Програмне забезпечення аудиторської діяльності

 

Аудиторська діяльність має свою специфіку. Відповідно, на відміну від програм бухгалтерського обліку. Вимоги до аудиторського програмного забезпечення будуть такими:

1 Наявність розвинутих засобів контролю операцій. Контроль має здійснюватися не лише в момент оформлення документа чи проводки, як прийнято в суто бухгалтерських програмах, а й тоді, коли в цьому виникає необхідність.

2 Підвищена гнучкість. Оскільки аудиторам доводиться працювати з різними замовниками, котрі мають різні облікові політики, форми звітності і навіть плани рахунків, то програма має швидше перенастроюватися на специфіку страхової компанії, торгового дому, бюджетної організації, виробничої компанії. У системах комп’ютеризації, призначених для зовнішнього аудиту, мають враховуватися загальні стандарти й окремі облікові правила для підприємств, які перевіряють.

3 Ергономічність. Під цим розуміють наявність засобів для зручного введення великих обсягів інформації, оперативного і простого формування звітів. Іншими словами, програма має бути розрахована не на програміста чи оператора, а на аудитора, знання якого в галузі комп’ютерної техніки можуть бути обмежені.

4 Зв'язок на рівні баз даних з бухгалтерськими програмами. Необхідні додаткові засоби для введення і виведення даних, представлених у різних форматах.

Крім основних вимог, аудиторському програмному забезпеченню мають бути властиві такі ознаки: простота освоєння, швидкодія, професійна оперативна підтримка з боку розробників.

У роботі зі спеціальним аудиторським програмним продуктом поетапно виконують ряд процедур.

На першому етапі аудитор визначає завдання, які необхідно вирішити під час перевірки за допомогою спеціального програмного забезпечення.

На другому етапі складають план виконання поставлених завдань і роблять оцінку реальності застосування аудиторських програмних засобів. З цією метою здійснюють аналіз форми і методів застосовуваного на підприємстві бухгалтерського обліку й оцінюють можливість застосування спеціального аудиторського програмного забезпечення. При цьому встановлюють обсяг облікової інформації, обсяг роботи аудитора, кількість часу, необхідні для проведення аудиторської перевірки. На цьому етапі визначають потрібну потужність обчислювальної техніки і складають графік виконання аудиторських робіт із зазначенням обсягів виконуваних робіт, термінів виконання, конкретних виконавців та форми завершення.

На третьому етапі здійснюють налагодження стандартних програмних засобів, розробку нових засобів, необхідних для цієї аудиторської перевірки. Наявні програмні засоби адаптуються для фактичних облікових даних.

На четвертому етапі здійснюють перевірку сформованих на електронних носіях даних з метою підтвердження їхньої незмінності, оцінюють стан підприємства, яке перевіряють, проводять тестування й обробку за графіком, аналіз отриманої інформації, її оцінювання за допомогою бази знань і формують комп'ютерний висновок за позиціями, котрі перевіряють.

У створенні аудиторських систем є дві базові стратегії:

– мінімізація витрат на введення початкових даних;

– мінімізація ризику пропуску помилкових даних у фінансовій документації.

Вибираючи першу стратегію, можна використовувати введення інформації на зразок «так – ні», яку задають набором тестів, або частково відмовитись від уведення бухгалтерської інформації клієнта. Цей шлях може призводити до значного ризику пропущення помилок.

Друга стратегія потребує значних витрат на введення початкових даних. Для скорочення цих витрат можна орієнтуватися на первинну інформацію клієнта, у якій відбито всі фінансово-господарські операції на аналітичному і синтетичному рівнях. З цією метою можна використовувати конвертацію даних бухгалтерської системи клієнта в програмне середовище аудиторської системи чи адаптацію аудиторської системи до структури інформаційної бази клієнта.

