Показники економічної ефективності комп’ютеризації обліку

 

Впровадження інформаційних технологій пов’язане з капітальними вкладеннями як на придбання техніки, так і на розробку проектів, виконання підготовчих робіт і підготовку кадрів. Тому впровадженню повинне передувати економічне обґрунтування доцільності впровадження КСБО.

Для розрахунку економічної ефективності комп’ютеризації обліку використовується ряд показників.

1 Зменшення трудомісткості робіт:

 

, (1)

 

де – сума трудових витрат при ручному способі обробки інформації,

– сума трудових витрат при комп’ютеризованій обробці даних.

2 Чисельність облікових працівників, що підлягають вивільненню:

 

, (2)

 

де – величина абсолютного скорочення трудових витрат (в місяць) в результаті комп’ютеризації обліку;

– місячний фонд часу одного облікового працівника,

або

 

, (3)

 

де – кількість комп’ютерів даного виду;

– коефіцієнт змінності роботи;

– коефіцієнт завантаження комп’ютерів;

– чисельність обслуговуючого персоналу, що припадає на один комп’ютер;

– норматив підвищення продуктивності праці за даними комп’ютерами,

– чисельність працівників, зайнятих ремонтним обслуговуванням комп’ютерів.

3 Кількість типових операцій, які можна додатково виконати за одиницю часу:

 

, (4)

 

де – трудомісткість виконання типової операції при ручних технологіях роботи,

– трудомісткість виконання типової операції при комп’ютерних технологіях роботи.

К_то – середня кількість типових операцій, які виконуються в даний момент.

4 Строк окупності видатків на розробку КСБО:

 

, (5)

 

де В – вартість розробки КСБО,

Пр – середній прибуток, отриманий при використанні КСБО за період.

5 Вартість розробки КСБО:

 

, (6)

 

де в₀ – вартість проектування КСБО;

в₁ – вартість програмно-апаратних засобів;

в₂ – вартість створення локальної обчислювальної мережі;

в₃ – вартість розробки і налагодження прикладного програмного забезпечення в рамках КСБО;

в₄ – вартість розробки експлуатаційної документації і навчання спеціалістів.

6 Ефективність використання комп’ютерів:

 

, (7)

 

де Т_к – сума трудових витрат при комп’ютеризованій обробці даних;

Т_р – сума трудових витрат при ручному способі обробки інформації.

Абсолютний показник:

 

, (8)

 

де В_р – витрати при ручному способі обробки облікової інформації,

В_к – витрати при комп’ютеризованому способі обробки облікової інформації.

Індекс грошових витрат:

 

, (9)

 

Індекс підвищення або зниження грошових видатків:

 

, (10)

 

Повна економічна ефективність:

 

, (11)

 

– економія при застосуванні засобів комп’ютерної техніки,

– сума витрат на обробку інформації при ручному способі обробки облікової інформації,

– сума витрат на обробку інформації при комп’ютеризованому способі обробки облікової інформації.

Найважливішим показником економічної ефективності комп’ютеризації обліку є зменшення трудомісткості або скорочення трудових витрат на виконання облікових робіт (1). Кількість облікових працівників, що підлягають вивільненню в результаті комп’ютеризації обліку, визначаються за формулами (2), (3).

Оцінка економічної ефективності КСБО здійснюється на стадії її проектування в декілька етапів. На першому етапі показником ефективності використання КСБО є відносна трудомісткість процесу виконання типових операцій (банківські операції, операції збуту продукції, обробка замовлень клієнта тощо) при паперових та комп’ютерних технологіях роботи. Величину трудомісткості визначають як суму витрат часу всіх структурних підрозділів, зайнятих в цій типовій операції. Нові технології виконання типових операцій і засобів їх комп’ютеризації передбачають перерозподіл функцій між підрозділами. Вони дозволяють суттєво зменшити витрати часу на типову операцію і при відповідному перерозподілі функцій і співробітників сконцентрувати основну увагу на самій операції.

На другому етапі оцінки ефективності необхідно визначити кількість типових операцій (наприклад, при підготовці документа), які можна додатково виконати за одиницю часу. При цьому використовується формула (4).

Третій етап оцінки пов'язаний з визначенням строку окупності витрат на розробку КСБО. На цьому етапі строк окупності витрат на розробку КСБО визначається за формулою (5), а вартість розробки КСБО – за формулою (6).

Потрібно зазначити, що строк окупності розраховується, виходячи з прибутку, що отримується від здійснення додаткових типових операцій.

