Стандартизация, унификация, и трафаретизация документов
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Работа по унификации включает:
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Стандартизация, унификация и трафаретизация управленческих документов Стандартизация — это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления.Государственные стандарты установили следующие основные принципы стандартизации системы документации:• унификацию формуляров всех видов документов системы на основе единого формуляра-образца;• применение единых правил составления документов;» построение формуляра-образца (а следовательно, и всех документов системы) с учетом шага письма и межстрочных интервалов пишущих: машин;• обоснованное определение площадей для размещения реквизитов документов; • применение типовых и трафаретных текстов для много-кратно повторяющихся случаев. формуляр -образец явился моделью построения всех документов системы в двух вариантах. Применение этой модели привело к сокращению форм организационно-распорядительных документов более чем в сто раз.Предусматривается применение для всех видов документов не более двух стандартных форматов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм), постоянных размеров полей — и построение формуляров на основе конструкционной сетки. Нумерация вертикальных и горизонтальных линий позволяет определить координаты каждого реквизита документа. Стандарт установил также определенные участки конструкционной сетки для размещения наиболее распространенных документов.Единые правила составления и оформления документов содержат требования к построению текстов документов, правила написания названий учреждений, организаций, предприятий, сокращенных слов, должностей.Установлены также правила адресования корреспонденции, печатания и оформления реквизитов документов, разделения текста на составные части, согласования, подписания, утверждения и скрепления документов печатью.Многие из этих правил отражают наиболее рациональную практику работы с документами, и внедрение большинства из них дает весомый экономический эффект. Так, построение текстов документов по определенной схеме позволяет ускорить чтение документов, особенно теми работниками управления, которым необходимо лишь бегло ознакомиться с содержанием,Одним из эффективных путей улучшения качества управленческих документов является их унификация. Унификация — это единообразие, установление максимального набора реквизитов или их отдельных характеристик, формата бумаги и фиксация реквизитов на бумаге.Стандартизация, являясь итогом унификации, ее высшей формой, имеет ряд положительных характеристик. Так, стандартизация проводится при участии всех заинтересованных сторон, а унификация может проводиться в интересах лишь одной фирмы или ведомства. Требования стандарта являются обязательным для выполнения правилом, тогда как унифицированное решение может оказаться нереализованным пожеланием.Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Они также способствуют выработке прогрессивных методов работы с документами.Цель стандартизации и унификации документов добиться:S рационализации процессов подготовки, исполнения, поиска документов,^ сокращения документопотоков;^ повышения культуры управления и создания оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.Стандартизация и унификация управленческой документации должны проводиться на научной основе. Высокая степень стандартизации и унификации достигается при установлении единых правил создания документации и утверждения на нее государственных стандартов.К основным этапам унификации и стандартизации в любой организации относятся:S установление круга документов, циркулирующих в данной организации,•S стандартизация формуляров и текстов документов;"/ трафаретизация формуляров и текстов документов.С целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, устанавливающая общие требования к стандартизации документов; устанавливающая типовую структуру управленческих документов, а также ряд стандартов на часто встречающиеся виды управленческих документов, такие как по ложение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, служебное письмоЭкономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожениеЭто прямой эффект. Имеет место и косвенный.эффект за счет совершенствования системы управления организацией, отраслью, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближения принимаемых решении к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов.Высокая степень эффективности унификации и стандартизации документов убедительно доказана практикой.Так, стандарт устанавливает типы, размеры и технические требования к изготовлению конвертов с окнами. Для этих конвертов стандарт дает единый размер 162 х 229 мм, что допускает вложение одного или нескольких листов бумаги формата А5 без фальцовки или листов бумаги размером А4 (21 Ох 297 мм) с фальцовкой пополам.Применение конвертов с окнами исключает написание адреса на них, что приводит к существенной экономии труда машинисток, печатающих на иностранных языках в условиях большого объема переписки организаций. Применение конвертов с окнами резко снижает возможность ошибок в адресе (через окно просматривается адрес, включенный в состав письма и проверенный при визировании и подписании документа) и повышает оперативность подготовки писем.Примером унификации могут служить типовые формы первичной учетной документации. Госкомстат России утвердил к практическому использованию 250 унифицированных форм.Данные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организации имеют право но мере необходимости вносить дополнительные реквизиты. Типовые унифицированные первичные документы изготавливаются централизованно, большими тиражами. Это обеспечивает их единство не только по содержанию, но и по форме.Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный, диск в зависимости от тою, на бумажном или магнитном носителе зафиксирована учетная информация. Разработанная электронная версия унифицированных форм первичной учетной документации представляет собой набор носителей информации (дискет), которые содержат программное обеспечение и инструкцию пользователя, выполненную в виде брошюры.Необходимо отметить, что, приобретая электронные версии форм, вы получаете не только возможность воспроизводить все формы на экране монитора, но и выдавать необходимые вам для работы, заполнять их и передавать по каналам связи в другие подразделения. Такие первичные учетные документы удобно хранить и при необходимости работать с ними.Следует также отметить, что электронная версия унифицированных форм первичной учетной документации является одним из элементов автоматизации составления отчетности в организации.Обеспечение пользователей альбомами унифицированных форм первичной учетной документации и их электронными версиями осуществляют на договорной основе территориальные органы Госкомстата РФ.Межотраслевые унифицированные типовые формы носят межотраслевой характер и используются всеми организациями. Они утверждаются Постановлениями Госкомстата РФ согласно Постановлению Правительства РФ от 8.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах».
|
