Exercise 7. Write an application letter for the position of a sales manager.

3.2. ПРОСТЫЕ КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА

Как уже было сказано выше, деловые и коммерческие письма пишутся по установ­ленной форме, чаще на напечатанных типографским спо­собом бланках.

Для удобства изучения формы коммерческого пись­ма, написанного на английском языке, его принято де­лить на следующие части:

1) заголовок,

2) дата письма,

3) наименование и адрес получателя письма (внутрен­ний адрес),

4) вступительное обращение,

5) основной текст письма,

6) заключительная формула вежливости,

7) подпись,

8) указание на приложения.

Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см для удобства подшивки письма к соответ­ствующему делу. В деловых письмах стремятся, по воз­можности, избегать переноса слов.

Заголовок содержит наименование и адрес организа­ции или фирмы, отправляющей письмо, и ряд подробно­стей, а именно: адрес для телеграмм, номер факса, но­мера телефонов, названия коммерческих кодов (коммерческими кодами (codes) называются словари условных сокращений коммерческих терминов и фраз, ис­пользуемых при составлении телеграмм), упот­ребляемых для телеграфных сношений и т. п. Под на­званием организации часто указывается род ее деятель­ности. В заголовках писем английских акционерных компаний иногда проставляются фамилии директоров компании.

Названия российских фирм и компаний не переводятся на иностранные языки. Они пишутся латинским шрифтом в транскрипции, принятой для всех иностранных языков.

В конце названий многих английских торговых и про­мышленных предприятий, банков и т. д. стоит слово Limited (сокращенно Ltd.):

A. Smith & Сo.(Знак & — так называемый ampersand — часто употребля­ется в названиях фирм вместо and: & СО. читается and Company), Limited

The Sheffield Engineering Co., Ltd.

Слово Limited представляет собой сокращение выраже­ния limited liability company компания с ограниченной ответственностью. Это выражение означает, что ответ­ственность членов компании (акционеров) ограничивает­ся номинальной стоимостью приобретенных ими акций.

В США вместо слова Limited после названий многих торгово-промышленных предприятий стоит слово Corporation или слово Incorporated (сокращенно Inc.). Corporation означает соединение лиц, корпорация и в на­званиях американских фирм, банков и т. д. в большинстве случаев употребляется вместо stock corporation ак­ционерная корпорация. Incorporated (Inc.) означает за­регистрированный как корпорация:

The American Mining Corporation James Smith and Company, Incorporated

Отсутствие слова Limited (Ltd.) в названиях английс­ких предприятий и слов Corporation или Incorporated (Inc.) в названиях американских предприятий указыва­ет на то, что данное предприятие является товарище­ством (partnership) члены которого отвечают по обяза­тельствам предприятия всем своим имуществом.

Образцы названий товариществ:

James Brown & Co. Robinson & Sons Bennet Bros.* Mills & Green

П р и м е ч a h и е. В так называемых коммандитных товари­ществах (limited partnership) один или несколько участников мо­гут не отвечать своим имуществом по обязательствам товарище­ства.

Часто в заголовке напечатано указание на ссылку, которую отправитель письма просит адресата упомянуть в своем ответе. В ссылках обычно приводятся инициалы составителя письма, инициалы того, кто письмо печатал, сокращенное обозначение отдела, номер дела и т. п.:

ДАТА ПИСЬМА

Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. Дата обозначается одним из сле­дующих способов:

1. 12^th September, 2000 читается: the twelfth of September, two

12 September, 2000 thousand

2. September 12^th, 2000 читается: September the twelfth, two

September 12, 2000 thousand

Предлог on и артикль перед датой не ставятся.

В Англии наиболее распространен первый способ обо­значения даты — 12th September, 2000. Этот же способ обычно употребляется в письмах, исходящих от россий­ских организаций. В США чаще всего применяется чет­вертый способ —September 12, 2000.

При обозначении даты по способам 1 и 3 необходи­мо обращать внимание на правильное написание по­рядкового числительного при помощи цифр и одного из окончаний st, nd, rd и th: 1^st, 21^st, 31^st, 2^nd, 22^nd, 3^rd, 23^rd, 4^th, 5^th и т. д.

