Документальное оформление, учет поступления материалов и расчетов с поставщиками

Материальные ценности поступают на предприятие:

- от поставщиков - поступление материалов оформляется на основании накладных поставщика форм ТТН-1, ТН-2;

- от подотчетных лиц, закупивших ценности за наличный расчет – оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков, квитанций к приходному кассовому ордеру, актов о закупке товаров у физических лиц и др.), которые прилагаются к авансовому отчету.

- от ликвидации основных средств, собственных производств – оформление на основании Акта ликвидации основных средств, накладных на внутренне перемещение.

Отгрузив материальные ценности покупателям, организа­ции-поставщики одновременно высылают им расчетно-платежные документы вместе с отгрузочными и другими сопроводитель­ными документами.

При предварительной оплате за приобретаемые производ­ственные запасы покупатель сначала производит их оплату пу­тем перечисления денежных средств платежными поручения­ми либо платежными требованиями-поручениями, а затем пос­тавщик отгружает ценности в адрес получателя.

В дальнейшем документы передаются в финансовый отдел или бухгалтерию для оплаты. Для приемки и оприходования грузов приложения к расчетно-платежным документам переда­ются на склад.

При получении материалов со складов местных поставщи­ков экспедитор также должен иметь доверенность (ф. М-2 или М-2а).

При отсутствии расхождений поступившие материальные ценности приходуются на склад путем составления приходного ордера.

Приемка поступающих материалов может осуществляться непосредственно на основании сопроводительных документов (при отсутствии расхождений между данными сопроводительных документов и фактическими данными).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в сопроводительных документах, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям, приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

Недостачи и порча, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов, учитываются в следующем порядке:

- сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на отпускную цену поставщика (без налога на добавленную стоимость). Сумма недостач и порчи списывается с кредита счетов учета расчетов в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или реализованы, они приходуются по ценам возможного использования с отражением по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей";

- недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

При централизованной доставке материалов автомобиль­ным транспортом поставщик выписывает товарно-транспор­тную накладную формы ТТН-1 в четырех экземплярах, один из которых служит основанием для оприходования материальных ценностей у грузополучателя.

На склады поступают также материалы из цехов своей орга­низации (неиспользованные материалы; отходы, полученные при ликвидации основных средств, от брака и т.п.). Они прихо­дуются на склады по накладным-требованиям на отпуск (внут­реннее перемещение) материалов формы М-11 в двух экземплярах.

Для обобщения информации о наличии и движении принад­лежащих организации сырья, материалов, топлива, запасных частей и других ценностей предназначен активный синтетичес­кий счет 10 "Материалы";, который имеет 12 субсчетов.

Существует несколько способов оценки материальных запасов при их поступлении:

- по фактической себестоимости;

- по учетным ценам с обособленным учетом отклонений фактической себестоимости поступивших ценностей от учетной цены.

В качестве учетной цены выступает фактическая стоимость. Учетная цена устанавливается на год, является постоянной и используется в документах по приходу и расходу материалов.

Способ оценки материалов определяется учетной политикой.

В случае учета материалов по фактической стоимости для их учета используются только счет 10 «Материалы». По Д счета 10 отражается фактическая стоимость поступивших материалов (цена поставщика, плата за транспортировку, доставку, таможенные пошлины, комиссионные вознаграждения снабженческим организациям и др.): Д10 К60, 76, 68 и др.

Сумма НДС, указанная в ТТН-1, в стоимость материалов не включается, а отражается на счете 18: Д18.3.1 К60.

Оплата счета поставщика: Д60 К51.

НДС уплаченный: Д18.3.2 К18.3.1.

В случае учета материалов по учетным ценам все расходы по их приобретению отражаются по дебету счета 15 "Заготовление и приобретение материалов";, а затем учетная стоимость поступивших материалов переносится на счет 10: Д10 К15. Разница между фактической стоимостью и учетными ценами (отклонения) списывается на счет 16 "Отклонение в стоимости материалов";: Д16 К15.