Вітчизняний ринок спеціальних інформаційних систем аудиту лише починає розвиватися. На світовому ринку представлені аудиторські програми трьох типів:

– спеціальні програмні засоби комп'ютерного аудиту;

– програмні засоби підтримки аудиторських процедур;

– пакети прикладних програм загального і проблемно-орієнтованого призначення.

Перший тип програм – спеціальні програмні засоби комп'ютерного аудиту – призначений для проведення аудиту безпосередньо комп'ютерної системи клієнта шляхом її тестування з використанням різноманітних методів. Результатом є висновок про фактичну працездатність процедур контролю та захисту даних у системі, що дозволяє оцінити ризик неефективності контролю і визначити можливість використання бази даних клієнта в проведенні аудиторської перевірки.

Другий тип програм – програмні засоби підтримки аудиторських процедур – забезпечує роботу з великими масивами даних, що перевіряються, при виконанні аудиторських процедур (наприклад, перевірка й аналіз записів, зіставлення даних різних файлів, розмітка і роздрукування вибірок, генерація звітів тощо).

Програмні засоби підтримки аудиторських процедур допускають виконання певних тестів на фактичних даних. За допомогою таких програмних засобів здійснюють аудиторську перевірку й аналіз записів на основі визначених критеріїв з метою визначення їхньої якості, повноти і правильності. Для цього також використовують базу знань, що допомагає визначити невідповідності і прийняти необхідні рішення. Таке програмне забезпечення дозволяє робити тестування розрахунків, виконувати необхідні перерахунки і зіставляти отримані результати з нормативними, кошторисними, попередніми даними.

Програма «Помощник аудитора» російської фірми «Гольдберг-аудит», є спробою створити аудиторську систему, що реально працює, спрямовану на розв'язання завдань аудиту на всіх етапах його здійснення. Структура автоматизованої аудиторської системи складається з чотирьох основних блоків, функції яких відповідають чотирьом етапам проведення аудиту.

У блоці підготовчого етапу міститься анкета для підприємства, яке перевіряють, і бланки-тексти листів, якими обмінюються аудитор і клієнт перед укладенням договору на аудит – лист-пропозицію і лист-зобов'язання. На цьому етапі збирають дані про клієнта й отриману інформацію вводять у комп'ютер для подальшого використання в інших блоках.

Блок планування містить математичні моделі й алгоритми розрахунків величин аудиторського ризику, рівня суттєвості й вибірки. Через бланки-розрахунки вводять необхідні для розрахунків вихідні дані, що відповідають типу підприємства, яке перевіряють. Введення даних може здійснюватися як вручну, так і автоматично з облікової бази даних. Друге переважає, тому що розрахунки суттєвості і вибірки для конкретних процедур ґрунтуються на знанні кінцевого сальдо, дебетових і кредитових оборотів по конкретних рахунках. У результаті розрахунків програма визначає всі необхідні для планування величини. Виробляється також вибір загального плану і програми аудиту.

Блок процедур аудиту найбільший і найважливіший. Він охоплює такі елементи:

– робочі програми аудиту за розділами;

– бланки-процедури для кожного розділу аудиту;

– бланки-тести для окремих розділів аудиту;

– висновки за розділами аудиту.

У цьому блоці реалізується стратегія оптимізації обсягу інформації, яку вводять, з мінімізацією ризику аудиторських помилок. Це найскладніша частина автоматизації системи, спрямована на встановлення зв'язків між інформацією аудитора, яку вводять при виконанні процедур, розрахунковими значеннями суттєвості та вибірки і формуванням висновку аудитора щодо конкретного розділу.

Основним завданням блоку процедур є підготовка матеріалів для аналітичної частини аудиторського висновку.

У блоці заключного етапу є бланки-шаблони для підготовки офіційного висновку, що має вступну, аналітичну і заключну частини. Форми вступної і заключної частин мають стандартизований вигляд. У блоці є також бланк письмової інформації аудитора керівництву економічного суб'єкта.