Економічну ефективність визначають за допомогою трудових і вартісних показників. Основним при розрахунках є метод порівняння даних базисного і звітного періоду. За базисний період приймають період проведення витрат на обробку інформації до застосування комп'ютерних систем (при ручній обробці). Слід враховувати, що трудові показники (як абсолютні, так і відносні), не завжди відображають ефективність застосування систем комп'ютеризованої обробки інформації. Вони не враховують витрати на впровадження та експлуатацію системи, тому поряд із трудовими необхідно розрахувати вартісні показники, тобто визначити витрати на обробку інформації в базисному і звітному варіантах у грошовому виразі. Розрахунки проводять за методами, що використовуються при визначенні трудових показників (за допомогою формул (8), (9)).

При вирішенні питання про використання комп'ютерів в управлінні велике значення мають такі фактори, як збільшення престижу підприємства і загальна тенденція до комп'ютеризації.

 

 

4 Загальна характеристика програми
«1С: Предприятие» та основні принципи роботи

 

4.1 Загальна характеристика програми «1С: Предприятие».

4.2 Робота з довідниками.

4.3 Константи та їх призначення.

4.4 Робота з журналами.

4.5 Типові операції, порядок створення шаблону типової операції.

4.6 Формування звітів.

 

4.1 Загальна характеристика програми «1С: Предприятие»

 

«1С: Предприятие» – програмний засіб, призначений для вирішення широкого кола задач по автоматизації підприємств різних видів діяльності.

Конфігурація 1С «Бухгалтерский учет для Украины» – типовий представник програм із сімейства 1С. Вона призначена для вирішення кола завдань по веденню бухгалтерського обліку.

Система «1С: Предприятие» може працювати в таких режимах:

«Конфигуратор» – призначений для налагодження програми, для зміни структури даних (налагодження аналітичного обліку, створення форм документів та звітів і програмування алгоритмів облікових розрахунків). Використовується головним бухгалтером та спеціалістом з налагодження програми.

«1С: Предприятие» (режим користувача) призначений для безпосереднього використання створеного настроювання в роботі з метою введення, обробки, збереження і видачі зведеної інформації про діяльність підприємства.

«Отладчик» призначений для пошуку та усунення помилок при роботі певної конфігурації програми. Використовується програмістами.

«Монитор» призначений для здійснення контролю дій користувачів щодо зміни облікових даних або параметрів налагодження, які фіксуються і запам’ятовуються програмою. Використовується головним бухгалтером або аудитором (контролером).

Робоче середовище програми

 

Всі дії бухгалтера при роботі з програмою здійснюються в робочому вікні.

Верхній рядок вікна називається заголовком вікна. У ньому видається назва програми, а також ім’я активного вікна, відкритого в програмі.

Під рядком заголовка вікна розташоване головне меню програми. Головне меню служить для виконання команд, необхідних для роботи з програмою. Команди об’єднані в групи, назви груп і складають рядок головного меню програми. Вибір мишею якого-небудь з пунктів головного меню відкриває список команд, що входять у це меню.

При роботі в якому-небудь з режимів у рядку головного меню з’являється пункт «Действия». Вибір цього пункту відкриває список усіх дій, які можна виконати в поточному режимі роботи.

Під рядком головного меню програми розташовуються панелі інструментів. Вони служать для швидкого виклику часто використовуваних команд. Панелі можна «прижати» до будь-якої сторони головного вікна програми чи вільно розмістити в будь-якому місці екрана.

Нижній рядок вікна називається «рядком стану». Цей рядок використовується для видачі різної інформації в процесі роботи з програмою.

Простір між рядком меню і рядком стану називається робочим столом, на ньому відкриваються вікна журналів проводок, операцій, документів і т. д.

 

План рахунків

 

План рахунків є основою для відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій, що відбуваються на підприємстві. Настроювання плану рахунків багато в чому визначає методологію обліку.

Поняття «план рахунків» у системі «1С: Предприятие» – це, скоріше, назва списку бухгалтерських рахунків, на яких буде групуватися інформація про наявність і рух засобів підприємства, а також відображення подій податкового обліку.

Як правило, на підприємстві використовується один план рахунків, але на деяких підприємствах може використовуватися і кілька планів рахунків.

Сам план рахунків створюється на етапі конфігурування. При цьому частина рахунків може бути введена вже на етапі конфігурування і доступна для корекції тільки в режимі конфігурування.

До властивостей рахунків, визначеним у конфігурації відносяться:

- склад субрахунків;

- настроювання аналітичного обліку;

- настроювання кількісного обліку.

