Комп’ютеризація обліку грошових коштів і розрахунків. Для роботи з документами, які відображають рух коштів, в програмі призначені розділи «Кассовые документы» та «Банковские документы».

 

Для роботи з документами, які відображають рух коштів, в програмі призначені розділи «Кассовые документы» та «Банковские документы».

Можна створити, заповнити, роздрукувати документ однієї з встановлених форм, а потім сформувати на його підставі господарську операцію. Крім того, на підставі касового чи банківського документу можна сформувати запис в журналі платежів.

Касові документи можуть бути виписані в розділах:

«Документы» – «Входящие счета на оплату», «Документы» – «Выходящие счета на оплату» і «Учет» – «Журнал платежей», а також у модулі «Бухгалтерия».

За допомогою функції «Создать запись в журнале платежей» можна зареєструвати платіж на суму, рівну сумі документа.

Банківські документи можна зареєструвати шляхом:

– введення всіх даних «вручну» (функція «Добавить»);

– копіювання частини даних з аналогічного документа, зареєстрованого раніше (функція «Размножить»);

– використання заздалегідь підготовлених зразків (функція «Образцы»);

– використання даних дебіторської (кредиторської) заборгованості (функція «Взаиморасчеты»);

– використання функції розділу «Журнал платежей».

Для того, щоб дані банківського документа були відображені в бухгалтерському обліку, банківський документ повинен бути відображений в журналі господарських операцій. При цьому на підставі документа формується господарська операція з однією чи декількома проводками.

Відображені в обліку документи неможливо знищити чи змінити. Якщо виявлено помилку, необхідно зняти обробку документів в обліку. Для цього досить виділити необхідні документи і вибрати пункт контекстного меню «Снять обработку в хозяйственном учете». В результаті господарські операції, зареєстровані при обробці, будуть анульовані.

Для обліку і контролю взаєморозрахунків з контрагентами призначений документ «Лицевой счет», в якому обов’язково повинен бути встановлений параметр «Вести сальдо».

Особові рахунки можуть бути двох видів – зовнішні і внутрішні.

Зовнішні особові рахунки використовуються в програмі при реєстрації документів на постачання й оприбуткування запасів, а також оплаті рахунків. Для кожного контрагента, що є постачальником чи покупцем, повинен бути відкритий хоча б один зовнішній особовий рахунок. Для деталізації обліку кількість особових рахунків може бути збільшена.

Внутрішні особові рахунки використовуються для обліку платежів з метою аналізу фінансових потоків у розрізах статей надходжень і витрат. Особові рахунки використовуються при заповненні практично всіх товарних документів, оскільки, крім інформації про контрагента, вони містять іншу інформацію, необхідну для розширеного аналізу діяльності.

Можна погасити дебіторську (кредиторську) заборгованість одним із двох способів: з реєстрацією документа чи без неї.

Для погашення заборгованості з реєстрацією документа необхідно перейти в розділ документів того типу, що потрібно створити («Банковские документы» чи «Кассовые документы»). В кожному з цих розділів можна викликати функцію «Взаиморасчеты»: У вікні потрібно вибрати рядок відомості взаємних розрахунків, заборгованість по яких потрібно закрити. В результаті буде автоматично сформований необхідний документ, який потрібно відобразити в журналі обліку господарських операцій, погасивши таким чином заборгованість.

Якщо немає необхідності у формуванні документа (наприклад, якщо такий документ був виписаний вручну), можна сформувати господарську операцію по погашенню заборгованості прямо з розділу «Расчеты с дебиторами / кредиторами». Для цього необхідно встановити курсор на рядок відомості, що відображає заборгованість, яку необхідно погасити, і викликати функцію «Погасить задолженность». Після вибору необхідного зразку курсор позиціонується на знову зареєстрованій господарській операції, що погашає заборгованість.

Розділ «Журнал платежей» призначений для обліку платежів, що надходять від контрагентів і їх рознесення по рахунках на оплату. Розділ забезпечує:

– реєстрацію платежів;

– відображення суми платежів на внутрішніх особових рахунках;

– відображення сум оплати вхідних і вихідних рахунків;

– автоматичну оплату вхідних і вихідних рахунків;

– облік авансових платежів на особових рахунках;

– використання авансових платежів, відображених на особових рахунках, для відображення в обліку оплати виставлених рахунків;

– формування касових документів на підставі платежів.

Розділ «Журнал платежей» модуля «Бухгалтерия» дозволяє відображати в обліку найрізноманітніші бізнес-процеси. Так, платіж може бути зареєстрований як у модулі «Бухгалтерия», так і в модулі «Реализация и склад» (зареєстрований в одному модулі, платіж відразу стає доступним і в другому).

Після реєстрації платежу здійснюється його рознесення на конкретні рахунки чи оплату, якщо платіж (його частина) авансований, на особовий рахунок контрагента. Зробити це можна тільки в модулі «Реализация и склад», оскільки в модулі «Бухгалтерия» недоступні деякі регістри, необхідні для реєстрації оплат. А відображення платежу в бухгалтерському обліку можливе тільки в модулі «Бухгалтерия».

Для відображення платежів в обліку необхідно виділити потрібні платежі. Якщо необхідно відобразити тільки один платіж, досить встановити курсор на відповідний рядок списку. Вибрати у контекстному меню таблиці платежів пункт «Обработать в хозяйственном учете».