Этапы подготовки и участия в выставке

1.Необходимо выбрать выставку и подать заявку.

2. Определить площадь. (если уже участвовали, то лучше остаться там-же)

3. определить цели, они могут быть: представление организации и ее продукта, изучение рынков сбыта, потенциальных клиентов, изучение предложений конкурентов).

4. подготовительно-организационный период. Если фирма раньше не послала заявку на участие, то на этом этапе подается заявка на участие в оргкомитет. Решаете, будете покупать площадь с постройкой или только площадь, а постройка будет ваша.

5. подготовка. Отбор и обучение персонала,определение сколько нужно каталогов (должно быть 10-15 тыс.экземпляров каталогов, лучше, если они будут не толстые)

6. Разработкаэ кспозиции.

7. Работа на выставке (общение с партнерами, налаживание контактов, распространение каталогов,визиток).

8. Анализ участия фирмы. Проводится 3 раза после выставки: в течение недели, в теч.следующего месяца, через полгода. Подведение итогов.

Выставочные мероприятия:

- ярмарки и выставки. Схожие признаки: направленны на распространение информации в целях их продвижения на внутренние или внешние рынки; ограниченная продолжительность работы; периодическое проведение в конкретных местах. Отличия-на ярмарке продукт еще и продают.

- салон- демонстрация турпродукта оптовым посредникам с помощью различных средств печатной рекламы. Проводятся, как правило, раз в год. Примером такого салона является Salon Mondiale du Tourisme в Париже.

- Биржа - коммерческое выставочное представление и реализацию турпродуктов на рынке. Устанавливаются деловые контакты, подписываются соглашения. Обычно открывают или завершают период активной рекламы туров, объявленных на следующий год.

- Турмагазин (турмаркет) - специализированный магазин для продажи турпродуктов на рынке. Турмагазины осуществляют оптово-розничную продажу собственного продукта и продукта других фирм-туроператоров на основании агентских соглашений, а также предоставляют справочную информацию клиентам о продуктах. Могут действовать либо постоянно, либо периодически.

- Конференция - демонстрация передового опыта. Разновидностью являются конгрессы, на которых выявляются основные проблемы функционирования отрасли и намечаются пути их решения.

- workshop - п рактические семинары, профессиональные рабочие встречи между т/о и т/а, предоставляющие фирмам-участникам возможность к формированя и расширения региональной агентской сети.

- круглый стол- бсуждение, дискуссия по актуальной теме, проблеме. Принцип- равноправие участников.

Известные выставки: Международная биржа по туризму ITB в Берлине-февраль, WTM (World Travel Market) – Всемирная туристическая биржа в Лондоне(ноябрь), Международный салон по туризму в Париже-сентябрь, Международная туристская выставка-биржа ФИТУР в Мадриде-январь, В РФ: Международная туристская выставка Отдых/ LEISURE(сентябрь),март, международная МИТТ(март), Международная Интурмаркет(ITM)(март), MITF/Московская Международная Туристская Ярмарка(май

В Санкт-Петербурге представлены четыре выставки: «Интурфест» - Intourfest (конец января), Вуокса (конец июня), а также две осенние выставки (в начале и в конце октября соответственно) - «Инветекс» (Inwetex-C.I.S/ Travel Market) и SITTE.

Выставки организуются и в других городах России: Сочи, Новосибирске, Ульяновске, Красноярске, Самаре, Нижнем Нов­городе, Екатеринбурге, Владивостоке и т. д. Всего в России проводится более 20 ежегодных туристских мероприятий. От­личительная черта этих мероприятий - ориентированность на профессиональных работников туристской индустрии и широставочной деятельности - с одной стороны, помочь потребите­лю и фирмам - продавцам услуг сориентироваться в огромном количестве туристских предложений, а с другой стороны, по­мочь туроператору найти партнеров по сбыту в других странах и регионах, способных качественно и количественно удовлетво­рить требования туроператора по продажам.

