Программное обеспечение как составляющая современного офиса

Необходимость и предпосылки автоматизации документационных процессов.

Автоматизация – использование в качестве средств достижения поставленных целей программного обеспечения и соответствующего компьютерного и сетевого оборудования.

Предпосылки: наличие общих принципов структурного построения любой организации; использование однотипных управленческих технологий; использование стандартных делопроизводственных операций в процессе создания и обработки документов; общность структуры документационной информации.

Системы автоматизации процессов ДОУ, основные понятия, проблемы терминологии и классификации.

Проблемы терминологии. До сих пор не разработано полного единого понятийного аппарата. Причины: отсутствие современной нормативной базы (проблема автоматизации распадается на 2 проблемы: 1. создание и обеспечение юридической силы электронных документов. 2. проблема разработки и внедрения систем автоматизации.); специфика российского делопроизводства (на Западе автоматизация развивается внутри делопроизводства, в Росси из вне); за частую термины появляются в результате перевода с английского → переводятся по разному, а также некоторые термины отсутствуют или не соответствует терминам нашего делопроизводства; создаются людьми несвязанными с делопроизводством.

Программные продукты. Все программные продукты можно подразделить на 2 группы по составляющим: 1. Программные продукты для автоматизированного документирования (текстовые редакторы, текстовые процессоры). 2. Программные продукты для автоматизации процессов работы с документами: они разнообразны, могут классифицироваться по принципу использования на однопользовательские (которые реализуются на отдельный ПК) и сетевые (реализуются в корпоративных вычислительных сетях).

Отсутствие единого понятийного аппарата ведет к отсутствию единой классификации. Классификация программного обеспечения по степени комплексности автоматизации процессов ДОУ: 1. Система автоматизации отдельных аспектов делопроизводства. 2. Система автоматизации документационных процессов отдельных структурных звеньев. 3. Системы комплексной автоматизации ДОУ. 4. Комплексные системы автоматизации управления организации, где делопроизводство как составная часть.

Классификация систем автоматизации по технологии разработки, внедрения и сопровождения: 1 Заказные программные продукты (разрабатываются для конкретной фирмы). 2. Тиражные (достоинства – высокое тестирование →надежные, недостатки – не всегда соответствуют организации, программу изменить нельзя). 3. Тиражно-заказные (позволяют в широких пределах произвести настройку и адаптацию).

Система регистрации и учета документов – это первая система автоматизации делопроизводства. В основе функционирования лежит электронная регистрационная карточка (ЭРК) – компьютерный аналог регистрационно-контрольная карточка. ЭРК характерна для отечественных программных продуктов. Они формируются при регистрации документов. В каждом поле карточки фиксируется определенный реквизит. Таким образом формируется многоаспектный информационно-поисковый образ документа. Такие системы называют еще электронными картотеками. Они нужны для регистрации и учета документов на бумажном носителе. Основная задача систем регистрации и учета обеспечить быстрый поиск информации о документах. Они снижают время поиска информации и исключают потери регистрационной информации.

Системы управления электронными документами. Они прошли в своем развитии много этапов. Сейчас более 0,5 млн. систем этого класса. Они появляются в 80 – е годы. Базы данных этой системы состоят из поисковых признаков и самих документов. Эти системы часто называют электронным архивом. Развитие систем управления электронными документами связано с технологией сканирования. Наиболее ранними являются системы, которые содержат графические образы документов. Задача – поиск конкретных документов. Следующий этап развития систем управления электронными документами основан на оптическом распределении символов, которое позволяет переводить графический образ документов в текстовый файл. Требовалось после сканирования исправлять ошибки. Эти системы позволяют искать не только сами документы, но и определенную информацию. В начале 90 – х годов появились технологии адаптивного распознавания текста (она обеспечивает 100 % распознавание). При этом образование документа происходит при минимальном участии оператора. Система управления электронными документами реализуется в сетевом варианте.

Система автоматизации документооборота. Отличается от предыдущих систем наличием механизма отслеживания документов по рабочей станции, возможность редактирования документной информации. База данных формируется из совокупности электронных документов и их поисковых образов. Эти системы реализуются в вычислительных сетях (совокупность компьютеров и терминалов, соединенных с помощью каналов связи в единую систему).

Современное состояние и тенденции развития офисного программного обеспечения: 1. Широкое распространение программных продуктов для автоматизированных процессов современного документирования. 2. Переход от однопользовательских программных продуктов к сетевым системам. 3. Переход от автоматизации отдельных управленческих процессов к комплексной автоматизации (вовлечение всех процессов управления организацией в единый автоматизированный технологический цикл). 4. Разработка систем стандартных программ с гибкой функциональностью. 5. Относительная простота освоения и эксплуатации систем.

[Основные принципы построения систем автоматизации делопроизводства: 1. Сетевая поддержка, т.е. реализация в вычислительных сетях. 2. Многопользование, т.е. способность системы работать с несколькими пользователями. 3. Санкционированность доступа к информации (Право доступа к информации (определяется системным администратором) и право доступа к функциям). 4. Протоколирование (позволяет отслеживать все действия происходящие в системе). 5. Многосвязанность, т.е. предоставление возможности пользователю работать с несколькими документами. 6. Контекстность (современные системы обладают дружественным интерфейсом). 7. Гибкость, проявляется в 2-х аспектах: способность системы удовлетворять запросы различных категорий пользователей и способность системы приспосабливаться к структурным изменениям.

3 этапа организационного обеспечения разработки, внедрения и эксплуатации современных офисных систем: 1. Предпроектный: экспертное или информационное обследование документной деятельности организации. Происходит анализ текущей ситуации и выявляется степень необходимой реорганизации. Происходит постановка задач и целей. 2. Проектный: разработка или выбор программного продукта. Подбор соответствующей аппаратной платформы и сетевого оборудования. 3. Внедрение: адаптация и обучение персонала, информирование персонала. Необходимо нормативное обеспечение внедрения.].