Современные средства организационной техники как составляющая современного офиса

Необходимость и предпосылки использования современных технических средств в управленческих процессах.

Основные причины, которые подталкивают нас использовать новые технические средства и технологии: 1. Лавинообразный рост объема управленческой документации. 2. Невозможность эффективного использования документной информации в условиях традиционных технологий. 3. Возрастание ценности оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений.

Предпосылки: 1.Наличие общих принципов структурного построения любой организации. 2. Использование однотипных управленческих технологий: в частности – технологии принятия решений. 3. Использование стандартных делопроизводственных операций. 4. Общие структуры документной информации (использование стандартных видов и разновидностей документов, реквизитов и т.д.). 5. Формально логический характер управленческих, делопроизводственных операций.

Технические средства управления, основные понятия.

Технические средства управления (ТСУ) (принято называть средствами оргтехники) – технические средства, применяемые для оптимизации управленческого труда. Раньше трактовали в двух аспектах: 1.в широком - всю технику. 2. в узком – копировальную, транспортную и т.д. Сегодня оргтехника – это вся техническая аппаратура.

Классификация ТСУ, принципы и проблемы классификации.

Классификация может производится по различным признакам, но в сфере ДОУ широкое распространение получила классификация по функциям (в качестве классификационной группы взяты группы технических средств, позволяющие оптимизировать какой либо участок технологической цепочки управленческого процесса). Одна из первых таких классификаций была предложена в 1970 г. в ВНИИ Оргтехники (был разработан общесоюзный классификатор промышленной и с/х продукции): 1. Средства составления текстовых документов. 2. Средства копирования и оперативного размножения д-в. 3. Средства обработки д-в. 4. Средства поиска, хранения и транспортирования д-в. 5. Мебель и оборудование, специализированная для служебных помещений. 6. Средства сигнализации и информационно-конторские. 1975 г. ВНИИ Оргтруда – уточненная классификация (основана на предыдущей): 1. Средства составления текстовой документации (пишущие машинки, автоматы, диктофоны и т.д.). 2. Средства размножения и копирования док-ов. 3. Средства обработки д-в. 4. Средства хранения, поиска, и транспорт д-в. 5. Средства для чертежных работ и счетных операций. 6. Средства сигнализации и информации. 7. Мебель и оборудование для служебных помещений. С к. 1980-н.1990-х гг. преобладала классификация с делением на 5 классов: 1. Средства составления и изготовления д-в. 2. Средства копирования и оперативного тиражирования д-в. 3. Средства обработки д-в 4. Средства хранения, транспортирования и поиска д-в. 5. Современные средства связи.. (Не упоминаются средства вычислит техники).

В к.1990-х. МГИАИ – более полная функциональная классификация тех средств: 1. Носители информации. 2. Средства составления и изготовления д-в (+ спец программы для РС). 3. Средства репрографии и оперативной полиграфии (копирование + тиражирование = репрография). 4. Средства обработки д-в. 5. Средства электросвязи (+ Эл почта). 7. Банковская оргтехника. 8. Другие средства оргтехники (сканеры, компьютер аксессуары: мышь и т.д.). 9. Офисная мебель и оборудование (+ оборудование и приборы для исследования условий труда). Отсутствует ПК. Сейчас не существует качественной классификации.

Средства составления, копирования и оперативного тиражирования.

Средства составления: I.Традиционные(ручки, карандаши и т.д.).II. Пишущие машины: можно классифицировать по различным критериям: по типу привода (механические и электрические/электрифицированные); по типу шрифтоносителя (рычажные и безрычажные); по выполняемым функциям (офисные и специализированные). Все пишущие машины можно условно подразделить на 3 большие группы: 1. Механические (по типу шрифта рычажные) приводятся в действие мускульной силой человека. Недостатки: значительные мускульные усилия. Невысокая скорость печати, значительная масса, шумность, невозможность сены шрифта. Плюсы: независимость от электропитания, надежность. 2. Электромеханические (рычажные). Требуют минимум мускульных усилий, экономичней механических на 20-30%, обеспечивают значительное кол-во копий. 3. Электронные (электропривод). Обладают памятью и процессором. Компактные, легкие, высокое качество и скорость, бесшумность, можно менять шрифты. Недостатки: к каждой машине подходит только свой литерный диск (выходит из строя быстрее чем машина).