Участие в выставках рассматривается как перспективная деятельность по расширению партнерских связей. Участие в выставках платное. Большое количество участников и пуб­лики в ежегодно проводимых мероприятиях подобного рода подтверждает их ценность для успешной работы турпредприятия.

Если говорить о классификации выставочных мероприятий, то их можно разделить по следующим признакам:

• по целям проведения (торговые и информационно-ознако­мительные);

• частоте проведения (периодические, ежегодные, сезонные);

• характеру предложения экспонатов (универсальные, отрас­левые, специализированные);

• составу участников (региональные, межрегиональные, на­циональные, международные).

Работа после выставки. Участие в выставке - это только начало интересных деловых контактов. Последующая работа строится по-разному для разных целевых групп (клиентов, по­тенциальных партнеров, журналистов).

По окончании выставки с учетом полученных визиток и «журнала контактов» рассылают факсы и письма с благо­дарностью важным клиентам, досылают информационные мате­риалы, проекты контрактов, ведут с ними переговоры о сле­дующих встречах.

Затем необходимо внимательно проработать каталог выстав­ки и отправить коммерческие предложения и запросы тем фир­мам, с которыми не удалось встретиться во время работы выставки.

Не стоит забывать и о прессе. Журналистам высылаются от­четы о выставке и проведенных презентациях, фотографии.

Контрольные вопросы после выставки:

• Установите контакт с интересующими вас посетителями выставочного стенда. Письменно поблагодарите за посещение стенда. Делайте это не позже чем через неделю после закрытия выставки. Сообщите в послании о предполагаемом времени визита вашего представителя для обсуждения дальнейшего со­трудничества.

• Направьте посетителю информацию, которая может его за­интересовать, даже если вы уверены, что посетитель получил полную информацию из вашего выставочного стенда. Составьте для рассылки посетителям информационный лист в виде сооб­щения о возможностях вашей фирмы/продукта.

• Копиями таких информационных листов снабжайте всех своих агентов или представителей.

• Установите для ваших сотрудников предельный срок для осуществления контакта с посетителем или соответствующей компанией.

• Не позже чем в течение двух недель после закрытия вы­ставки обсудите и оцените ее итоги, представив это в виде со­общений и анализа анкет посетителей.

Составьте список расходов и издержек родственных выста­вок. Это вам поможет, когда будете готовиться к следующей выставке, ведь нельзя планировать участие в последующих яр­марках и выставках, не проанализировав эффективность дея­тельности на предыдущей.

Итогом участия в работе на выставке становятся отчет и ана­литическая записка с конкретными выводами и предложениями.

Затраты и польза от участия в выставках представлены на матрице прибыли на инвестированный капитал для выставки:

Вход (затраты)	Выход (польза)
Аренда площадей/ стенда	Прямой контакт с покупателями
Оплата команды стенда	Ориентация на рынке
Выставочные образцы	Привлечение большого внимания
Транспортировка	Демонстрация продукта
Билеты, командировочные расходы	Новые партнеры/контакты Новые агенты/дистрибьюторы
Гостиница, размещение	Поддержка существующих контактов
Затраты времени, отсутствие в офисе	Много перспектив в одном месте в одно время
Усилие для оценки	Наблюдение за конкурентами
Специальные цены для выставочной продажи	Превосходный потенциал общественных отношений
Подготовительные работы	Наличие маркетинговой информации
Информация клиентам/агентам	Модификация существующих продуктов
Анализ посетителей	Анализ сегмента рынка
Пресс-информация	Контакты с прессой
	Осознание стратегических отклонений

Из матрицы видно, для чего проводятся выставки, и виден их полезный выход.
Выставочная деятельность состоит из трех этапов работы:
o предварительная подготовка;
o работа на выставочном стенде;
o послевыставочная работа.
Каждый из этих этапов характеризуют специфические моменты.