Делегирование ответственности и полномочия

Делегирование полномочий — это передача части функций руководителя другим менеджерам или сотрудникам для достижения конкретных целей организации.

Делегирование полномочий используется для оптимизации системы управления компанией. В основе делегирования полномочий лежит уверенность в том, что сотрудники, работающие над конкретной проблемой, лучше понимают ситуацию, чем руководитель, и им проще найти верное решение.

При делегировании полномочий очень важно учитывать два обстояельства:

1. дополнительные функции и ответственность за их выполнение можно передавать лишь тем сотрудникам, чьи компетенции, профессиональные и личностные качества соответствуют определенным требованиям (например, таким как ответственность, большой опыт работы, самостоятельность, желание заниматься управленческой деятельностью, коммуникабельность и т. п.)

2. вместе с дополнительной ответственностью этим сотрудникам должны передаваться соответствующие права, позволяющие им принимать управленческие решения.

Для правильного понимания принципов построения ОСУ и функционирования организации важно знать типы полно­мочий (связей) в организации.

Полномочие — это право, официально предоставленное кому-либо на со­вершение чего-либо.

В общем случае в менеджменте различают три типа полномочий: общие, линейные и функциональные.

Общие полномочия подразумевают право принимать решения, связанные с постановкой целей организации, выработкой стратегии, действиями в кризисной ситуации и т. п. Такие полномочия принадлежа высшему руководству организации.

Линейные полномочия предполагают наличие прямой должностной связи между руководителями и исполнителями, в рамках которой руководители отдают распоряжения исполнителям, т. е. указывают, что, когда, где (а иногда и как) они должны делать (или наоборот, не делать), чтобы обеспечить достижение поставленной цели. При этом линейные руководители несут ответственность за каждого подчиненного им исполнителя и координацию работ.

Иначе говоря, линейные полномочия обеспечивают управленческое воздействие руководителя на исполнителей в виде набора конкретных функций, включающих право оказывать на подчиненного администра­тивное воздействие (объявление взысканий и поощрений, увольнение ит. п.

Линейные полномочия персонифицируют и упрощают взаимоотно­шения между руководителями и подчиненными. Таким образом, линей­ные полномочия создают иерархию управления в организации, назы­ваемую цепью команд (цепочкой полномочий)

Как правило, линейные полномочия включают задачи оперативного управления деятельностью основных подразделений организаций (про­изводственных, сбытовых, финансовых и пр.), организации труда пер­сонала, создания условий, необходимых для выполнения людьми своих обязанностей, поддержания благоприятного морально-психологическо­го климата в коллективе и т. п.

Функциональные полномочия обеспечивают управленческое воздей­ствие руководителя на исполнителей в виде набора конкретных функций без права оказывать административное воздействие. Они реализуются по­средством функциональных (косвенных) связей. Такие полномочия за­ключаются в том, что некоторые руководители имеют право принимать решения, регулирующие деятельность работников, непосредственно под­чиненных другим (линейным) руководителям. Причем эти решения яв­ляются обязательными для исполнения этими работниками

Руководители, имеющие право использовать по отношению к со­трудникам линейные полномочия, называются линейными руководите­лями (линейными менеджерами), а имеющие право использовать только функциональные полномочия — функциональными руководителями (функ­циональными менеджерами)

Например, начальник отдела кадров предприятия имеет право тре­бовать от своих подчиненных, сотрудников отдела кадров, исполнения обязанностей в пределах их функций, а также поощрять их за хорошую работу или налагать административные взыскания за плохую, т. е. по от­ношению к ним он является линейным руководителем. При этом он также имеет право давать указания в пределах своих функций сотруд­никам других департаментов, отделов и служб (например, обязывая их подать в срок соответствующие данные). Однако административны­ми правами по отношению к ним он не обладает, т. е. является функ­циональным менеджером.

Общие, линейные и функциональные полномочия относятся к распорядительным полномочиям. Помимо них существуют и другие типы полномочий:

Представительские полномочия предусматривают выполнение назначенными сотрудниками по поручению руководства таких функций, как координация и контроль деятельности.

Отдельные сотрудники (а также временные или постоянные комиссии и комитеты), реализующие функцию координации, наделяются координационными полномочиями. Такие полномочия реализуются в процессе разработки несколькими подразделениями совместных решений или проектов. Лица или подразделения, которые наделяются координационными полномочиями, имеют право от имени высшего руководства согласовывать деятельность отдельных подразделений и сотрудников направлять ее в русло, соответствующее целям организации.

Контрольно-отчетными полномочиями наделяются сотрудники, выполняющие в установленных рамках функции проверки деятельности подразделений (и отдельных сотрудников) и получения от них необходимой информации. Подобные полномочия могут быть возложены на специальные подразделения (например, контрольно-ревизионный отдел, службу мониторинга), а также на функциональные службы (например, бухгалтерию).

Согласительные полномочия состоят в том, что их обладатели обязаны выразить свое отношение к решениям, принимаемым в рамках распорядительных или координационных полномочий. К ним относятся

- рекомендательные полномочия (они являются наиболее ограниченным и сводятся в основном к консультированию линейного руководства).

- обязательные согласования (расширенные рекомендательные полномочия). Иногда выделяют особый тип обязательных согласований — предостерегающие полномочия. Ими располагает, например юридическая служба, сотрудники которой проверяют соответствие управленческих решений действующим правовым нормам. Однако руководители имеют право игнорировать мнение предостерегающих специалистов, беря на себя всю полноту ответственности за воз­можные последствия;

- параллельные полномочия (такие полномочия дают право отклонять отдельные решения линейного руководства, их иногда называют блокирующими. Блокирующими полномочиями обладает, например, главный бухгалтер предприятия, так как без его согласия не может быть принято решение, относящееся к финансовой деятельности компании).

Часто в менеджменте используется понятие «штабные полномочия». Под ними подразумевается совокупность различных полномочий, реализуемых специальным административным аппаратом компании, называемым штабом. К штабным часто относят: функциональные, согласительные и представительские полномочия.

Таким образом, структуру полномочий, возникающих в организаци­ях, можно проиллюстрировать схемой