Ділова документація

Ділова документація – це комплект ділових паперів, необхідних у повсякденній діяльності як для внутрішнього використання, так і для зовнішнього партнерами організації. Сучасна ділова документація - це обов'язкова складова маркетингу та реклами, яка посилює імідж будь-якої організації і повинна бути виконана в єдиному стилі з використанням фірмових кольорів, товарних знаків і логотипу організації.

У ході розробки фірмового стилю для ресторану, необхідно створити загальний фон, який служить основою стилю всієї ділової документації, сувенірної продукції, поліграфії та інших елементів рекламно-графічного комплексу. Для цього ми вибрали деякі елементи зі створеного нами логотипу. Ми взяли стилізоване зображення лиса, розмістили його зверху назви. Фоном всієї документації був обраний світло-жовтий колір.

Візитка.

Це перше, з чого починається знайомство клієнта з компанією, навіть не її вид діяльності і пропонована продукція, а з візитної картки представника. Як багато висновків можна зробити з знайомства з цією маленькою фірмової деталлю. Але багато організації частіше за все не приділяють цьому аспекту належної уваги. А тим часом, ділова документація - це свого роду «одяг» організації. Тому візитна картка повинна бути не тільки грамотно зверстана, але й повинна створювати сприятливе враження про її власника і про його оранізації. Її мета привернути увагу, виділити її із загальної маси виробників стандартної поліграфічної продукції, зацікавивши своїм цікавим дизайном і, звичайно ж, дати коротку і контактну інформацію про цю компанію. [6, с. 175]

Ми розробили візитку розміром 50x90 мм для цифрового друку на папері щільністю 280 грам / м 2. У центрі розташований логотип з назвою організації, зі зворотнього боку ім'я, посаду та адресний блок з виключкою по центру.(Додаток Б, рис.2.1.,2.2.,2.3.)

Фірмовий бланк офіційного листа.

Бланк є одним з елементів ділової документації, маючи стандартний розмір ISO A4 - 210x297 мм. Бланк використовує сьогодні будь-яка компанія. Текст на фірмовому бланку каже про організацію, його приємніше читати і він відразу ж задає якесь настрій. Важливість ролі фірмових бланків у ділових відносинах незаперечна. Дизайн бланка для розробляється нами організації включає в себе наступні елементи: логотип, розташований у правому верхньому куті, реквізити компанії і адресний блок, розміщені внизу листа з виключкою по центру. (Додаток Б, рис.2.4.)

Фірмовий конверт.

Незаперечним атрибутом фірмового бланка є фірмовий конверт. Будь-яка пошта, що відправляється від імені компанії у фірмовому конверті, стає впізнаваною ще до моменту розкриття листа. Красивий і запам'ятовується конверт з логотипом компанії відразу викликає у його го отримала людини якісь емоції і спогади, пов'язані з даною організацією, налаштовує його на прочитання пошти. Прочитавши лист, він, швидше за все, знову вкладе його в конверт, отже, шансів загубитися в купах паперів у такого листа істотно менше. Час, від часу перебираючи і сортуючи папери, люди будуть періодично споглядати логотип на конверті, що є рекламою, яка, створена одного разу, буде наполегливо працювати на імідж організації. [16, с. 176]

Конверт повинен повторювати образ бланка і візитної картки, зберігаючи розташування основних композиційних елементів і колірне рішення. Адресний вікно стандартного розміру 45-90мм розташоване в правому нижньому кутку відповідно до стандарту, над ним у лівому верхньому куті розташований логотип організації. Адресний блок відправника розташований у парвому верхньому куті з виключкою по центру. (Додаток Б, рис.2.5.)

Корпоративна папка.

Папка – футляр для зберігання і перенесення документів. Папки для паперів з фірмовою символікою та корпоративним стилем вже давно увійшли в ділову етику компанії. Вони незамінні під час ділових зустрічей, виставок та презентацій. [37, с. 55]. Представлена ​​нами картонна папка формату А4 для зберігання аркушів формату А4 розмір лицьової частини вирубною картонній папки 220 х 310 мм, розмір клапанів нижнього і лівого 70мм. Товщина корінця папки 5 мм, Кишені папки цельнокроение. Розробка виконана в обраному нами оформленні ділової документації з застосуванням фірмових кольорів і елементів фону. На лицьовій частині в правому верхньому куті розташований логотип організації, в низу розташований адресний блок з виключкою по центру. Фірмові папки - відмінний подарунок. З одного боку - практична річ, з іншого - іміджевий сувенір. Фірмова папка - прекрасна пам'ять про захід та досить тривала реклама без додаткових фінансових витрат: поки користуються такою папкою з логотипом, фірма на увазі.(Додаток Б,рис 2.6.)

Наявність фірмових папок – елемент стилю і доповнення ділового образу. [18, с. 45]