Требования к личностным качествам секретаря

Существует много различных мнений о том, какими личностными качествами должен обладать секретарь, поскольку немаловажным фактором является совместимость, т. е. возможность успешной совме­стной работы двух человек — секретаря и руководителя, а так же взаимодействия с сотрудниками и посетителями организации секретарь должен:

- быть доброжелательным - вежливость и приветливость требуется как при ведении телефонных перегово­ров, так и при общении с посетителями и сотрудниками, уметь создавать психологический комфорт в офисе;

- быть отзывчивым, быть готовым помочь другим в любое время, особенно в непростых ситуациях;

- уметь адаптироваться, т. е.уме­ть быстро переключаться с одного вида работы на другой, рационально планировать свое время, необходимое для рабо­ты в период больших нагрузок;

- быть коммуникабельным, т. е. - уметь легко устанавливать контакты с самыми раз­ными по характеру людьми;

- быть опрятным и уметь одеваться в соответствии с требовани­ями делового этикета;

- стремиться к повышению общеобразовательного уровня, проявлять инте­рес к периодике, иметь стремление быть в курсе достижений в обла­сти деятельности своего предприятия;

- стремиться к постоянному совершенствованию, т.е стремиться постоянно пополнять профессиональные знания.

Вывод

Таким образом, чтобы соответствовать современным требованиям, секретарю необхо­димо:

иметь профессиональный имидж; хорошо владеть речью и письмом; обладать хорошей памятью (в том числе зрительной памятью на лица); уметь правильно оформлять документы, вести деловую переписку ру­ководителя; содержать в порядке документацию; осваивать новые компьютерные программы; быть энергичным, проявлять инициативу; уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами; поддерживать эффективную работу офиса в отсутствие шефа; проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных во­просах.

Секретарь должен обладать высокими интеллекту­альными способностями, иметь динамичную, устойчивую психи­ку, волевой, целеустремленный характер, быть нравственно раз­витой личностью.

Требования, предъявляемые к секретарю многообразны. Стать идеальным секретарем возможно при условии постоянного самовоспитания и самосовершенствования личностных качеств, самообразования, саморазвития профессиональных умений и навыков.

 

Должностная инструкция секретаря, ее структура и содержание