Іншою подібною програмою є теж російська «Abacus Professional»,яка охоплює практично всі стадії проведення аудиторської перевірки. При першому знайомстві з клієнтом аудитор за допомогою програми може провести експрес-аудит бухгалтерської звітності. Для спрощення цієї процедури в програмі реалізовано можливість уведення даних з інших бухгалтерських програм у форматах СУБД Btrive, Clarion, Сlірреr, Fохрго тощо. Використання цих прийомів допомагає оперативно виявити ділянки обліку клієнта, де імовірний ризик виникнення помилки, і прийняти рішення про проведення чи непроведення аудиторської перевірки. Під помилкою, яку виявляє комп'ютер, розуміють нестиковку не лише математичних операцій, а й логічну. Експрес-аудит дозволяє також приблизно оцінити обсяги вибірки, терміни проведення перевірки, суму аудиторського гонорару.

На стадії перевірки правильності оформлення документів і пов'язаних із ними проводок, накопичувальних регістрів і звітів аудитор може використовувати спосіб простежування за якою-небудь ознакою, наприклад за сумами чи контрагентами, що здаються «підозрілими». Під простежуванням розуміють процедуру, у ході якої аудитор перевіряє деякі первинні документи і їхнє відображення в регістрах синтетичного й аналітичного обліку. Відповідна заключна кореспонденція рахунків, жорстко прив'язана в програмі до цих документів, дозволяє зробити висновок про правильність (чи неправильність) відображення цієї господарської операції в бухгалтерському обліку.

Для формування звітів довільної форми існує спеціальний конструктор документів і звітів —Abacus Designer, за допомогою якого розробники доопрацьовують звіти за технічним завданням самих аудиторів. На базі Abacus Designer можна також підготувати контрольні акти звірки розрахунків, спеціальні звіти, у яких інформація може бути подано в різних розрізах, з різною глибиною аналітики.

Одним із найскладніших напрямів аудиторської діяльності є оптимізація облікової політики підприємства. Оскільки Abacus Professional підтримує роботу з кількома базами даних, для аудитора стає можливим моделювання ситуації зміни облікової політики фірми-клієнта на підставі реальних даних. Таким чином, аудитор може обґрунтувати, які прибутки принесе фірмі-замовнику зміна облікової політики або яких втрат вона зазнає від цього, і дати зважені рекомендації зі стратегічного планування.

Пакети прикладних програм загального і проблемно-орієнтованого призначення

 

Ця група охоплює широкий набір готових універсальних програм, з якими повинен уміти працювати аудитор. За функціональним призначенням і застосуванням їх в аудиті виділяють такі підгрупи:

• текстові процесори;

• табличні процесори;

• правові бази даних і довідники;

• бухгалтерські програми та їхні окремі модулі;

• спеціалізовані статистичні пакети загального призначення;

• програми фінансового аналізу та їхні окремі модулі;

• програми електронного документообігу;

• програми автоматизації управлінських функцій.

Текстові процесори використовують на всіх стадіях аудиту, що потребують створення і якісного оформлення аудиторських документів. Їх застосовують при складанні аудиторських програм і планів, договорів, різноманітних довідок і запитів, робочих документів аудиторської перевірки; при листуванні з клієнтами і третіми особами; при підготовці аудиторського висновку і рекомендацій керівництву підприємства тощо. Найчастіше аудиторські фірми використовують Word фірми «Microsoft».

Табличні процесори, маючи потужні обчислювальні можливості, засоби ділової графіки, обробки текстів і ведення баз даних, набули широкого застосування в проведенні аудиторських перевірок. Їх використовують у складанні різноманітних аналітичних таблиць; у реалізації аналітичних процедур, насамперед пов'язаних з оцінюванням фактичних показників бухгалтерської звітності й аналізом фінансового стану економічного об'єкта, який перевіряють; у наведенні отриманої інформації в графічному вигляді; у складанні альтернативних балансів; у створенні різноманітних робочих табличних документів, наприклад, кошторисів, фінансової звітності і т. ін. Вбудовані функції, у тому числі, фінансові, статистичні функції, можливість вирішення завдань на зразок «що буде, якщо» зробили табличні процесори популярними серед аудиторів. Найпоширенішими є табличний процесор Ехсеl пакетуMicrosoft Office.