Следует также иметь в виду, что перед числительны­ми, обозначающими год, обычно ставится запятая. Точ­ка в конце обозначения даты не обязательна.

Названия месяцев, кроме March, May, June и July, часто сокращаются:

January — Jan. September — Sept.

February — Feb. October — Oct.

April — Apr. November — Nov.

August — Aug. December — Dec.

Примечание. Следует избегать употребления в датах цифр вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть понято в различных странах по-разному. Так, дата 6.2.2000 будет понята в США как 2 июня 2000 г. ввиду того, что в этой стране принято указывать в датах сначала месяц, а затем число. В Англии, как и в России, такая дата означает 6 февраля 2000 г.

НАИМЕНОВАНИЕ И АДРЕС ПОЛУЧАТЕЛЯ ПИСЬМА (ВНУТРЕННИЙ АДРЕС)

1. Наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, простав­ляются на левой стороне бланка письма у линии поля немного ниже строки с датой (В письмах, адресуемых государственным учреждениям или исходящих от таких учреждений, а также в дипломатической переписке внутренний адрес часто пишется в левом нижнем углу под подписью). Название организа­ции или фамилия лица обычно пишутся на отдельной строке.

Если письмо адресуется фирме, то перед ее названием принято ставить слово Messrs. Messrs. представляет со­бой сокращение французского слова Messieurs господа к употребляется со значением фирма обычно в том случае, когда в названии фирмы имеются фамилии каких-либо лиц. В конце слова Messrs. обычно ставится точка:

Messrs. A. Robinson and Sons Фирме А. Робинсон энд Санз Messrs. John Brown & Co., Ltd. Фирме Джон Браун энд Ко. Лимитед

Если в названии фирмы нет фамилий лиц, то слово Messrs. перед ним обычно не пишется.

The Sheffield Engineering Co., Limited Шеффильд Энджиниринг Ко.Лимитед (Названия торгово-промышленных предприятий не пере­водятся на русский язык, а транскрибируются русскими буквами)

The Modern Machine Tool Corporation Модерн Машин Тул Корпорейшн

В США слово Messrs. перед названием корпораций и акционерных обществ обычно не ставится.

Примечание. Слово Messrs. со значением фирма самостоя­тельно, т. е. без названия фирмы, не употребляется. Русскому сло­ву фирма, не сопровождаемому названием фирмы, соответству­ет в английском языке слово firm. Когда речь идет об английской акционерной компании или американской акционерной корпо­рации, то наряду со словом firm часто употребляются слова company и corporation.

При адресовании писем какой-либо фирме или дру­гой организации следует приводить название организа­ции полностью в таком же виде, в каком оно дано в за­головках писем, исходящих от этой организации, или в торговых справочниках, не допуская каких-либо сокра­щений или изменений. Так, вместо названия компании Robert Brown and Co., Ltd. не следует во внутреннем ад­ресе писать R. Brown and Co., Ltd., поскольку буква R может быть первой буквой не только слова Robert, но и слов Richard, Reginald и т. д.

2. Когда письмо адресуется отдельному лицу — муж­чине, то перед его фамилией ставится слово Mr., кото­рое представляет собой сокращение слова Mister мис­тер, господин и полностью никогда не пишется. В конце слова Mr. обычно ставится точка.

Перед фамилией лица следует указать его имя или пер­вые буквы имен*:

Mr. Harold Brown Mr. A. White Mr. M. D. Black

мистеру (или господину) Гарольду Брауну мистеру (или господину) А. Уайту мистеру (или господину) М. Д. Блэку

В Англии вместо Mr. иногда после фамилии лица пи­шется слово Esq. Слово Esq. представляет собой сокра­щение слова esquire эсквайр и полностью никогда не пи­шется. В конце слова Esq. ставится точка. Перед фами­лией лица необходимо и в этом случае указать его имя или инициалы:

Harold Brown, Esq. Гарольду Брауну, эсквайру

A. White, Esq. А. Уайту, эсквайру

B. М. D. Black, Esq.. М. Д. Блэку, эсквайру

Слово Esq. ранее употреблялось в Англии после фа­милии лиц, занимающих видное общественное положе­ние, а также лиц с университетским образованием. В на­стоящее время Esc[. имеет то же значение, что и Mr. В США слово Esq. употребляется очень редко.

