Деловые письма
Существующие в наши дни формы переписки, принятые в международном сообществе, сложились примерно полтора века назад в Англии. Для большинства государств мира основные правила составления корреспонденции одинаковы. Иногда отступление от этих правил может привести к непредсказуемым последствиям. Если человек, отправивший деловое письмо, забыл написать общепринятую формулировку вежливости, тональность письма меняется. Адресат, получивший такое послание, может подумать, что тот, кто отправил письмо, чем-либо недоволен или вовсе собирается прервать переписку.
Отправляя деловое письмо за границу, помните, что там формальностям при составлении корреспонденции уделяется гораздо большее внимание, чем в России. И если у вас сложились прекрасные отношения с зарубежными коллегами, постарайтесь не испортить их. Тщательно соблюдайте этикет ведения переписки, даже если вы собираетесь отправить личное письменное обращение.
Если с ответом на личные письма еще можно немного повременить, то деловая корреспонденция требует немедленного ответа.
Для делового письма лучше использовать бланк с эмблемой фирмы и ее названием, а также фирменные конверты, на которых повторяются те же, что и на бланке, реквизиты.
Адрес того, кому отправляется письмо, указывается на конверте, адрес отправителя должен быть указан два раза: на конверте и в тексте письма (в конце, ниже подписи, или в правом верхнем углу первой страницы). Лучше, когда адреса на конверте, отправляемом за рубеж, отпечатаны, а не написаны от руки.
Под адресом в тексте должна быть указана дата написания. Если письмо не отпечатано, а написано от руки, оно должно быть аккуратным, без исправлений. Для удобства следует сначала сделать черновик, а уж потом переписать письмо набело.
Во многих странах принято указывать все титулы адресата, однако если вы пишете письмо за границу, то можете не придерживаться этого правила. Так, в письме к американскому сенатору текст обращения в письме его соотечественника будет выглядеть так: «Достопочтенный Роберт Уильяме, сенатор Соединенных Штатов». Вы можете обойтись без этих длиннот, обратившись просто «господин».
Обращения «господин», «госпожа» подходят для всех случаев, тогда как иные обращения могут оказаться неприемлемыми. Например, невозможно написать просто «Уважаемая мисс!», так как подобное обращение может употребляться только в сочетании с фамилией.
В Англии и США к фамилии замужней дамы принято прибавлять имя ее супруга: «Госпожа Роберт Уильяме». Если дама в разводе, к фамилии бывшего мужа она может присоединить девичью фамилию.
Обращаясь в письме к незамужней женщине, нужно обязательно указать ее имя.
В большинстве стран приняты рекомендательные письма. У нас понятие о рекомендательном письме связано с приемом на работу, однако на Западе к таким письмам прибегают очень часто, особенно при поездках. Смысл рекомендательного письма в том, что предъявитель его может требовать внимания и помощи того, к кому письмо направлено. Отправляясь за границу, вы можете вооружиться таким письмом, однако просить, чтобы его написали, не следует. Не стоит и раздавать рекомендательные письма всем своим многочисленным знакомым. Рекомендательное письмо налагает ответственность на того, кто его пишет, поэтому давать подобное письмо можно лишь тому, кого хорошо знаешь. В рекомендательном письме можно сообщить о квалификации и способностях рекомендуемого, в некоторых случаях — о его личных качествах.
Особенности деловой переписки. Не принято писать длинных деловых писем. Составляя письмо зарубежному партнеру, старайтесь сообщать только главное, не касаясь второстепенных аспектов вашего делового предложения. Экономьте не только свое время, но и время вашего адресата.
Служебная корреспонденция составляется по установленной форме. Текст следует печатать на компьютере или пишущей машинке. Ширина левого поля должна быть не менее 2 см, строки разделены 1,5—2 интервалами. Каждый абзац должен начинаться с красной строки.
Все страницы, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами. Обращение начинается с абзаца, " Деловое письмо не должно содержать не имеющих отношения к делу пометок, помарок и исправлений. Следует избегать переносов слов.
Письмо состоит из нескольких частей. Это заголовок, дата, наименование и адрес получателя, вступительное обращение, основной текст, завершающая формулировка вежливости, указания на приложения.