Правові бази даних і довідники забезпечують інформаційно-консультаційне обслуговування аудиторів у процесі проведення перевірок, що дозволяє їм із достатньою впевненістю зробити висновок про відповідність бухгалтерського обліку підприємства документам і вимогам нормативних актів, які регулюють порядок ведення бухгалтерського обліку.

Програми електронного документообігу дозволяють накопичувати, зберігати, здійснювати швидкий пошук і доступ до документів в електронних архівах, виконувати об'єднання їх, а також забезпечують групову роботу в процесі створення документа. Наприклад, систему DOCS Open, яку розробила компанія «PC DOCS Inc.», використовує аудиторська фірма «Ernst & Young».

Часто аудиторським фірмам під час перевірки доводиться стикатися з такими системами і в клієнтів. Тоді вони дають оцінку правильності її застосування. Крім того, якщо система електронного документообігу функціонує в клієнта, то це спрощує і прискорює проведення аудиту на об'єкті через швидкий доступ і одержання потрібних документів.

Спеціалізовані статистичні пакети загального призначення аудитори використовують для проведення досить складних розрахунків. Вони реалізують набір різноманітних статистичних методів, дозволяють виконувати обмін із найбільш поширеними СУБД, мають можливість графічного зображення даних, зручний для користувача інтерфейс. Найбільш популярні з них Mathematics, Statistics, Quick, Statgraphics.

Програми фінансового аналізу і їхні окремі модулі. Для реалізації процедур аналізу фінансово-господарської діяльності економічних суб'єктів поряд з табличними процесорами аудиторські фірми використовують спеціальні програми фінансового аналізу. Орієнтовані вони на аналіз фінансового стану підприємства, вироблення стратегічних і тактичних рішень в управлінні підприємством. Аудиторські фірми застосовують у своїй роботі програми кожного із цих класів. Програми аналізу дозволяють виконати перевірку фінансової, податкової й іншої звітності завдяки закладеному в них механізму звіряння взаємозалежних показників. Вони забезпечують безпосередньо фінансовий аналіз за різними методиками і розраховують велику кількість економічних показників, дозволяють складати й аналізувати бізнес-плани. Деякі програми приводять фінансову звітність у відповідність до міжнародних стандартів GAAP і IAS, наприклад: Audit Expert; Progect Expert («Pro-Invest Consulting»). Останнім часом засоби фінансового аналізу інтегровані в системи бухгалтерського обліку й управління підприємством, наприклад, у розробки фірм «Галактика», «Инфософт», «Інтелект-Сервіс», «R-Style Software Lab» тощо.

Програми автоматизації управлінських функцій використовують для автоматизації управлінських процедур самих аудиторських фірм. Ці програми дозволяють: у сфері планування – розраховувати собівартість виконаних робіт на основі погодинної оплати, вести облік виконаних робіт і формувати рахунки за виконані роботи, робити розрахунок і аналіз дебіторської заборгованості; у сфері документообігу – формувати довідники і тексти договорів, акти про виконані роботи; у сфері управління персоналом – вести облік поточних витрат працівників за видами робіт у розрізі клієнтів та інших робіт; в інформаційно-аналітичній сфері – вести докладні довідники клієнтів, структурних підрозділів компанії та її співробітників; видів робіт і погодинних ставок; у сфері статистичного аналізу – виконувати вибірку даних за довільними критеріями, одержувати статистичні форми звітності.