Слова Mr. и Esq. самостоятельно, т. е. без фамилии лица, не употребляются.

П р и м е ч а н и е. В отличие от русского языка, в английском языке имя или первые буквы имен какого-нибудь лица (включая име­на или инициалы российских граждан) никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней. Прописные буквы, встречаю­щиеся после фамилий каких-либо лиц, являются сокращениями, указывающими на принадлежность к определенной организа­ции, на звание или на орден, которым награждено это лицо: А. В. Smith, М. Р. (М. Р. = Member of Parliament член парламен­та); С. D. Brown, М. I. С. Е. (М. I. С. Е. = Member of the Institution of Civil Engineers член Института гражданских инженеров); Е. F. White, LL. D. (LL. D. = Doctor of Laws доктор юридических наук); Q. H. Black, К. С, V. О. (К. С. V. О. = Knight Commander of the Victorian Order кавалер ордена королевы Виктории).

Письма, посылаемые лицам, после фамилии которых име­ются подобные сокращения, адресуются следующим образом: А. В. Smith, Esq., M. Р.; С. D. Brown, Esq., M. I. С. Е. и т. д.

3. Иногда письмо адресуется должностному лицу в какой-нибудь организации. Когда фамилия лица, занима­ющего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом:

The Chairman, председателю компании

A. Smith & Co., Ltd. А. Смит энд Ко. Лимитед

Указание должности без фамилии лица, ее занимаю­щего, возможно, однако, лишь тогда, когда эта долж­ность является единственной в организации, указанной в адресе (Chairman председатель, President президент, председатель, Managing Director директор-распоряди­тель, Secretary секретарь. Chief Accountant главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ста­вится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.). Если же известны как фамилия, так и должность адре­сата, то они пишутся следующим образом:

R. S. Jones, Esq., Chairman, A. Smith & Co. Ltd. - P. С. Джоунзу, эсквайру, председателю компании А. Смит энд Ко. Лимитед

Harold Brown, Esq., Director,The Sheffield Engineering Company, Ltd. Гарольду Брауну, эсквайру — директору компании Шеффильд Энджиниринг Компани Лимитед

Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется.

4. При адресовании писем замужним женщинам в Ан­глии и США употребляется слово Mrs. миссис, госпо­жа- За словом Mrs. следует обычно имя (или первая буква имени) и фамилия адресата:

Mrs. Mary Jones миссис (или госпоже) Мэри Джоунз

Mrs. D. Brown миссис (или госпоже) Д. Браун

В Англии и США после слова Mrs. часто пишут имя и фамилию мужа адресата:

Mrs. Harold Green миссис (или госпоже) Гарольд Грин

Mrs. R. Palmer миссис (или госпоже) Р. Палмер (Р является первой буквой имени мужа адресата)

Слово Mrs. полностью никогда не пишется и само­стоятельно, т. е. без фамилии лица, не употребляется. В конце слова Mrs. обычно ставится точка — так же, как после всех сокращенных слов.

При адресовании писем незамужним женщинам упот­ребляется слово Miss мисс, госпожа, за которым следу­ет имя адресата (или первая буква имени) и фамилия:

Miss Mary White мисс (или госпоже) Мэри Уайт

Miss L. Brown мисс (или госпоже) Л. Браун

Слово Miss без фамилии и имени не употребляется.

5. Имя и фамилию лица, которому адресуется пись­мо, следует писать так, как они даны в справочниках или в личной подписи лица на полученных от него письмах.

Если данное лицо подписывается James Robinson, то оно обозначается в адресе Mr. James Robinson, или James Robinson, Esq., а не

Mr. J. Robinson или J. Robinson, Esq.

6. После наименования организации или фамилии ад­ресата на отдельной строке пишется номер дома и на­звание улицы, а затем — также на отдельной строке — название города.

