Студопедия — Организация обследования состояния ДОУ организации
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Организация обследования состояния ДОУ организации






Анализ системы ДОУ организации перед внедрением автоматизированных технологий Автор: Л.Р. Фионова Обоснование необходимости обследования Цель анализа состояния системы ДОУ в организации Анкета для получения количественных характеристик Графическое представление результатов анкетирования Описание этапов анализа Обработка результатов анализа и предложения по улучшению работы В современных условиях важным фактором конкурентоспособности организации является повышение качества управленческих решений, которое, в свою очередь, во многом определяется уровнем организации документационного обеспечения управления (ДОУ). В этой связи актуализируется проблема разработки и внедрения проектов автоматизации документооборота и системы ДОУ в целом. Чтобы не перенести в автоматизированную систему ДОУ (АСДОУ) все ошибки, допущенные в «ручной» системе ДОУ, необходимо привести её в состояние, соответствующее современным нормативным требованиям. Это может стать итогом соответствующего обследования организации. Целью анализа состояния системы ДОУ в организации является [1]: классификация и оптимизация состава применяемых в деятельности организации форм документов, упорядочение в целом ДОУ организацией, оптимизация документооборота, повышение эффективности использования информационных технологий (ИТ). Анализ позволит выявить специалистов, наиболее «загруженных» документами; исключить лишнее согласование или визирование документов; сократить количество возвратных движений документов к одному и тому же сотруднику, но в разное время; исключить хранение лишних копий документов. До начала внедрения ИТ в сферу ДОУ анализ и предпринятые корректирующие действия по итогам анализа состояния ДОУ позволят «навести порядок» в «ручном» делопроизводстве. Для получения количественных характеристик состояния ДОУ предлагается разработанная анкета [1]. Её заполнение можно осуществить методом опроса и интервьюирования специалистов организации, занятых решением вопросов ДОУ. Анализ состояния ДОУ в организациях № п/п Вопрос Ответ 1 Название организации (предприятия) 2 Где (кем) осуществляется документационное обеспечение управления (ДОУ)? (отметьте) а) структурное подразделение б) секретарь-помощник руководителя в) специально назначенное «лицо» г) другой вариант 3 Состав службы ДОУ (или людей, непосредственно работающих с документами): 1) структура службы ДОУ: а) количество человек всего, б) названия должностей, в) распределение обязанностей, г) наличие положения о службе ДОУ д) наличие должностных инструкций, 2) уровень подготовки специалистов: а) с высшим образованием (сколько человек) б) со специальным высшим образованием в) со средним образованием г) владеющих компьютером 4 Какая нормативно-методическая база используется в работе? (есть, нет, название) а) стандарты, б) инструкция по делопроизводству (указать дату утверждения), в) альбом унифицированных форм документов, г) табель форм документов, д) номенклатура дел, е) положение об архиве, ж) положение об экспертной комиссии 5 Как изготавливаются бланки организации? а) типографским способом б) на компьютере в) с помощью резинового штемпеля 6 Как организована регистрация документов? а) централизованно б) децентрализованно в) по смешанному типу г) в журналах д) на карточках е) с помощью автоматизированной системы 7 Есть ли утверждённый перечень нерегистрируемых документов? Да / Нет 8 Число документов, обрабатываемых службой ДОУ в год 9 Число документов, создаваемых непосредственно службой ДОУ 10 Как организован сроковый контроль? а) вручную, б) автоматизированным способом в) никак 11 Какие применяются сроки контроля? а) индивидуальные, б) типовые (какие и для каких документов), в) есть утверждённый перечень сроков исполнения документов 12 Какие системы документации обеспечивают деятельность организации? а) плановая б) финансовая в) организационно-распорядительная г) прочие (какие именно) 13 Оснащение службы ДОУ или людей, работающих с документами (указать количество, если есть): а) компьютеры б) принтеры в) сканеры г) факсы д) копировальные аппараты е) телефоны ж) локальная сеть з) электронная почта и) выход в сеть INTERNET к) прочее 14 Какие программные средства используются в работе службы ДОУ? 15 Есть ли элементы электронного документооборота? Какие? Результаты обработки данных обследования организации по этой анкете необходимо представить графически, например, как на рисунках 1-3. Анализ состояния ДОУ должен проводиться в несколько этапов. Построение структурной схемы предприятия. Цель: определить место службы ДОУ, ее подчинённость, состав должностных лиц в службе ДОУ; Рисунок 1. - Диаграмма соотношения способов доставки документов Рисунок 2 - Диаграмма состава авторов поступающей корреспонденции Рисунок 3 - Диаграмма видов поступающих документов прописать индексы структурных подразделений; выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления организацией. Построение схемы информационных потоков в организации (в привязке к организационной структуре). Цель: определить состав исходной и выходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления. При этом всю информацию желательно представить в виде схемы, с использованием современных инструментальных средств, как, например, BPWin (рисунок 4); Рисунок 4 – Схема, отражающая порядок оформления документов отдела продаж при работе с поставщиками получить данные о важности обрабатываемой и циркулирующей документированной