Если вам нужно получить ответ на свое письмо или запрос как можно быстрее, напишите: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».
Если с адресатом вас связывают личные отношения, письмо можно закончить пожеланием здоровья и успехов.
После подписи и фамилии обязательно укажите свою должность и название вашей фирмы.
Дата в письме должна стоять в правом углу под заголовком. В заграничной корреспонденции дату принято указывать так: 3 июня 2003 года. Название месяца должно обозначаться буквами. В некоторых странах (в США, например) существует иной порядок написания даты. Сначала указывается месяц, а затем число и год. Поэтому если вы напишите 3. 06. 2003, американский корреспондент прочитает дату как 6 марта, а не 3 июня.
Фамилия, а также адрес лица (наименование организации), которому предназначено письмо, принято проставлять в тексте слева, чуть ниже даты.
Лист с текстом письма должен помещаться в конверте свободно.
Ниже фамилии адресата или названия организации пишется название улицы и номер дома, еще ниже, на отдельной строке, название города и страны. Например, заголовок может выглядеть так:
«Центрамор
Центральное морское экспортно-импортное объединение
ул. Вышеградского, 147
Гданьск, Польша»
В ряде европейских государств, а также в США номер дома предшествует названию улицы: «Господину (г-ну) Джонатану Риду университет Рузвельта, 430 Южно-Мичиганская авеню, Чикаго, Иллинойс 60605, США».
Слева, под адресом, на отдельной строке помещается вступительное обращение, являющееся непременной формулой вежливости, своеобразным приветствием.
Обязательна и заключительная формула вежливости, сочетание «Искренне ваш», как бы заменяющее выражение «до свидания».
В начале текста делового письма не принято задавать вопросы о здоровье, погоде, рассказывать о своем самочувствии. Все это характерно для личной корреспонденции, в деловом письме важно указать на главную цель письменного обращения, которая могла обсуждаться, к примеру, во время недавней встречи.
«Уважаемый господин Ричард,
Имея в виду ваш недавний запрос, связанный с технологическим вариантом совместного проекта «Экспресс-Олимп»...».
Заметьте, что после вступительного обращения «Уважаемый господин Ричард» стоит запятая, а не восклицательный знак.
Под заключительной формулой вежливости, на правой части листа, ставится рукописная подпись. Ниже, прямо под ней, должна быть напечатана фамилия подписавшегося. Если вы отправляете письмо незнакомому человеку, укажите свое имя полностью, чтобы получатель мог легко определить ваш пол и не имел затруднений с ответом.
Если к письму прилагаются какие-то материалы и документы, в тексте обязательно должен быть их перечень. Указание на приложения проставляется в левом нижнем углу: «Приложения: вышеупомянутая резолюция» (или иное).
В нижней части лицевой стороны письма должен указываться обратный адрес. Не следует надеяться, что ваши зарубежные партнеры помнят ваш адрес. Даже если вы прекрасно знакомы с получателем вашей корреспонденции, обязательно проставьте свой адрес. Деловые письма не принято отправлять на половинках листа. Не экономьте бумагу и используйте целый лист, даже если ваше сообщение состоит из единственной фразы.
Отвечая на полученную корреспонденцию, старайтесь, чтобы под рукой были копии писем ваших деловых партнеров, а также копии ваших собственных писем к ним.
Как уже говорилось выше, к припискам лучше не прибегать, однако, если без PS не обойтись, он должен находиться после подписи. Ниже еще раз подпишитесь или проставьте свои инициалы.
Складывать письма принято текстом внутрь. Корреспонденцию значимую и очень важную лучше отправлять в больших конвертах из плотной, бумаги.
Официальная деловая переписка не предполагает всякого рода открытых писем - почтовых открыток. Вся корреспонденция должна отправляться только в конверте, в том числе приглашения и соболезнования.
Согласно сложившимся правилам, срок ответа.на деловые письма не должен быть более 10 дней. На телеграмму нужно отвечать быстрее.
Ответ на поздравление предполагается кратким.
Письма с извинениями должны быть рукописными.