III.Диктофоны – используются для записи устной речи. Первоначально были только магнитными, сейчас еще и цифровые. Диктофоны: 1. переносные. 2. Стационарные, где ведется запись. 3. Диктофонные станции. VI. Принтеры - печатающее устройство вывода данных из ПК, преобразующее информационные коды в соответствующие им графические символы и фиксирующие эти символы на бумаге. Принтеры делят по разным классификационным признакам:- по цветности (черно-белые, цветные), - по ширине каретки: (узкая(250мм), широкая (450 мм)), - по ударности (ударные, безударные), - по длине печатной строки (короткая, длинная). По принципу действия: 1. Матричные или ударно матричные(т.е. иглы ударяют бумагу ч/з красящую ленту). Чем больше иглы тем больше качество и скорость печати. Недостатки: низкое качество, шумность, низкая скорость, отсутствует цвет печать. Преимущества: дешевый, самая низкая стоимость печати, безразличны к условиям работы. 2. Струйные (капельный микродозатор). Без ударный. Более высокие требования к бумаге и др. расходным материалам. 3. Лазерные принтеры (электрографическим способом, постранично). Более высокое качество печати, высокая скорость. Но саамы дорогие и по уровню затрат более дорогие.

Средства копирования и оперативного тиражирования: Копирование– процесс получения копий (небольшое кол-во) непосредственно с оригинала. Оперативное тиражирование - получение значит кол-ва экземпляров, с промежуточной печатной формой с оригинала.

I Копирование: несколько процессов: 1. фотокопирование – самый старый. В архивном деле часто используются разновидности: микрофотокопирование и микрофильмирование. Микрофотокопирование получение копий оригинала в уменьшенном масштабе на фотопленке. Несколько видов: по носителям рулонный микрофильм (до 30 м), микрофиша (105 на 148), джекет.2. Термокопирование – получение факсимильных копий с оригинала при экспонировании в тепловых лучах, без последующей обработки. Качество копий невысокое, срок хранения ограничен т.к. бумага быстро темнеет, расходные материалы дорогие. Сейчас практически не используется. 3. Светокопирование (диазографическое) - заключается в экспонировании прозрачного оригинала (кальки) контактным способом на светочувствительную диазобумагу и отбеливании бумаги ярким светом в местах, где нет изображения. Изображение закрепляется в парах растворителя (аммиака) в специальном вытяжном шкафу. Применяется для чертежно-технической документации. 3. Электрографическое копирование – наиболее распространенный и перспективный вид копирования. Процесс осуществляется следующим образом: копируемое изображение проецируется на поверхность барабана или пластины, затем на поверхность наносится специально красящий порошок (тонер), затем красящий порошок переносится на бумагу копии, на последнем этапе красящий порошок нагревом закрепляется на бумаге. Преимущества данного способа: высокое качество копий, высокая производительность, возможность получения многоцветных и полноцветных копий, простота и удобство эксплуатации. Электрографические копиры можно разделить на: - с подвижным стеклом оригинала - держатели; - копиры с не подвижным стеклом экспонирования. Обладает разными сервисными возможностями: получение 2-х сторонних копий за 1 раз. На практике электрографические копиры делятся на 3 группы по производительности:- простые, настольные, малой производительности (около 1000 копий в месяц); - копиры средней производительности, масштабирующий(до 5000 копий в месяц); - все, что производит более 5000 копий в месяц (высоко производит копиры)

II Оперативное тиражирование. Существуют традиционные методы оперативного тираж:1. Офсетная печать – в основе лежит принцип несмешивания масла и воды. Аппараты этой печати называются ротапринты. Печать выполняется с плоской печатной формы, обработанной таким образом, чтобы участки соответствующие изображению, удерживали краску на масляной основе, а остальная поверхность отталкивала краску и удерживала воду. 2.Гектографич. печать – принцип основан на изготовлении печатной фрмы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом и переносится на копии. Аппарат гектограф. 3. Трафаретная печать – продавливание краски через трафарет, аппарат ротатор.

