Правила пользования электронной почтой

Пользователь электронной почты своим поведением сам во многом определяет конфиденциальность переписки. "Энциклопедия этикета" отмечает ряд основных правил, которые следует соблюдать, работая с электронной почтой:

— если к вашему компьютеру (или к вашему электронному почтовому ящику) имеют доступ несколько людей, то необходимо установить систему паролей и идентификации пользователей, при этом никогда сами не передавайте другим свой пароль или идентификатор и не пытайтесь узнать пароли других пользователей. Обычно распределением паролей для почтовых ящиков занимается администратор сети предприятия или учреждения, осуществить идентификацию пользователей одного почтового ящика может кто-либо из числа его пользователей;

— почтовый (системный) администратор имеет, как правило, полный доступ к вашей почте. Учитывайте этот факт при переписке. Администратор же не должен использовать свою привилегию в личных целях. Системный администратор имеет право посылать экстренные сообщения всем пользователям электронной почты данного сервера (рассылка по всем почтовым ящикам), рядовой пользователь может это сделать только с разрешения администратора. Если общая рассылка была осуществлена без разрешения администратора, последний может наказать пользователя, отключив его электронный почтовый ящик;

— если вы осуществили подписку на получение той или иной информации с автоматического почтового сервера и не сможете в течение длительного времени «забирать» письма из своего почтового ящика (например, вы планируете уехать в командировку), то откажитесь от подписки, так как автоматически приходящие к вам информационные письма очень скоро заполнят почтовый ящик, а это может нарушить нормальную работу других пользователей электронной почты;

—никогда не помещайте в сообщение информацию о чем-либо таком, что, по вашему мнению, должны знать только участники вашей конфиденциальной переписки. Если все же необходимость пересылки конфиденциальной информации возникла, воспользуйтесь шифром. Нарушив это правило, вы можете оказать плохую услугу и себе, и своим коллегам по переписке;

—не используйте электронную почту для рассылки по случайно попавшим к вам адресам рекламных сообщений (в некоторых странах такое применение почты уголовно наказуемо);

—не используйте какие-либо бесплатные сети (чаще всего локальные сети в научных учреждениях и т. п.) для своей частной переписки;

—настройте вашу почтовую программу так, чтобы в конце сообщении она проставляла вашу электронную подпись (фамилию и имя). Ваш электронный почтовый адрес не несет такой информации. В электронную подпись можно также при желании добавить номер вашего рабочего телефона, факса, адрес вашей веб-страницы (если она у вас есть) или ваш почтовый индекс и адрес;

—несколько раз перечитайте сообщение, прежде чем его отправлять, вы уже ничего не сможете в нем исправить или изменить, когда оно буде послано (перехватить или остановить сообщение рядовому пользовате. не по силам). Это еще может сделать ваш системный администратор, поь письмо находится на вашем почтовом сервере, но «остановить» пись. когда оно будет за океаном, невозможно;

—не злоупотребляйте заглавными буквами: в переписке по электронной почте считается, что слова, написанные в верхнем регистре, соответствуют крику в повседневном общении. Если вы хотите выделить слово, лучше поставьте перед ним и сразу за ним какие-либо символы, например звездочки, или выделите слово в отдельную строку;

—следите за тем, чтобы в посылаемом тексте не было управляющих символов, а общее количество символов в каждой строке не превышало 70 (лучше всего 60—65). Такое количество символов умещается на экране стандартного монитора в текстовом режиме. Если ваше письмо будет содержать строки указанной длины, то его можно будет прочитать с помощью любого почтового программного обеспечения. Это позволит избежать некрасивого переноса слов при прочтении вашего сообщения адресатом, у которого может быть установлена отличная от вашей почтовая программа;

—старайтесь не указывать в своих сообщениях адреса электронной почты других людей — это неэтично (как и указание чужого телефонного номера) и, кроме того, помните, что указанный адрес может быть использован кем-либо в личных целях;

—при пересылке русскоязычных сообщений в текстовой форме за границу возникает проблема с прочтением русских букв. Часто такие сообщения пишут латинскими буквами, например: Zdravstvuite, Mihail Alekseevich. В этом случае следует внимательно следить за соблюдением принятой транскрипции русских слов, чтобы ваш адресат смог прочесть сообщение. Лучше всего русскоязычные документы пересылать за границу по почте как вложения;

—в случае включения в письмо цитат, правильно их оформляйте, выделяя и указывая автора;

—не создавайте больших писем: в электронной почте краткость более уместна, чем излишняя литературность и эмоциональность. Кроме того, следуя этому совету, вы увеличите скорость пересылки своего сообщения. Слишком большое письмо может переполнить электронный почтовый ящик как на вашем почтовом сервере, так и на почтовом сервере адресата. В этом случае либо вам, либо вашему адресату придется иметь дело с системным администратором, и велика вероятность того, что ваше письмо будет уничтожено;

—если адресат не получил вашего письма, следует обратиться к админиистратору для проверки того, было ли письмо отправлено с почтового сервера (иногда письма могут пропадать в результате сбоев в работе сервера). Если письмо ушло, попросите вашего адресата обратиться к своему администратору для проверки того, было ли письмо получено его почтовым сервером. Обычно электронные письма не пропадают! Но если это все же случилось, не стоит поднимать скандал, отправьте письмо заново бы это можно было сделать, не спешите уничтожать отправленные письма почтовые программы обычно сохраняют корреспонденцию на жестком диске до тех пор, пока пользователь сам ее не уничтожит);—отвечать на электронное письмо принято сразу по его прочтении, если время не позволяет, это можно сделать и позже, но обязательно в тот ж день. Старайтесь также регулярно проверять свой почтовый ящик, чтобь «забирать» оттуда адресованные вам письма. Письма в почтовом ящике занимают место на жестком диске сервера, большое их скопление может привести к переполнению почтового ящика;

— для того чтобы придать тексту большую эмоциональность, принято выбирать набор символов, пользуясь которым можно нарисовать рожицу с определенным выражением. Такая рожица называется «смайлик» (от англ. smile — улыбка). Ниже приводятся примеры некоторых смайликов.
:-) — улыбающийся смайлик (добрая улыбка);
:-(— печальный (грустный) смайлик;
:-D — хохочущий смайлик;:-0 — удивленный смайлик;

—в неофициальных письмах можно для сокращения текста использовать
общепринятые англоязычные акронимы-аббревиатуры, например:
SUL (See you later) — «До встречи!», «Увидимся позже»;
F2F (Face to face) — «Лицом к лицу»;
TNX (Thanks) — «Спасибо»;
ASAP (As soon as possible) — «Как можно быстрее»;
4U (For you) — «Для вас».

Используя данные сокращения, вы должны быть уверены, что получатель письма знаком с ними и сможет их правильно расшифровать.