Класифікація документів. Документ – основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, «зафіксовану на матеріальному носії
Документ – основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, «зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі». Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа – це «властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські функції». Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширеніший текстовий документ, «зміст якого – мовна інформація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування». Отже, вирізняють письмові та рукописні документи. Письмовий документ – текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма. Рукописний документ – це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно. Види документів визначають за такими ознаками: – найменуванням (назвою) – заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.; – походженням – службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють особу, котра здійснює функцію представника влади чи обіймає посаду, пов’язану з виконанням організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов’язків. Службові документи формуються в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службових обов’язків. До особистих також належать і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи; – місцем виникнення – внутрішні та зовнішні: Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. Зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями; – призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу; – напрямком – вхідні й вихідні. Вхідний – це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний – це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі. – формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви); – строками виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Термінові – зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом. Дуже термінові – документи з позначенням «дуже терміново»; – ступенем гласності – загальні, таємні, для службового користування (ДСК). Таємні документи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування», що проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега. Регламентує роботу з такими документами Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів; – стадіями створення – оригінали, копії, витяг і дублікат. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, засвідчений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили. Копія – це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа обов’язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Витяг – копія офіційного документа, що відтворює деяку частину й відповідно засвідчена. Дублікат – повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу; – складністю – прості й складні. Прості – містять одне питання, складні – два й більше питань; – строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання; – технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним чи електронним способом; – носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці. Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством. Сукупність взаємопов’язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно. Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу. Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.
|