информации, используемой в управлении; приблизительно оценить объём документооборота (проверить, проводится ли в организации такая оценка систематически), подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются. Описание порядка документирования управленческой деятельности в организации. Цель: определить правила классификации организационно-распорядительных документов организации; выявить, на кого возложена ответственность за подготовку, согласование, подписание и утверждение каждого документа. При этом опять же наглядно и удобно для анализа графическое представление результатов обследования (рисунок 5). Рисунок 5 – Графическое представление результатов обследования Анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям. Цель — провести документный аудит [2] и выявить степень отклонения от ГОСТа, ведомственных инструкций по делопроизводству или от Правил делопроизводства в органах власти (если обследование идёт в органе власти); определить, имеются ли как самостоятельные документы утверждённые инструкции по подготовке отдельных видов документов, показан ли в них порядок подготовки документа или изложены только требования к оформлению. Описание и анализ процедуры регистрации документов в организации. Цель: определить, какая система регистрации используется в организации, какие приняты регистрационные формы, как формируются регистрационные номера; если система регистрации журнальная, то выяснить: сколько существует различных журналов регистрации входящих документов; какие документы регистрируются в каждом журнале; какие графы введены в каждом журнале? если используются регистрационно-контрольные карточки, то какие поля они имеют? если существует автоматизированная система регистрации входящих документов, то какие данные заносятся в систему? существует ли как самостоятельный документ инструкция по регистрации входящих документов? имеется ли утверждённый перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов? все ли внутренние документы регистрируются? каков порядок регистрации внутренних документов? Место регистрации каждого вида и разновидности документа. Порядок присвоения регистрационного номера. Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов в организации. Цель: определить, как подходят к контролю в организации (формальная фиксация факта исполнения / срыва или выявление реальных причин); описать, как строится контрольная картотека (если она имеется); для каких входящих документов производится контроль исполнения; проставляется ли на документе «Отметка о контроле»? Как она выглядит; кто контролирует сроки исполнения документов? Каким образом? Как это отражается в регистрационной карточке или в журнале? оформляется ли по результатам контроля исполнения каждого документа какой-либо отчётный документ; проводится ли контроль исполнения внутренних документов? Для каких документов и каким образом? имеется ли Журнал контроля исполнения; выявить, для чего и как используются компьютерные технологии. 7. Анализ организации документооборота, т. е. анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации. Цель: выявить документопотоки по двум признакам: а) по направлению (горизонтальные, вертикальные, нисходящие, восходящие), б) по отношению к анализируемому объекту (входящие, исходящие, внутренние). Необходимо построить оперограммы движения входящих и исходящих документов (по видам), пример показан на рисунке 6; описать наиболее стабильные маршруты движения входящих и исходящих документов; посмотреть, есть ли графики документооборота в подразделениях и табель унифицированных форм документов. Технологическая операция Главный врач Секретарь Начальник ОДО (исполнитель) Делопроизводитель Получение документов Передача документов с пометкой «лично» Предварительное рассмотрение Передача нерегистрируемых документов Регистрация Рассмотрение документов Передача исполнителю Исполнение и контроль Подшивка в дело Рисунок 6 - Оперограмма движения входящих документов 8. Описание и анализ процедуры формирования дел в организации. Целью является проверка следующих моментов: как формулируются заголовки дел; сразу ли исполненные документы подшиваются в дела; нет ли в одном деле документов разных видов и разных сроков хранения; не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты, проекты документов; как подшиваются документы с разными сроками хранения; соблюдается ли хронологический порядок при формировании документов дел; нумеруются ли листы дела; составляются ли описи дел; проводится ли экспертиза ценности документов; как организовано уничтожение документов. 9. Анализ перечня локальных нормативных актов организации, регламентирующих порядок документирования. Цель: проверка наличия и доработка: Положения о службе ДОУ, Должностных инструкций сотрудников службы ДОУ, Инструкции по делопроизводству, Табеля и Альбома унифицированных форм документов, Номенклатуры дел, Положения об экспертной комиссии организации, Положения об архиве. При выполнении 9-го этапа необходимо занести сведения в таблицы 1 и 2. Таблица 1- Сведения о Положениях о структурных подразделениях № п/п Наименование структурного подразделения Наличие Положения о подраз-делении Дата утверж-дения Степень соответствия требованиям к содержанию Степень соответствия требованиям к оформлению На какие нормативные документы ссылается положение 1 2 3 4 5 6 7 Таблица 2- Сведения о Должностных инструкциях в подразделении № п/п Наименование должности Наличие Должностной инструкции Дата утверж-дения Степень соответствия требованиям к содержанию Степень соответствия требованиям к оформлению На какие нормативные документы ссылается