У закордонній практиці в аудиторській діяльності використовуються системи підтримки прийняття рішень у процесі надання послуг із бізнес-діагностики, приватизації, дослідженні ринків, оцінювання бізнесу і т. ін., а також експертні системи у моніторингу клієнтів, плануванні аудита, здійсненні вибірок, підготовці фінансової звітності тощо.

Тепер аудиторські фірми використовують розроблені ними спеціальні інформаційні системи, орієнтовані на внутрішню регламентацію аудиторської діяльності із застосуванням внутрішньофірмових стандартів.

 

10.3 Характеристика програмних засобів фінансового аналізу та бізнес-планування

 

Комп’ютерні системи фінансового аналізу та бізнес-планування

 

Даний клас програмних систем інформаційно пов'язаний із КСБО, оскільки для фінансового аналізу використовуються дані бухгалтерського балансу й додатків до балансу за ряд облікових періодів (місяці, квартали, роки).

У результаті фінансового аналізу визначаються зміни в структурі майна і його джерел, обчислюються такі показники як: прибуток і збитки діяльності підприємства за різні періоди, рентабельність, оборотність активів і капіталу, платоспроможність, показники фінансової стабільності і т. ін.

У сучасних програмах фінансового аналізу є можливість моделювання й прогнозування фінансового стану підприємства, побудови прогнозних балансів підприємства, факторного аналізу результуючих показників.

Інший різновид програм даного класу – бізнес-планування, складання і аналіз бізнес-планів і інвестиційних проектів, що містить у собі:

– планування обсягів виробництва й реалізації продукції;

– розрахунок витрат на виробництво й реалізацію продукції з урахуванням інфляційних процесів, обсягів випуску, технологій виготовлення та ін.;

– розрахунок потреби у виробничих фондах, матеріалах, трудових ресурсах з урахуванням часу;

– планування доходів і видатків за позареалізаційними операціями;

– вибір стратегії залучення позикових коштів, інвестицій, сплати податків і зборів, погашення кредиторської й дебіторської заборгованості і т. ін.

Існують як спеціалізовані системи фінансового аналізу, так і окремі програмні модулі фінансового аналізу в складі КІС або КСБО. Основна проблема їхнього використання – забезпечення достовірної й повної вихідної інформації для аналізу.

Програми даного класу розрізняються по таких параметрах:

– зв'язок із даними бухгалтерського, оперативного й статистичного обліку;

– методики й інструменти аналізу;

– склад вихідних показників аналізу;

– наявність експертної системи, здатної «пояснити» результати аналізу, «запропонувати» методи його поліпшення й т. п.

Найбільш відомі системи, призначені для комплексного аналізу та діагностики фінансового стану підприємств – це розробки фірм «ИНЭК», «Альт», «Галактика», «Интеллект-Сервис», «Pro Invest Consulting».

«ИНЭК–АДП» (аналіз діяльності підприємств) – аналіз ефективності використання матеріально-сировинних, паливно-енергетичних та трудових ресурсів, структури собівартості та виручки від реалізації продукції. Виконується факторний аналіз прибутку, розраховується точка беззбитковості та запас фінансової міцності, надається загальна оцінка фінансового стану підприємства.

«ИНЭК–Аналитик» – аналіз виробничо-фінансової діяльності підприємств, підготовка перспективного плану розвитку підприємства (антикризової програми), аналіз та оцінка бізнес-планів.

«ИНЭК–АФСП» (аналіз фінансового стану підприємств) – аналіз фінансового стану підприємств і організацій будь-яких видів діяльності. Автоматичне формування фінансового висновку. Консолідація даних підприємств. Порівняння результатів аналізу кількох підприємств.

Audit Expert («Pro Invest Consulting») – інструментарій для аналізу фінансового стану і результатів господарської діяльності підприємства за даними стандартної бухгалтерської звітності, а також містить ряд додаткових можливостей. Програма дає можливість аналізувати українську, російську, білоруську, казахську та узбецьку звітності.

