Документация в БУ

Факт хозяйственной жизни не может быть воспринят учетной системой без формальных оснований.

Все хозяйственные операции оформляют на предприятии первичнымидокументами.

Первичный документ – это бланк установленной формы, отражающий информацию о хозяйственной операции в момент ее совершения.

Формы и реквизиты документов. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по типовому образцу, содержащемуся в альбоме унифицированных форм. Такие формы утверждает Госкомстат России.

Но в необходимых случаях организация может использовать формы документов, не предусмотренные альбомом – если это обусловлено спецификой ее деятельности. Нетиповые формы, разработанные и утвержденные руководством организации, должны быть закреплены в учетной политике организации.

К обязательным реквизитам документа относятся:

· наименование;

· дата составления;

· содержание хозяйственной операции;

· подписи ответственных должностных лиц и их расшифровки.

Проверка и исправления в документах. Принятые бухгалтерией документы подлежат обязательной проверке:

· формальной – контроль полноты и правильности заполнения реквизитов;

· арифметической – контроль рассчитанных в документе сумм;

· содержательной – контроль законности и целесообразности операции, отраженной в документе.

В кассовых и банковских документах исправления недопустимы. В остальных документах текст или сумму бухгалтер зачеркивает одной чертой - чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Исправление заверяет подписью «Исправленному верить». Подпись. Дата.

Обработка документов. Принятые бухгалтерией документы подвергают обработке. Она может включать в себя операции:

· таксировка – умножение цены на количество

· группировка – подбор однородных документов в пачки

· контировка (разметка)

· разметка - определение корреспондирующих счетов

После разметки данные документов записывают в синтетические и аналитические счета, а сами документы сдают в архив.

Документооборот – это путь движения документа от выписки до сдачи в архив.

Правила документооборота устанавливают сами учетные работники фирмы в соответствии с выбранной ими формой счетоводства. При хорошо организованном учетном менеджменте бухгалтерия разрабатывает график документооборота, закрепляя его в учетной политике организации. Тогда информация о движении документов передается сотрудникам не устным распоряжением, а посредством утвержденного регламента.

График документооборота может быть различным по форме, но в нем должны найти отражение, как минимум, следующие элементы:

· наименование документа;

· этапы его обработки;

· сроки обработки;

· перечень должностных лиц, ответственных за оформление.

Например, он может иметь следующий вид:

Хранение. После обработки данные документов записывают в синтетические и аналитические счета, а сами документы сдают в архив.

Папки с документами переплетаются. На титульном листе указывают наименование организации, год, общее количество листов, сроки хранения.

Где хранить обработанные документы, фирма решает самостоятельно:

в собственном архиве;

в государственном архиве;

в частном архиве.

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены в «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», утвержденным Главным архивным управлением, 1988г. Сроки хранения документов в акционерных обществах установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.

Если бухгалтерский учет автоматизирован, необходимо делать бумажные копии всех первичных документов.

Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости:

75 лет – лицевые счета работников;

10 лет – годовые балансы и отчеты с объяснительными записками;

5 лет – квартальные балансы и отчеты;

1 год – текущая переписка.

Изъятие первичных документов разрешено только органам дознания.