Должностная инструкция 1 2 3 4 5 6 7 Примерный вопросник для анализа Инструкции по делопроизводству включает следующие вопросы: Дата утверждения Инструкции по делопроизводству; Степень соответствия требованиям к содержанию; Степень соответствия требованиям к оформлению; Соответствует ли описание правил оформления документов действующим нормативным актам; Достаточно ли подробно рассмотрен порядок регистрации документов в Инструкции по делопроизводству; Как описан порядок передачи входящего документа исполнителю; Определены ли места хранения документов по видам; Выполняются ли требования Инструкции сотрудниками организации; Каков порядок использования Инструкции по делопроизводству? Доступна ли она отдельным сотрудникам? Собирая основные сведения о документах, сопровождающих работу организации, важно не потерять ни один документ и ни одну характеристику этого документа. С этой целью разработаны таблицы [3] и рекомендации по их заполнению. Последовательное выполнение перечисленных этапов обследования и анализа ДОУ в любой организации позволит привести все процедуры работы с документами в соответствие с современной нормативной базой. Это, в свою очередь, облегчит процесс принятия решений руководителями и подготовит, как уже отмечалось, условия для внедрения компьютерных технологий в сферу ДОУ. Если в организации отсутствует Инструкция по делопроизводству, то обязательно главным итогом после завершения исследования должна быть её разработка [4]. При наличии инструкции необходимо также разработать Табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в организации. Табель «узаконит» формы документов, участвующих в процессах документирования информации на предприятии, и обязательные процедуры, связанные с согласованием, удостоверением, утверждением каждой формы. Альбом облегчит грамотное оформление документов, повысит общую культуру делопроизводства в организации. При отсутствии Номенклатуры дел её обязательно нужно разработать, а при наличии после анализа состояния ДОУ уточнить и привести в соответствие с установленным порядком документирования и хранения документов. При смещении акцента анализа на оценку документирования какой-либо деятельности важно не потерять ни один документ из логической цепочки, определяющей решение конкретной задачи. Анализ документационных процессов в специфических направлениях деятельности должен строиться на соответствующей нормативной базе. Отраслевые нормативные акты определят и порядок документирования, и правила оформления документов. Процесс создания документов, существующий в организации порядок их согласования также желательно пояснять схемой, например, как на рисунке 7 [5]. Рисунок 7 - Схема процесса создания и подписания договора поставки Если в ходе обследования предприятия требуется проанализировать порядок организации работы специалиста (когда делопроизводством занимается один человек), то можно сделать фотографию рабочего дня. Анализ фотографии рабочего дня позволит оценить оптимальность «загрузки» специалиста и организации его рабочего дня [6]. Можно чётко определить время, затраченное на документное и бездокументное обслуживание руководителя, вычислить средние нормы времени на все виды работ. Последнее можно использовать для расчёта оптимальной штатной численности делопроизводственного персонала. Для быстрой обработки результатов анализа состояния ДОУ предлагается использовать СУБД Access. Поэтому все таблицы переведены в удобные для ввода данных экранные формы. Экранные формы разработаны, как уже отмечалось, в среде СУБД Access. Этот выбор обоснован тем, что БД Access входит в состав популярного пакета Microsoft Office, она удобна и проста в работе. Работая в Access, можно открывать и редактировать файлы с помощью кнопок, команд и клавиш, а также использовать буфер обмена Office для копирования данных из таких программ, как Microsoft Word или Microsoft Excel. Это позволяет легко получить требуемые отчёты и диаграммы для анализа. БД Access поддерживает различные форматы данных. Можно связать таблицы таким образом, чтобы одновременно получать доступ к данным из различных баз, работая с формами, отчётами и страницами доступа к данным в Access. Разработанная и описанная выше анкета, таблицы и экранные формы для ввода данных о состоянии ДОУ в организации рассчитаны на неквалифицированного пользователя в области ИТ, не имеющего специальных навыков в работе с персональным компьютером. Итоги анализа и предложения в виде проектов локальных актов по ДОУ и проектов приказов об их внедрении представляются руководителю организации для принятия решений (рисунок 8) [7]. АДМИНИСТРАЦИЯ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ _________________________________________________________ П Р И К А З «__» января 2008 г. № __ О введении в действие Альбома унифицированных форм документов Для обеспечения единого порядка оформления управленческой документации в аппарате администрации ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2008. 2. Начальнику общего отдела В.А.Макарову размножить и раздать по подразделениям новый Альбом унифицированных форм документов до 20.01.2008. 3. Начальнику общего отдела В.А.Макарову провести обучающие семинары по внедрению Альбома со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2008. 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Главы администрации района П.В.Тактаева Глава администрации района П.К.Саяпин На оборотной стороне: Первый заместитель Начальник общего отдела Главы администрации Железнодорожного района __________ П.В Тактаев __________ В.А.Макаров «__»____ 2008 «__»____ 2008