Низкое качество копий, сложность процесса тиражирования, сложные условия работы персонала - не годятся для офисов. Вытесняются электронно-трафаретной печатью – это соединение достоинств и преимуществ традиционной технологии трафаретной печати с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов, лазерными технологиями и процессами сканирования. Аппарат – ризограф (дупликатор). Процесс печати состоит из 2-х этапов: подготовка рабочей матрицы и тиражирование по матрице (процесс печати).

Плюсы: высокая производительность, экономичность, возможность масштабирования, многоцветная печать, экологическая безопасность. Не предъявляет требований к качеству бумаги. Все процессы полностью автоматизированы.

К 1980 –н 90-х гг в области производства печатной продукции происходит технологический рывок, растет требование к качеству и т.д. →появляются новые машины оперативной типографии, сочетающие в себе различные технологии. Эти аппараты получили название печатные системы. Общие черты печатной системы: 1. не требуется специального помещения для их установки. 2. обслуживание: не высокие требования к персоналу. 3. высокая производительность, сопоставимая с производительностью типогр машин. 4. низкая себестоимость. 5. Могут быть снабжены до печатным и после печатным оборудованием.

Основные тенденции развития средств копирования и оперативного тиражирования: появляются мощные офисные аппараты, обладающие высоким качеством продукции и т.д.; совершенствуются традиционные офисные аппараты.

Средства обработки и оформления документов. (т.е. обработка физической формы документа).

Группы тех средств: 1 группа: бумагорезательное оборудование. Различается по типу привода, формату и толщине нарезанных бумажных блоков, по скорости резания. К средствам резания относятся конвертовскрывающие машины и машины для уничтожения документов. Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной ширины, но различаются по типу привода, производительности, степени автоматизации. Машины для уничтожения д-в/ шредеры используются в основном для уничтожения секретных и конфиденциальных д-в, бумажных отходов, архивных д-в срок которых истек. Они подразделяются по уровню секретности д-в и по уровню безопасности. В мировой классификации 5 уровней секретности: к 5-му относятся мокрые шредеры – более экологичные т.к. не оставляют бумажной пыли. 2 группа: средства скрепления бумаги. К ним относятся сшиватели различных модификаций, степлеры. Брошюровальные машины позволяют скреплять д-ты традиционным способом (по служебному полю) и по принципу тетради (в середине двойного листа). Переплетные машины различных модификаций предназначены для переплета в плотную обложку достаточно объемных дел с документами. Биндеры – небольшие настольные устройства, скрепляющие листы с помощью пластмассовой пружины или специальных пластиковых полос по предварительной перфорации. Термобиндеры скрепляют листы с помощью термообложки при нагревании. Пачковязальные машины, сначала перевязывали шпагатом, сейчас пластиковыми лентами, скотчами. В последнее время широко используются машины, которые заворачивают в пластиковый пакет т.е. разновидность почтовязальной машины. Конвертозаклеивающие устройства наносят клей на клапан конверта и заклеивают его или заклеивают конверты с предварительно нанесенным клеевым слоем. Автоматические конвертозаклеивающие машины осуществляют укладку писем в конверты и их заклеивание. 3 группа: Оборудование для подборки, сортировки и складывания д-в. Листоукладочные машины предназначены для выравнивания пачек бумажных листов методом вибрации. Фальцевальные устройства предназначены для сгибания листов в 4 раза, 8 раз и т.д. + могут быть художественные сгибания (для выставок). Листоподгоночные машины - коллаторы предназначены для подборки (сортировки) д-в по экземплярам. 4 группа: Устройства для нанесения на документы надписей и помет. Штемпелевальные устройства предназначен для нанесения на д-ты отдельных реквизитов и их элементов, номеров листов и т.д. Устройства для регистрации д-ов бывают ручные и автоматические, к ним относятся различные датировщики и нумераторы (дата устанавливается на литерных колесах вручную, а номер автоматически нарастающим итогом). Адресовальные машины предназначены для нанесения на конверты, этикетки, д-ты адресов, заголовков и других помет. Адресовальные машины осуществляют печать с заранее изготовленных печатных форм – стенсилей. Маркировальные (франкировальные) машины используются в процессе экспедиционной обработки д-ов для нанесения на конверты знаков почтовой оплаты (и дополнительной информации). Такие машины имеют счетчики, автоматически подсчитывающие суммы, подлежащие оплате. Этикетировочные устройства – печатают этикетки и прикрепляют их к конвертам и пакетам. 5 группа: Средства защиты д-в. Эти устройства предназначены для защиты д-ов от неблагоприятных внешних условий. Ламинаторы устройства для нанесения защитного покрытия. Наносимые ламинатором покрытия предохраняют д-т от загрязнения, увеличивают механическую прочность, улучшают внешний вид и т.д. (нельзя ламинировать архивные д-ты т.к. увеличивается механическая прочность, но не на долго (ламинаты трескаются и т.д.)). Ламинирование может быть жестким (водительское удостоверение) и мягким. Холодным или горячим. По конструкции: прессовые и ротационные. Машины для окантовки д-ов предназначены для нанесения на края д-ов специальной защитной ленты. Окантовка усиливает механическую прочность. Окантовку применяют для архивных д-ов, по которым часто ведется поиск информации. Окантовочные машины могут иметь как ручной. Так и электрический привод. Для окантовки используют клейкую синтетическую ленту или липкую ленту на бумажной основе, армированную хлопчатобумажной нитью. Лента скрепляется либо термическим, либо холодным способом.

