Комп’ютеризація обліку грошових коштів і розрахунків

 

Касовими операціями є операції, зв’язані з прийомом, збереженням і витратою готівкових коштів.

Для здійснення розрахунків готівкою кожна організація повинна мати касу і вести касову книгу за встановленою формою.

Готівка може надходити в касу організації з обслуговуючого банку, від покупців чи на інших підставах.

Прийом готівки касами підприємств відбувається по прибуткових касових ордерах, підписаних головним бухгалтером чи особою, на це уповноваженою письмовим розпорядженням керівника організації.

Для автоматичного оформлення операцій, пов’язаних із надходженням готівкових коштів у касу організації в типовій конфігурації передбачений документ «Приходный кассовый ордер».

Прибутковий касовий ордер може реєструвати кілька різних за змістом і по-різному віддзеркалюваних в обліку операцій.

Реквізит «Вид операции» екранної форми документа може приймати одне з таких значень:

– «Приход денег из подотчёта» – надходження в касу коштів від підзвітної особи. У цьому випадку в якості кореспондуючого бухгалтерського рахунка використовуються відповідні субрахунки рахунка другого порядку 37.2 «Розрахунки з підзвітними особами»;

– «Оплата заказа покупателем» – надходження грошей від покупця за уже відвантажений товар чи як передоплату по рахунку-фактурі. У якості кореспондуючого бухгалтерського рахунка використовуються відповідні субрахунки рахунка 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками»;

– «Поступление денег из банка» – надходження грошей з одного з розрахункових рахунків фірми. Кореспондуючий рахунок – «31»;

– «Прочие операции» – надходження грошей у касу з будь-якого іншого джерела, кореспондуючий рахунок може бути любим.

У групі «Касса» потрібно вказати касу з довідника «Счета нашей фирмы» і черговий номер для друкованої форми прибуткового ордера.

Програма веде автоматичну нумерацію прибуткових і видаткових документів.

Група «Аналитика, первое событие» містить реквізити для вибору кореспондуючого бухгалтерського рахунка, аналітики по ньому й аналітики по ПДВ. При одержанні грошей від підзвітної особи реквізит «Субконт о» буде пропонувати вибір з довідника «Сотрудники», при надходженні грошей з банку – з довідника «Счета нашей фирмы», в інших випадках – з довідника «Контрагенты». У випадку надходження грошей від покупця необхідно вибрати замовлення, що оплачується. Для вибору замовлення призначена кнопка, при натисканні на яку відкривається журнал «Отбор заказов по контрагенту». У ньому будуть відібрані тільки замовлення зазначеного в реквізиті «Субконто» покупця. Подвійне натискання на рядку із замовленням приведе до вибору замовлення в реквізит «Заказ». Після цього вікно журналу можна закрити і продовжити заповнення ордера.

Реквізит «Издержка (доход)» групи «Валовые доходы / расходы» може приймати значення: «+» – віднести операцію до валових доходів,
«–» – віднести операцію до валових витрат, «0» – не відносити ні до доходів, ні до витрат. У реквізиті «Субконто» вказується аналітика рахунка обліку валових доходів (витрат).

Вид приходу грошей установлюється шляхом вибору відповідного елемента з пропонованого списку в реквізиті «Вид прихода денег».

Реквізити «Основание», «Приложение», «По документу», «Кассир» використовуються для формування друкованої форми документа.

Опція «На бланк» кнопки «Печать» реалізує вдруковування даних прибуткового ордера в бланк строгої звітності, «Ордер» – друк стандартного бланка прибуткового касового ордера.

Очевидно, що аналогом «Приходного кассового ордера», що дозволяє відбити витрату грошей з каси в «1С» служить видатковий касовий ордер.

Усі реквізити видаткового ордера схожі на реквізити прибуткового ордера, тому окремо розглядати його не будемо.

Для формування звіту по касових операціях у типовій конфігурації призначений звіт «Кассовая книга». Відзначимо, що даний звіт формується на підставі проводок з рахунком 30 «Каса».

Для складання звіту варто вибрати пункт «Кассовая книга» у меню «Отчёты» головного меню й у формі уведення вказати період (дату), за яку необхідно сформувати звіт, номер листа касової книга і касу, для якої буде сформований звіт.

Каса вибирається з довідника «Счета нашей фирмы», у такий спосіб можна одержати касову книгу для кожної каси окремо, наприклад, для каси в гривнях, для каси в доларах і т. д.

Якщо реквізит «Касса» діалогової форми запиту залишити незаповненим, то звіт сформується по всіх касах у гривневому покритті.

