Программное сопровождение реализации проекта

 

Использование программного обеспечения в управлении проектами позволяет правильно организовать работу, сократить сроки ввода объектов в эксплуатацию, оперативно реагировать на меняющуюся ситуацию в процессе выполнения работ. Возможность просчёта большего количества вариантов организации работ позволяет оптимизировать использование ресурсов и осуществлять прогнозный анализ влияния на ход выполнения проектов факторов нестабильности (таких, например, как возможные изменения расценок).

Методология управления проектами, рассчитанная на реализацию сложных проектов, требующих участия многих людей, задействования многих ресурсов, практически целиком основана на новых информационных технологиях, телекоммуникационных средствах, развитой системе программно-компьютерных средств.

На этапе разработки проекта основным предназначением программ управления проектами является:

– структуризация входной информации по проекту;

– автоматизация ввода исходных данных, визуализация и упрощение создания системы технологических зависимостей;

– эффективное и эргономичное представление информации по проекту;

– предоставление возможности внесения любых корректировок в каждый момент времени без изменения и пересчета без необходимости остальной информации.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объёмами данных, кроме того, многие аналитические функции базируются на достаточно сложных для неавтоматизированного расчёта алгоритмах. Поэтому большинство методов планирования и управления календарными графиками работ подразумевают использование компьютера. Теоретически руководители проектов сегодня могут получать детальные отчёты по проекту и выдавать задания не покидая офиса и без единого телефонного звонка.

Эффективное программное обеспечение планирования и управления проектами доступно, однако на передний план выходят задачи выбора, эффективного внедрения и использования подобных систем.

Всё имеющееся в данный момент на рынке ПО можно условно разделить на два класса:

v по стоимости – дорогие (более 1000$) и недорогие (менее 1000$);

v по количеству поддерживаемых функций: профессиональное и настольное (непрофессиональное).

В настоящее время наиболее распространённой на российском рынке ПО является MS Project 2007. Данная программа относится к классу недорогих профессиональных программ. Она предназначена для управления проектами. Имеет огромное количество инструментов для планирования, анализа, контроля выполнения работ по проекту. Отличается простотой и лёгкостью.

Spider Project Pro: Составление расписания исполнения работ проектов (программ и мультипроектов), бюджетирование, анализ, планирование с учетом ресурсных, финансовых и временных ограничений, управление рисками проектов, анализ отклонений хода работ и т. д.

Time Line, TurboProject Professional, Primavera Enterprise и многие другие.

Использование программного обеспечения позволяет:

1. Планировать сроки работ, исходя из их объемов и производительностей назначенных ресурсов

2. Вычислять ресурсный критический путь и ресурсные резервы

3. Оптимизировать расписания с учетом графика финансирования и поставок материалов

4. Назначать ресурсы и моделировать сменную работу (команды)

5. Назначать ресурсы в составе бригад (мультиресурсы)

6. Автоматизировать оптимизацию загрузки и количества назначенных ресурсов

7. Производить стоимостной анализ (Earned Value)

8. Моделировать доходы и производство материалов

9. Рассчитывать сверхурочную стоимость работы ресурсов

10. Анализировать риски и управление резервами

11. Подсчитывать текущую вероятность успешного исполнения директивных параметров проекта

12. Рассчитывать тренды вероятностей успеха

13. Моделировать производство ресурсов

14. Сравнивать любые две версии проекта

15. Создавать и работать с неограниченным числом версий проекта

16. Создавать отчеты с помощью заложенных в программах шаблонов

17. Рассчитывать значения колонок таблиц при помощи формул

18. Привязывать к объектам программы документы других приложений

19. Создавать сетевые диаграммы, диаграммы Гантта работ и ресурсов, гистограммы загрузки ресурсов, гистограммы затрат и потребности в материалах, линейную диаграмму с анимацией исполнения, отчеты по плану и исполнению проекта

20. Создавать и использовать в проектах нормативные базы данных (справочников)

21. Использовать возможности мультипроектного управления и управления портфелями проектов

22. Работать с проектом через локальную сеть или Интернет

23. Уведомлять исполнителей и ответственных о начале и окончании работ

24. Экспортировать и импортировать проекты в другие форматы

25. Экспортировать и импортировать проекты целиком, а также отдельные документы и отчеты из/в базы данных

 

Прикладные программы позволяют руководителю проекта после составления плана проекта отслеживать выполнение запланированных работ. Руководитель проекта имеет возможность внимательно следить за ходом работ, чтобы вовремя заметить несоответствия между планом и фактическим выполнением работ. Отклонения от плана опасны тем, что они могут привести к задержке сроков окончания проекта, превышению бюджета или неполной реализации запланированных задач.

Главная цель отслеживания проекта — вовремя обнаружить отклонения фактических работ от запланированных. В программах предусмотрена возможность собирать данные о ходе выполнения работ и сравнивать их с базовым планом проекта.

Для анализа хода выполнения работ в прикладных программах предусмотрен метод освоенного объема. При анализе освоенного объема используются производные от основных параметров индикаторы, позволяющие легко определить, как ход работ соотносится с планом.

Индикаторов методики освоенного объема довольно много:

- индикатор отклонения от календарного плана;

- индикатор отклонения по стоимости;

- индикатор относительного отклонения по стоимости;

- индекс отклонения стоимости.

Во всех прикладных программах предусмотрен набор отчетов о ходе выполнения проекта: - статистика проекта; - обзорные отчеты; - сводка по проекту; - отчеты о рабочих днях; - отчеты о текущей деятельности; - отчеты о затратах; - отчеты о назначениях; - отчеты о ресурсах; - перекрестные отчеты.

Использование прикладных программ помогает принимать обоснованные и проверенные решения, исполнять проекты быстрее, качественнее и с меньшими затратами, а также всегда иметь самую полную и разнообразную информацию о реализуемых проектах.