Источник: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?332







Дата добавления: 2015-06-15; просмотров: 872. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Вычисление основной дактилоскопической формулы Вычислением основной дактоформулы обычно занимается следователь. Для этого все десять пальцев разбиваются на пять пар...

Расчетные и графические задания Равновесный объем - это объем, определяемый равенством спроса и предложения...

Кардиналистский и ординалистский подходы Кардиналистский (количественный подход) к анализу полезности основан на представлении о возможности измерения различных благ в условных единицах полезности...

Обзор компонентов Multisim Компоненты – это основа любой схемы, это все элементы, из которых она состоит. Multisim оперирует с двумя категориями...

Броматометрия и бромометрия Броматометрический метод основан на окислении вос­становителей броматом калия в кислой среде...

Метод Фольгарда (роданометрия или тиоцианатометрия) Метод Фольгарда основан на применении в качестве осадителя титрованного раствора, содержащего роданид-ионы SCN...

Потенциометрия. Потенциометрическое определение рН растворов Потенциометрия - это электрохимический метод иссле­дования и анализа веществ, основанный на зависимости равновесного электродного потенциала Е от активности (концентрации) определяемого вещества в исследуемом рас­творе...

Словарная работа в детском саду Словарная работа в детском саду — это планомерное расширение активного словаря детей за счет незнакомых или трудных слов, которое идет одновременно с ознакомлением с окружающей действительностью, воспитанием правильного отношения к окружающему...

Правила наложения мягкой бинтовой повязки 1. Во время наложения повязки больному (раненому) следует придать удобное положение: он должен удобно сидеть или лежать...

ТЕХНИКА ПОСЕВА, МЕТОДЫ ВЫДЕЛЕНИЯ ЧИСТЫХ КУЛЬТУР И КУЛЬТУРАЛЬНЫЕ СВОЙСТВА МИКРООРГАНИЗМОВ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА БАКТЕРИЙ Цель занятия. Освоить технику посева микроорганизмов на плотные и жидкие питательные среды и методы выделения чис­тых бактериальных культур. Ознакомить студентов с основными культуральными характеристиками микроорганизмов и методами определения...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.008 сек.) русская версия | украинская версия