Номер дома всегда стоит перед названием улицы. Название города сопровождается в необходимых слу­чаях принятым обозначением почтового района.

Графство (в Англии) или штат (в США) пишутся после названия города. Если письмо адресуется за границу, то после названия города следует название страны.

После наименования организации или фамилии адре­сата ставится запятая. Запятая ставится также после на­звания улицы и перед обозначением почтового района, штата и страны. Между номером дома и названием ули­цы (площади и т. п.) запятая не обязательна.

Слова Street, Place, Avenue пишутся с прописной буквы.

Примеры:

1. Messrs. A. Smith & Company,

Limited,

25, Leadenhall Street,

10 London, E. C,

England.

2. The Modern Machine Tool,

Corporation,

300 Lincoln Place,

Chicago, Illinois,

U. S. A.

В приведенных примерах все строчки внутреннего адреса напечатаны без отступов, т. е. начинаются с ли­нии поля. Этот способ применяется в США и в послед­нее время находит все большее распространение в Анг­лии, где ранее строчки адреса обычно печатались с от­ступами.

Пример 1, напечатанный с отступами, выглядит сле­дующим образом:

Messrs. A. Smith & Company, Limited,

25, Leadenhall Street,

London, E. C.

England.

Вступительное обращение и заключительная формула вежливости

Вступительное обращение и заключительная форму­ла вежливости представляют собой общепринятые стандартные формулы, играющие в письмах ту же роль, какую в разговоре играют соответственно выражения good morning и good-bye.

Вступительное обращение помещается на левой сто­роне письма под внутренним адресом, а заключитель­ная формула — на правой стороне, в конце основного текста. Обе формулы пишутся на отдельных строках.

В настоящее время в деловых письмах наиболее рас­пространены нижеследующие формулы вежливости.

1. В письмах к фирмам и организациям: Вступительное обращение:

Deer Sirs Господа Уважаемые господа

Gentlemen Господа

Обращение Gentlemen употребляется главным обра­зом в США.

Заключительные формулы:

Yours faithfully С уважением

Faithfully yours

Yours truly

В США распространена также формула Yours very truly и ряд других формул. В Англии наиболее употре­бительными формулами являются Dear Sirs и Yours faithfully. Эти же формулы используются в письмах ино­странных организаций, связанных с внешней торгов­лей.

2. В письмах к отдельным лицам:

Вступительное обращение:

Dear Sir

Dear Madam (как к заму лепим женщинам, так и к незамужним)

Заключительные формулы:

Yours faithfully Faithfully yours Yours truly Truly yours Yours very truly

Обращения Dear Sir и Dear Madam соответствуют дореволюционным русским формулам милостивый го­сударь и милостивая государыня или современным Ува­жаемый господии и Уважаемая госпожа

Обращения Dear Sir и Dear Madam к отдельным ли­цам являются строго официальными. Однако, если пись­мо адресуется хорошо знакомому лицу и не носит офи­циального характера, то во вступительном обращении слова Sir, Madam заменяются фамилией лица с предше­ствующим Mr., Mrs. или Miss; имя или инициалы адре­сата при этом обычно опускаются:

Dear Mr. Smith Dear Mrs.Brown Dear Miss White

Уважаемый мистер Смит Уважаемая миссис Браун Уважаемая мисс Уайт

В этих случаях в качестве заключительной формулы обычно употребляется Yours sincerely или Yours very sincerely искренне Ваш

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США), а после заключитель­ной формулы — запятая.

Когда отправитель письма, адресованного какой-ни­будь организации, желает, чтобы письмо было прочита­но определенным лицом в этой организации, то передвступительным обращением (или под ним) ставится сле­дующая надпись:

Такая надпись обычно подчеркивается для того, что­бы она бросалась в глаза сотруднику, разбирающему почту в данной организации, и была направлена соот­ветствующему лицу.

Вступительное приветствие в этих случаях всегда пи­шется во множественном числе, т. е. Dear Sirs или Gentlemen, поскольку письмо адресуется организации, а не отдельному лицу:

Messrs. A. Smith & Co., Limited,

25 Leadenhall Street,

London, E. C,

England.