Прием сотрудников организации

Как правило, секретарь при приеме сотрудника по текущим производственным вопросам:

- выясняет причину обращения;

- возможность решения этого вопроса другими должностными лицами;

- определяет в плане работы руководителя относительно свободный интервал времени, достаточный для обсуждения вопроса;

- вносит по согласованию с сотрудником в план работы запись о вре­мени приема;

- согласовывает с руководителем время приема;

- сообщает сотруднику о согласованном времени приема.

В организации может применяться иная система, когда сотрудники, желающие обсудить производственные вопросы, вносятся секретарем в список, который вконце рабочего дня представляется руководителю. Руководитель сам назначает дату и время приема, а секретарь только из­вещает сотрудников о решении шефа.

Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников часы приема по текущим вопросам. Он должен хорошо знать тех сотрудников, кото­рые имеют доступ к руководителю в любое время.

При организации приема сотрудников своего предприятия по личным вопросам необходимо проявлять больше внимания и тактичности. По личным вопросам к руководителю имеют право обращаться все работни­ки предприятия, вне зависимости от должностного статуса. Поводом для обращения может быть и весьма щепетильная причина, поэтому секретарь должен обеспечить конфиденциальность приема. Не следует во время беседы пропускать в кабинет руководителя других сотрудников. В таких ситуациях их следует направлять к заместителям руководителя или называть время, когда ру­ководитель освободится и сможет их принять.

Телефон руководителя во время приема может быть подключен толь­ко в чрезвычайных обстоятельствах. В противном случае беседа может затянуться, так как изложение посетителем вопроса будет неоднократно прерываться телефонным разговором руководителя. Секретарь сам прини­мает все телефонные звонки и переадресует их заместителям руководителя.

Обычно приемы по личным вопросам проводят в конце недели. В этот день руководители отделов, которые могут понадобиться шефу во время приема, должны быть на рабочих местах, чтобы в случае необхо­димости оперативно дать какую-либо информацию.

Если руководитель отменяет прием по каким-либо причинам или пе­реносит его на другое время, секретарь извещает об этом сотрудника. В экс­тренном случае можно попросить сотрудника изложить свою просьбу в письменном виде и представить ее на рассмотрение шефу.