Табличные редакторы

Документы табличного вида составляют большую часть документооборота предприятия любого типа. Поэтому табличные ИТ представляют особую важность при создании и эксплуатации ЭИС.

Комплекс программных средств, реализующих создание, регистрацию, хранение, редактирование, обработку электронных таблиц и выдачу их на печать, принято называть табличными процессорами.

Электронная таблица представляет собой двухмерный массив строк и столбцов, размещённый в памяти компьютера.

Широкое распространение получили такие табличные процессоры, как Supercalc, VisiCalc, Lotus-1-2-3, Quattro Pro. Для Windows был создан процессор Excel, технология работы, с которым аналогична работе с любым приложением Windows интерфейса WIMP.

Табличный процессор позволяет решать большинство финансовых и административных задач, например таких, как расчёт заработной платы и другие учётные задачи; прогнозирование продаж, роста рынка, доходов; анализа процентных ставок и налогов; подготовки финансовых деклараций и балансовых таблиц; ведение бухгалтерских книг для учёта платежей сменные калькуляции; учёт денежных чеков; бюджетные и статистические отчёты.

Основной единицей электронной таблицы является рабочий лист, имеющий имя, где она располагается. Место пересечения строки и столбца называется ячейкой, или полем. Существует два варианта адресации ячеек: абсолютная и относительная. Абсолютная адресация наиболее употребительна. Адресом ячейки (идентификатором) служат буква, указывающая столбец, и цифра, указывающая номер строки. И то, и другое видно на рабочем листе. При относительной адресации в верхней строке состояния указывается приращение со знаком от начала искомой клетки. В нижней строке рабочего листе даётся расшифровка выбранного действия меню. В верхней части располагаются меню действий, панель инструментов и строка сумматора, где отражаются все воспроизводимые действия.

Ширина столбца и высота строки даются по умолчанию. Однако имеется возможность форматирования ячейки, столбца, строки, листа. При этом можно изменить стиль текста, что позволяет улучшить внешний вид документа без применения текстового редактора.

Данные в виде чисел, текста или формул вводятся в ячейку, которая отмечена текстовым курсором. Для указания блока ячеек достаточно указать адрес левой верхней ячейки диагонали блока, поставить точку или двоеточие, адрес нижней правой ячейки диагонали или наоборот. Можно указать блок выделение.

Редактирование таблиц позволяет копировать, удалять, очищать ячейку, блок, лист и выполнять многие другие функции, перечисленные в меню действий «правка» и «вставка». Можно вставить в таблицу посредством OLE -технологии рисунок, график, диаграмму, любой объект, подготовленный другой программой.

Большинство электр. таблиц имеют средства создания графиков и диаграмм, средства их редактирования и включения в нужное место листа. Кроме того, в них имеется большое число встроенных функций – математических, статистических и других. Это существенно облегчает процесс вычислений и расширяет диапазон применений. Пользователю предоставляется возможность переопределить панель инструментов, вид рабочего листа, изменить масштабирование, включить полосы прокрутки, переключатели, меню. Сервисные функции табличн.процессора Excel позволяют проверить орфографию текста, защитить данные от чтения или записи. Возможно создание диалоговых окон или обращение к динамическим библиотекам Windows. В табличном процессоре Excel есть средство создания макросов – Visual Basic. Он является объектно-ориентрованным языком программирования.

Все табличные процессоры позволяют создавать базы данных и предоставляют удобные средства работы с ними.

В Microsoft Excel имеется тип файла – рабочая книга, состоящая из рабочих листов, диаграмм и макросов, но при этом все листы подшиты в рабочую книгу. Такой подход упрощает работу с несколькими документами за счёт быстрого доступа к каждому листу через ярлычки в нижней части листа, позволяет работать с листами, объединёнными в группу. При этом если действие производится группа действий на одном листе, то эти действия автоматически повторяются на всех листах группы, что упрощает оформление нескольких однотипных по структуре листов.

Объёмные ссылки позволяют создать сводный документ на основе данных из нескольких листов без ввода громоздких формул с внешними ссылками. Микро технология «мастер сводных таблиц» позволяет выбрать нужные сведения из документа, представить их сводной таблицей, изменяя структуру, внешний вид, добавляя итоговые строки, а также сгруппировать и отсортировать эти данные. В рабочую книгу можно включать информацию о теме, авторе, ключевых словах. Её можно использовать при поиске файла на диске или при выяснении его назначения.

При выполнении всех функций в процессоре Excel можно использовать многооконную систему, позволяющую выполнять параллельные действия. Все объекты, созданные пользователем (сформированные таблицы, сводные таблицы, макросы, выборки из базы, диаграммы и графики) можно сохранить на диске, в виде файла или распечатать.