Вікно плану рахунків

 

План рахунків відкривається при виборі в головному меню «Операции» пункту «План счетов».

У самому верхньому рядку вікна виводиться назва поточного плану рахунків.

Якщо при конфігуруванні системи було призначено кілька планів рахунків, то у верхній частині таблиці розташовуються закладки з назвами планів рахунків

План рахунків являє собою таблицю, кожен рядок якої відображає визначений рахунок чи субрахунок бухгалтерського обліку.

У списку рахунків виводяться стовпчики, що відображають різні дані рахунка:

«Код»	Повний код рахунка, що включає всі коди вищестоящих рахунків;
«Наименование»	Найменування рахунка (субрахунка): рядок, що відбиває призначення рахунка;
«Вал.»	Ознака ведення валютного обліку. Використовується, якщо в конфігурації установлене ведення валютного обліку. Якщо по рахунку чи субрахунку ведеться валютний облік, то в графі «Вал.» ставиться «+»;
«Кол.»	Ознака ведення кількісного обліку. Якщо по рахунку чи субрахунку ведеться кількісний облік, то в графі «Кіл.» ставиться «+»;
«Заб.»	Ознака позабалансового рахунка. Якщо рахунок є позабалансовим, то в графі «Заб.» ставиться «+». Позабалансові рахунки не можуть кореспондувати з балансовими рахунками. З іншого боку, по позабалансових рахунках не контролюється дотримання принципу подвійного запису;
«Акт.»	Ознака активності рахунка. Дана ознака може мати значення: «А» – активний, «П» – пасивний, «АП» – активно-пасивний.
Активність рахунка визначає відображення залишків по рахунку. Активний рахунок має завжди дебетовий залишок: якщо кредитовий оборот перевищить дебетовий, то дебетовий залишок буде негативним. Пасивний рахунок має завжди кредитовий залишок: якщо дебетовий оборот перевищить кредитовий, то кредитовий залишок буде негативним. Активно-пасивний рахунок може мати будь-який залишок, тобто залишок буде дебетовим чи кредитової, але завжди позитивним. За замовчуванням рахунок вважається активно-пасивним.
«Субконто1… Субконто5»	Види субконто рахунка. Кількість цих стовпчиків визначається налагодженою у конфігурації максимальною кількістю субконто рахунків.

Значення стовпчиків визначають ведення аналітичного обліку по даному рахунку по зазначених видах субконто. Наприклад, вказівка в колонку «Субконто1» виду субконто «Материали» буде визначати ведення обліку по даному рахунку в розрізі матеріалів.

Самий лівий стовпчик плану рахунків є службовим і відбиває стан рахунка: чи є рахунок групою чи власне рахунком, заведений він у конфігурації чи в інформаційній базі, позначений рахунок на видалення чи ні.

У плані рахунків можуть міститися стовпчики додаткових реквізитів рахунків, визначених у конфігурації.

Перегляд плану рахунків

 

Якщо в системі використовується більше, ніж один план рахунків, то у верхній частині вікна з’являються закладки з назвами планів рахунків. Для вибору необхідного плану рахунків досить:

– вибрати одну із закладок;

– у головному меню «Действия» вибрати пункт «Выбрать план счетов». При цьому на екрані з’явиться список з оголошеними раніше планами рахунків, у якому можна вибрати необхідний план рахунків. Крім того, для переходу по планах рахунків можуть використовуватися клавіші Ctrl + Shift + F і Ctrl + Shift + B.

План рахунків має багаторівневу структуру. На верхньому рівні знаходяться рахунки, на нижніх – підлеглі їм субрахунки. Як правило, план рахунків має два рівні підлеглості, що відповідають схемі «рахунок–субрахунок». При перегляді плану рахунків можна переглядати рахунки відповідно до їхнього рівня підпорядкування, тобто у вікно перегляду можна вивести тільки рахунки, не показуючи при цьому підлеглих їм субрахунків. Для цього в головному меню «Действия» треба:

- вибрати режим «Иерархический список»;

- натиснути кнопку панелі інструментів.

Якщо режим включений, у меню «Действия» біля пункту «Иерархический список» стоїть знак , а відповідна кнопка в панелі інструментів вікна плану рахунків натиснута.