Средства хранения и группировки документов.

Требования, предъявляемые к системам хранения д-ов: удобство и простота организации, пополнения и замены д-ов; удобство и простота поиска д-ов; минимальный размер занимаемой площади; низкая стоимость. Средства хранения подразделяются на первичные (папки, файлы, коробки) и вторичные (стеллаж, шкаф и т.д.) Еще делятся по длительности хранения: средства оперативного хранения, долговременного, архивного.Средства оперативного хранения (на рабочих местах): 1. папки 2. лотки и кассеты (во многих случаях вместо отдельных лотков удобнее использовать шуттеры – система выдвижных пластиковых лотков, объединенных в металлическом или пластиковом корпусе) 3. подставки для вертикального хранения сброшюрованных д-в. 4. приспособления для наклонного хранения папок с д-ми в ящиках офисных столов. Средства долговременного хранения: 1. офисные шкафы. 2. сейфы для ОЦД и несгораемые шкафы. Средства архивного хранения: стеллажи (стационарные и передвижные, карусельные).

Средства поиска документов и информации.

Традиционным и наиболее распространенным средством поиска документной информации являются картотеки (устройство, содержащее большое количество информационных карт, объединенных общностью содержания и расположенных в систематизированном порядке). Картотеки бывают: 1. Вертикальные (карточные лотки с вертикально расположенными в них картами). 2. Передвижные (один или несколько картотечных лотков, установленных на подставку на колесиках или шаровых опорах). 3.Картотека с перфокартами (вместо обычных информационных карт в лотки таких картотек помещают карты с краевой перфорацией). 4. Вращающиеся (барабан, вращающийся вокруг вертикальной оси, в секциях барабана расположены информационные карты). 5. Плоские (средство обозримого хранения информации, при котором информационные карты в специальных прозрачных пластиковых конвертах размещаются одна над другой с некоторым смещением, и их края остаются открытыми для обозрения. 6. Механизированная элеваторная картотека (снабженное электроприводом устройство для хранения информационных карт, в котором организована автоматическая подача лотков с информационными картами на рабочее место). Представляет собой массивный металлический шкаф со специальным окошком для подачи картотечных ящиков. Кроме картотек можно назвать обзорные системы информации (средства визуального поиска – пластиковая основа с направляющими куда вставляются узкие полоски с информацией).

Сре6дства обеспечения оперативной связи.

Система передачи информации (СПИ) – совокупность средств, служащих для передачи информации. Источник и потребитель информации являются абонентами системы передачи. Структура СПИ: 1. канал передачи/канал связи, 2. передатчик информации (служит для преобразования поступающей информации в сигнал, передаваемый по каналу связи), 3. приемник (для обратного преобразования сигнала в сообщение). СПИ принято подразделять на системы передачи недокументированной информации и системы передачи документированной информации.

Системы передачи недокументированной информации (СПНИ).

