно вызовет отрицательные эмоции. Участники совещания регистрируются, что позволяет к моменту открытия совещания знать точный состав присутствующих.

 

 

БИЛЕТ 32. Централизованные структуры управления фирмой. Децентрализованные структуры управления фирмой. (Баранова)

В некоторых организациях высшие руководители принимают все решения, а управляющие низшего уровня лишь выполняют их дирек­тивы. В других организациях процесс принятия решении перемеща­ется вниз к руководителям, наиболее тесно связанным с конкретны­ми проблемами, по которым принимаются решения. Первый случаи известен как централизация, второй — как децентрализация.

Термин «централизация» относится к степени сосредоточения при­нятия решений в одних руках, что связано только с формальной влас­тью, т. е. с правами, которыми наделено определенное лицо в органи­зации. Чем больше организация, тем более сложные решения она при­нимает. Многие фирмы сталкиваются с необходимостью принимать оперативные решения в связи с поведением конкурентов, изменени­ем потребностей клиентов, поступающими жалобами потребителей или работников. В случае когда скорость принятия решений крити­ческая, необходимо прибегнуть к определенной децентрализации. Однако децентрализовать - это не значит отменить контроль. Кон­троль должен быть настолько эффективен, чтобы децентрализован­ные действия можно было бы правильно оценить.

Суть централизованных организаций состоит в разделении про­цессов принятия решений и их внедрения: высшие руководители при­нимают решения, управляющие среднего звена передают и согласо­вывают их, работники — выполняют. Сравнительный анализ показы­вает, что централизованные организации, деятельность которых ос­новывается на принципах «команд и контроля», как правило, затратные. Они медленно приспосабливаются к изменениям рынка и слабо реагируют на меняющиеся потребности клиентов, ограничены в твор­честве и инициативе, чтобы эффективно действовать в условиях кон­куренции.

Децентрализация требует такой организации управленческой де­ятельности, которая позволяла бы принимать сложные и оперативные решения. Анализ опыта децентрализации в структурах управления поз­воляет выявить целый ряд преимуществ такой организационной пе­рестройки. Во-первых, в результате децентрализации развиваются про­фессиональные навыки руководителей, полномочия которых и ответ­ственность за принятие решений возрастают. Во-вторых, децентра­лизованная структура ведет к усилению соревновательности в орга­низации, стимулирует руководителей к созданию атмосферы конку­ренции. В-третьих, в децентрализованной модели организации руко­водитель может проявлять больше самостоятельности при определении личного вклада в решение проблем. Расширение свободы дейст­вии ведет к повышению творческого характера управленческого тру­да, к стремлению внести вклад в развитие фирмы.

Процесс децентрализации требует принятия определенных орга­низационных и экономических мер, в том числе и несение расходов. Приходится, в частности, разрабатывать и осуществлять программы обучения руководителей, преодолевать сложившиеся стереотипы ра­боты в централизованных структурах и сопротивление работников переменам. Изменения претерпевают системы бухгалтерского учета и отчетности, что влечет за собой рост административных расходов.

Более высокая степень децентрализации в организациях, рассма­триваемая как передача в низовые звенья процесса принятия реше­ний, предполагает, что:

• большее количество решений принимается на низших уровнях управленческой иерархии;

• решения, принятые на низших уровнях, более важны;

• различные организационные функции подвергаются большему влиянию решений, принятых на низших уровнях;

• уменьшается объем централизованного контроля за решения­ми, принятыми управленческим персоналом.

Такой подход приводит к повышению автономности в принятии решений в отдельных подразделениях, сокращению сферы централи­зованного контроля. Благодаря этому растет ответственность подраз­делений за их прибыльность. Эти подразделения представляют собой относительно автономные, самофинансируемые небольшие компании в структуре основной компании.

(далее Xerox Сандуцы)

БИЛЕТ 33. Понятие мотивации. Процесс мотивации. Стимулирование как основа мотивации. (Баранова)

Мотивация труда – это одна из важнейших функций менеджмента. Она представляет собой побуждение работников к деятельности по достижению целей организации через удовлетворение их собственных потребностей.

Основной целью мотивации является воздействие на поведение человека таким образом, чтобы направлять его в нужную для организации сторону, регулировать интенсивность его труда, способствовать повышению его производительности, побуждать его проявлять добросовестность, старательность в деле достижения целей.

Основным мотивирующим фактором является заработная плата, однако существует множество и других факторов, заставляющих человека работать.

Различают экономические мотивы и неэкономические. Суть экономических мотивов состоит в том, что в результате выполнения требований, предъявляемых к ним организацией, получают определённые материальные выгоды, повышающие их благосостояние. Они могут прямыми (денежный доход) или косвенными, облегчающими получение прямых (дополнительное свободное время и другие).

К неэкономическим мотивам относятся организационные и моральные. Организационные способы включают в себя мотивацию целями, привлечением к участию в делах организации, обогащением труда. К моральным методам стимулирования относятся признание, которое может быть личным и публичным.