Вихідні таблиці Audit Expert можуть бути перенесені в MS Excel або будь-який табличний процесор, в формати MS Word, HTML, СУБД сімейства dBase, у текстові файли, а також використовуватися для автоматичного описання початкового балансу фірми в програмі Project Expert. Вхідні дані можуть бути автоматично отримані з текстових файлів, форматів популярних бухгалтерських та офісних програм.

Програмний продукт «Альт-Финансы» призначений для виконання комплексної оцінки діяльності підприємства, виявлення основних тенденцій його розвитку, розрахунку базових нормативів для планування та прогнозування, оцінки кредитоспроможності. Програмний продукт виконаний у вигляді надбудови до Excel і надає користувачу можливість самостійно вносити зміни до алгоритмів і методики розрахунків з урахуванням своїх вимог і конкретних умов. В програмі реалізовані найбільш поширені методи фінансового аналізу: горизонтальний, вертикальний, факторний та метод коефіцієнтів, поєднання яких дозволяє отримати вичерпну картину фінансового стану об’єкта.

У програмі «ОЛИМП: ФинЭксперт», окрім використання традиційних вітчизняних та зарубіжних методик аналізу реалізована багатофакторна модель корпорації Дюпон, що застосовується для розрахунку ключових фінансово-економічних показників підприємства: рентабельності чистих активів, економічного зростання компанії, середньозваженої вартості капіталу і т. ін. Програма дозволяє проводити порівняння фінансового стану різних підприємств і здійснювати їхнє ранжирування за розміром спеціального інтегрального показника, а також забезпечує можливість статистичного прогнозування балансу і моделювання наслідків управлінських рішень.

Система «БЭСТ-Ф» («Интеллект-Сервис») призначена для проведення комплексного аналізу фінансової та комерційної діяльності підприємств. Крім традиційних показників фінансово та майнового стану, ця програма дозволяє аналізувати номенклатуру та динаміку продаж, прогнозувати стан запасів для наступного планування закупок, порівнювати умови фірм-постачальників і вибирати найбільш вигідного партнера, досліджувати фактори, які впливають на прибуток, проводити структурний аналіз витрат обігу.

Всі розглянуті продукти даного класу мають розвинені засоби візуалізації даних та ділової графіки.

ПЕРЕЛІК ЛІТЕРАТУРНИХ ДЖЕРЕЛ

 

1 Бутинець Ф. Ф. та ін. Інформаційні системи бухгалтерського обліку: Підруч. для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050.106 «Облік і аудит». – Житомир: Рута, 2002. – 544 с.

2 Івахненков С. В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч. Посіб. – К: Знання-Прес, 2003. – 349 с.

3 Информационные технологии управления: Учеб. пособ. для вузов / Под ред. проф. Г. А. Титаренко. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 439 с.

4 Ильина О. П. Информационные технологии бухгалтерского учета. – СПб.: Питер, 2001. – 688 с.

5 Семенова В. Ю. 1 С: Бухгалтерия 7.7 для Украины. Учеб. пособ. – Киев, 2001. – с.

6 Гужева В. М. Інформаційні системи і технології на підприємствах: Навч. посіб. – К.: КНЕУ, 2001. – 400 с.

7 Маслов В. П. Інформаційні системи і технології в економіці: Навч. посіб. – Київ: Слово, 2003. – 264 с.

8 Парус–Предприятие для Windows версия 7.11. Введение в систему. – К., 2000. – 48 с.

9 Парус–Предприятие для Windows версия 7.11. Модуль «Реализация и склад». Руководство пользователя. – К., 2000. – 111 с.

10 Парус–Предприятие для Windows версия 7.11. Модуль «Бухгалтерия». Руководство пользователя. – К., 2000. – 131 с.

11 Парус–Предприятие для Windows версия 7.11 Принципы построения. – К., 2000. – 31 с.

12 «Галактика» – комплексная система автоматизации управления предприятием. – Подольск: Подольская фабрика офсетной печати, год? – 87 с.