В системах передачи не документированной информации не предусматривается обязательная регистрация информации на документ ни у передающего, ни у принимающего. При необходимости регистрация может быть произведена с подключением дополнительных технических средств. К СПНИ относится: 1. телефонная связь. Телефонная сеть включает каналы связи, аппаратные средства – телефонные станции, абонентские устройства (телефонные аппараты, телефаксы). Базовыми средствами организации телефонной связи являются телефонные станции аналоговые (электромеханические) и цифровые. Электромеханические работают на импульсном наборе, а цифровые на тональном. 2. Радиотелефонная связь в т.ч. сотовая. Радиотелефон – телефонный аппарат совмещенный с радиостанцией. Соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу. Сотовая радиотелефонная связь – ее отличие в том, что территория обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на множество небольших зон, каждая из которых обслуживается своим передатчиком. Существует несколько стандартов NMT – 450 i (сигнал аналоговый), AMPS – 800 (сигнал аналоговый)/ DAMPS – 800 (сигнал цифровой), GSM – 900, 1800. Радиосвязь – основными потребителями являются спецслужбы. Радиостанции можно подразделить на 3 группы: портативные, т.е. компактные станции; мобильные, устанавливаемые в автомобиле; стационарные, находятся в отделениях милиции. Транковые сети – система радиосвязи с выходои на телефонную сеть. 3. Радиопоисковая связь в т.ч. пейджинговая. Это чаще всего односторонняя радиосвязь т. е. абоненты снабжены приемниками информации. Системы радиопоисковой связи бывают региональными (используют высокочастотные каналы и охватывают значительные территории) и локальными (применяются на территории одного предприятия, используют низкочастотные каналы). Пейджинговая связь. Пейджеры бывают тоновые, цифровые, текстовые. Твейджинг (твейджер) – двухсторонняя связь. (требует больших капитальных вложений). 4. Видеотелефонная связь. Позволяет не только слышать, но и видеть абонента. 5. Спутниковая связь. 3 системы связи: Инмарсат (1979г.) первоначально работала в аналоговом стандарте, сейчас и в цифровом. 9 спутников. Иридиум (1998г.). Цель – уменьшение абонентского оборудования до размеров мобильного телефона. 66 основных и 6 резервных спутников 3. Глобарстар – низкоорбитальная, 48 основных и 4 резервных спутников. Разрабатывалась для расширения возможностей сотовых сетей.

Системы передачи документированной информации (СПДИ).

Передача ведется с документа на документ. К СПДИ относятся телеграфная связь и факсимильная связь. Телеграфная связь предназначена для передачи по электрическим проводным каналам связи алфавитно-цифровой информации, как правило, для автоматического приема – передачи коротких текстовых сообщений. Телеграфная связь имеет несколько разновидностей: Собственно телеграфная связь (использует для кодирования информации коды, предложенные Морзе); Телетайпная связь (осуществляется при помощи буквопечатающих телеграфных аппаратов – телетайпов). Все телетайпные аппараты могут работать и как передатчики, и как приемники информации; Дейтефонная связь (передача по телефонным каналам). Факсимильная связь предназначена для передачи на расстоянии факсимильных изображений. По существу, факсимильный способ передачи заключается в дистанционном копировании документов. Для организации факсимильной связи используют как правило телефонные каналы, реже телеграфные и радиоканалы. Телефакс – устройство для передачи факсимильных сообщений. Факсимильные аппараты отличаются способом воспроизведения принимаемых изображений (термографического типа и электрографические/струйные/лазерные), видом развертки, разрешающей способностью.

Основные тенденции, определяющие развитие средств передачи информации:

Создание интегрированных систем, включающих различные средства связи; Использование разнообразных каналов передачи информации: проводных, оптоволоконных, радиоканалов; Переход на цифровые каналы, что упрощает обработку сигналов и позволяет обеспечить эффективную защиту информации; Автоматизация процессов связи, создающая максимальный сервис для пользователей; Освоение высокочастотных диапазонов.

Современные тенденции и перспективы развития средств организационной техники:

1. Повышения качества работы и производительности офисных аппаратов. 2. Расширение функций и сервисных возможностей технических средств. 3. Экологическая безопасность. 4. Высокие требования к технике безопасности. 5. Простота и легкость освоения, эксплуатации. 6. Оснащение технических средств процессором, памятью. 7. Возможность подключения к ПК или включения в корпоративную вычислительную сеть в качестве отдельных терминалов.