Комп’ютеризація обліку наявності та руху необоротних активів. Для обліку операцій по основних засобах та нематеріальних активах використовується система «Инвентарная картотека»

 

Для обліку операцій по основних засобах та нематеріальних активах використовується система «Инвентарная картотека», призначена для:

– ведення обліку окремо по кожній одиниці основних засобів;

– збереження інвентарних номерів та інших індивідуальних характеристик основних засобів;

– ведення обліку залишкової вартості інвентарного об’єкту на звітний обліковий період;

– розрахунку амортизаційних відрахувань;

– збереження історії переоцінки, амортизації.

В інвентарній картотеці реєструються інвентарні картки – по одній на кожен об’єкт обліку.

Кожна зареєстрована інвентарна картка складається із заголовку та історії інвентарного об’єкта.

Заголовок має три закладки: «Учет», «Эксплуатация», «Амортизация» і містить всі дані по інвентарному об’єкту: його номер; номенклатуру; матеріально відповідальну особу, за якою значиться інвентарний об’єкт; рахунки, на яких обліковується інвентарний об’єкт і відображається сума нарахованої амортизації; вартість об’єкта.

Всі операції з інвентарним об’єктом реєструються в історії інвентарного об’єкта.

Для введення в експлуатацію інвентарного об’єкта необхідно виконати ряд послідовних дій:

1) встановити курсор на відповідний інвентарний об’єкт в рядку списку і обрати пункт контекстного меню:

«Операции над объектом» – «Введение в эксплуатацию».

2) заповнити поля форми, обравши при цьому зразок господарської операції, що буде сформована для відображення факту введення інвентарного об’єкта в експлуатацію. Якщо така господарська операція вже була зареєстрована раніше, то потрібно встановити параметр навпроти надпису «Создавать хозяйственную операцию».

В результаті в історії інвентарного об’єкта з’явиться новий запис, а в журналі обліку господарських операцій буде зареєстрована господарська операція.

Реєстрація переміщення необоротного активу відображається в інвентарній картотеці і в журналі обліку господарських операцій. Для виконання операції переміщення необхідно виконати дії:

«Операции над объектом» – «Внутреннее перемещение».

В основу розрахунку амортизації покладено єдині норми амортизації. Однак в програмі передбачено можливість нарахування амортизації особливим для кожного інвентарного об’єкта методом.

Для нарахування амортизації необхідно виконати такі дії:

1) встановити умови відбору в інвентарній картотеці так, щоб у списку інвентарних карток були присутні тільки картки тих необоротних активів, по яких повинна бути нарахована амортизація;

2) вибрати у контекстному меню пункт:

«Групповые операции» – «Расчет амортизационных отчислений».

На екрані з’явиться форма для введення місяця, на кінець якого необхідно нарахувати амортизацію, після чого на екрані з’явиться вікно перегляду відомості амортизаційних відрахувань. Один рядок (запис) відомості відповідатиме одному інвентарному об’єкту. Для того, щоб інвентарний об’єкт потрапив у відомість, необхідно дотримуватись таких умов:

– характеристики об’єкта повинні задовольняти умовам відбору, заданим у вікні перегляду інвентарної картотеки;

– об’єкт повинен бути введений в експлуатацію і не бути списаним;

– об’єкт повинен мати залишкову вартість, яка б не дорівнювала нулю;

– дата останнього нарахування амортизації інвентарного об’єкта повинна припадати на попередній (чи більш ранній) звітний період;

3) викликати функцію «Автоматический расчет отчислений».

Програма розрахує амортизацію і залишкову вартість інвентарних об’єктів. Якщо в попередньому звітному періоді амортизація не нараховувалась, то амортизацію за весь термін треба нараховувати, починаючи з дня останнього нарахування (чи введення в експлуатацію) і закінчуючи останнім днем заданого облікового періоду. Нові значення будуть виведені в рядки відомості.

4) скориставшись функцією «Исправить», уточнити амортизацію по тих інвентарних об’єктах, для яких це необхідно. Програма запропонує форму редагування запису відомості, в якій можна змінити поправочний коефіцієнт та норму на відновлення;

5) нараховану у відомості амортизацію необхідно відобразити в інвентарній картотеці та в журналі обліку господарських операцій. Для цього призначена функція «Перенос начислений в учет». Програма запропонує форму редагування окремих характеристик заголовку господарської операції, яку потрібно заповнити.

Результатом всіх дій буде виправлення в інвентарній картотеці сум амортизації, залишкової вартості і останньої дати нарахування амортизації. В журналі обліку господарських операцій з’явиться один запис на загальну суму амортизаційних відрахувань. Кореспонденція рахунків буде сформована з інвентарних карток. В історію кожного обробленого інвентарного об’єкта буде додано записи, які містять умови нарахування амортизаційних сум.

Вибуття необоротних активів відображається в інвентарній картотеці та в журналі обліку господарських операцій.

Списання відображається і в інвентарній картотеці і в журналі обліку господарських операцій в результаті виконання команди «Списание инвентарного объекта». На вибуття необоротних активів може бути також сформований відповідний документ. При цьому при проведенні операції списання об’єкта в інвентарній картотеці слід відмовитися від автоматичного створення господарської операції.

Для виконання операції списання необхідно встановити курсор на відповідний об’єкт рядка списку інвентарної картотеки і вибрати пункт контекстного меню:

«Операции над объектом» – «Списание».

Якщо та чи інша операція була виконана помилково, то можна усунути всі її наслідки за допомогою функції «Откат операций», що викликається з контекстного меню у вікні перегляду історії інвентарного об’єкта.