У формі запиту параметрів звіту можна також визначити форму останнього листа касової книги: чи буде це звичайний лист, останній лист у місяці чи в році. Крім того, якщо як період формування звіту обраний один день, то додатково можна вказати суму, виплачену з каси організації на зарплату.

Для формування звіту необхідно натиснути кнопку «ОК» чи кнопку «Сформировать».

Сформований звіт буде містити залишки на початок дати по 30 рахунку по обраній касі (чи по всіх касах фірми), усі проводки по 30 рахунку по обраній касі за цю дату, а також підсумкові обороти і залишок на кінець дня.

Для відображення операцій, пов’язаних із рухом коштів організації по розрахункових рахунках у гривнях і у валюті в конфігурації призначений документ «Банковская выписка».

Слід зазначити, що типова конфігурація вимагає внесення окремих банківських виписок по розрахункових рахунках фірми. Реквізит «Расчётный счёт» служить для вказівки грошового рахунка з довідника «Счета нашей фирмы», рух по якому вноситься.

Кожен рядок табличної частини відповідає одному платежу. Специфікацію табличної частини документа варто заповнити в такій послідовності:

– установити ознаку того, який платіж реєструється: вхідний («+» – прихід грошей на розрахунковий рахунок), чи вихідний («–» – витрата грошей);

– визначити вид приходу (витрати грошей) шляхом вибору відповідного елемента з пропонованого списку в реквізиті «Вид прихода / расхода»;

– визначити кореспондуючий з відповідним субрахунком рахунка 31 бухгалтерський рахунок;

– вибором із пропонованого списку визначити вид ПДВ по даній операції;

– вибрати об’єкт аналітичного обліку кореспондуючого рахунка;

– у тих випадках, коли платежі відносяться до взаєморозрахунків з покупцями і постачальниками вказати те замовлення покупця (постачальника), по якому приходять (ідуть) гроші. Для зручного заповнення інформації про платежі, пов’язані із взаєморозрахунками, можна використовувати кнопку «Подбор по заказам». При натисканні на дану кнопку відкривається спеціальний журнал «Отбор заказов по контрагенту». Цей журнал надає деякі додаткові можливості. По-перше, для кожного замовлення відображається його поточне сальдо взаєморозрахунків, що може бути виведене або безпосередньо в списку, або окремо в інформаційному рядку, у залежності від обраного режиму в реквізиті «Способ отображения», по-друге, у цьому журналі можна виконати добір по конкретному клієнту, тобто зробити так, щоб відображалися тільки замовлення цього клієнта. Подвійне клацання на рядку із замовленням приведе до додавання у виписку нового рядка;

– увести суму з ПДВ і ПДВ платежу, за замовчуванням пропонується підсумкова сума з ПДВ і підсумкова сума ПДВ документа-замовлення;

– установити в реквізиті «Д / Р» ознаку приналежності операції, зазначеної в рядку до валових доходів («+»), чи до валових витрат – («–»). Якщо в цьому реквізиті вказати «0», то це буде означати, що операція не відноситься ні до валових доходів, ні до валових витрат;

– вибрати об’єкт аналітики по валових доходах (валових витратах);

– увести яку-небудь пояснюючу інформацію до даної операції, що буде виведена як текстовий коментар у сформованих по поточному рядку проводках.

Якщо реквізит «Отгр.?» установити в значення «Так» у реквізитах «СуммаОтгр.» і «НДСОтгр.» стають доступними для редагування суми і ПДВ попереднього відвантаження (прибуткування) по даному замовленню. Докладніше про це викладено в розділі «Визначення першої події».

Частину інформації, що стосується платежів, можна внести в «Банковскую выписку» автоматично, використовуючи інформацію з виписаних платіжних доручень. Цій меті служить кнопка «Заполнить по платежкам». При цьому можна здійснити добір платіжних доручень, виписаних тією же датою, що і банківська виписка (опція «За дату документа»), або виписаних протягом довільного періоду (опція «Произвольный период»).

Кнопка «?» служить для розрахунку підсумкової суми приходу і витрати по виписці.

Набір формованих документом проводок залежить від виду оформлюваних їм платежів і позиції його в ланцюжку взаєморозрахунків організації з покупцями (постачальниками). Крім того, якщо дійсною випискою оформляється зарахування коштів від покупця, при якому в організації виникає податкове зобов’язання, то при її проведенні буде сформований документ «Налоговая накладная» (за умови, що константа «Автоматическое создание налоговых накладных» встановлена в значення «Да»).