Для перегляду субрахунків, наявних в якому-небудь рахунку, досить виконати одну з таких дій:

– натиснути клавіші Ctrl + Стрілка Вниз;

– вибрати пункт «Следующий уровень» у меню «Действия» головного меню програми. Для того, щоб повернутися назад, на верхній рівень (у даному випадку – до рахунків), потрібно проробити зворотні дії:

– натиснути клавіші Ctrl + Стрілка Нагору;

– вибрати пункт «Предыдущий уровень» у меню «Действия» головного меню програми.

Якщо ж режим «Иерархический список» відключений, то у вікно перегляду плану рахунків будуть виведені всі наявні рахунки і підлеглі їм субрахунки в одному списку.

 

Редагування плану рахунків

 

Відомо, що найчастіше помилки в бухгалтерському обліку виникають через неправильне застосування затвердженого плану рахунків. Щоб не допустити подібних помилок, процес редагування планів рахунків розділений. При конфігуруванні планів рахунків задаються основні характеристики: довжина коду рахунка, найменування рахунка, максимальна кількість розрізів аналітичного обліку по рахунку (субрахунку). Тут же в плани рахунків можуть бути введені необхідні рахунки, субрахунки, а також виконане настроювання аналітичного, кількісного і валютного обліку на рахунках.

 

Перегляд рахунка

 

Для перегляду рахунка в діалозі:

– натисніть кнопку на панелі інструментів вікна плану рахунків;

– у головному меню програми відкрийте меню «Действия», у цьому меню виберіть пункт «Просмотр».

Пошук рахунка

 

Для пошуку потрібного рахунка у плані рахунків (списку рахунків) існує два способи:

1 Швидкий пошук, для виконання якого необхідно клавішами чи мишею помістити курсор у той стовпчик списку рахунків, у якому необхідно знайти яке-небудь значення, і просто набирати на клавіатурі шукаюче значення, що необхідно відшукати.

У випадку виявлення першого введеного символу він відображається в рамці в нижній частині стовпчика, а курсор встановлюється в той осередок списку, перші символи значення якого збігаються з уведеними. Останній уведений символ можна видалити з рядка пошуку, натиснувши клавішу Backspace.

Якщо план рахунків представлений у виді ієрархічного списку, то пошук йде тільки в поточній групі списку. Для пошуку у всьому списку варто відключити режим ієрархічного списку.

2 Довільний пошук. Найбільш широкими можливостями володіє режим довільного пошуку. Він дозволяє здійснювати пошук за будь-якими значеннями стовпчиків в обох напрямках. Довільний пошук виконується стандартним для всіх списків чином.

 

Механізм субконто

 

Для ведення аналітичного обліку в програмі використовується механізм субконто. У загальному випадку, субконто називається будь-який об’єкт аналітичного обліку: основний засіб, матеріал, товар, організація-контрагент.

Механізм субконто дозволяє створювати списки об’єктів аналітичного обліку, що потім можна «прикріпити» до тих рахунків бухгалтерського обліку, на яких необхідно вести аналітичний облік у тому чи іншому розрізі.

При введенні проводок по рахунках, по яких зазначене ведення аналітичного обліку, необхідно вказувати також і найменування об’єктів аналітики, до яких відноситься проводка, що вводиться.

Наприклад, при введенні проводок по 20 рахунку буде потрібно вказати найменування матеріалу, з яким здійснюється господарська операція, і найменування складу чи іншого місця збереження, куди надходить чи звідки відпускається зазначений матеріал. Інформація про залишки і рух матеріалів буде зберігатися в розрізі матеріалів і місць збереження (складів). Надалі всі звіти в програмі можна буде одержувати як у цілому по рахунку, так і в розрізі об’єктів аналітики. Якщо на рахунку ведеться багатомірна аналітика, то звіти дозволяють групувати підсумки за будь-яким сполученням аналітики.

У типовій конфігурації до кожного рахунка прикріплено до 3-х різних видів субконто, тобто ведеться облік у 3-х різних розрізах, що цілком достатньо для ведення аналітичного обліку в практично будь-якій організації.

Списки субконто, що редагуються, являють собою довідники відповідних об’єктів. Такий довідник ведеться бухгалтером самостійно.

Наприклад, вид субконто «Контрагенты» є довідником контрагентів.

Як правило, довідник, що використовується як вид субконто, містить і іншу інформацію про об’єкт аналітики. Наприклад, для контрагента в довіднику зберігаються банківські реквізити й інша інформація, необхідна, наприклад, для заповнення рахунків-фактур. Для кожного контрагента можна вести кілька банківських рахунків.

Крім довідників, деякі види субконто являють собою списки заздалегідь заданих значень. Такий список створений у Конфігураторі і не повинний редагуватися користувачем програми.