Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Класифікація документів. Документ – основний вид ділового мовлення, що містить інформа­цію, «зафіксовану на матеріальному носії




Документ – основний вид ділового мовлення, що містить інформа­цію, «зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі».

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповід­но до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа – це «властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські функції».

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскіль­ки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширеніший текстовий документ, «зміст якого – мовна інформація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування».

Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.

Письмовий документ – текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.

Рукописний документ – це письмовий документ, створений спосо­бом нанесення знаків письма власноручно.

Види документів визначають за такими ознаками:

– найменуванням (назвою) – заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

– походженням – службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприємства­ми та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють особу, котра здійснює функцію представ­ника влади чи обіймає посаду, пов’язану з виконанням організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов’язків.

Службові документи формуються в установленому порядку.

Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх служ­бової діяльності або виконанням службових обов’язків. До особистих також належать і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи;

– місцем виникнення – внутрішні та зовнішні:

Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї органі­зації, установи чи підприємства, де їх складено.

Зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

– призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

– напрямком – вхідні й вихідні.

Вхідний – це службовий документ, що надійшов до установи. Ви­хідний – це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.

– формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні – це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).

Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному ви­падку для вирішення окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

– строками виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.

Звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги.

Термінові – зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (теле­грама, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом.

Дуже термінові – документи з позначенням «дуже терміново»;

– ступенем гласності – загальні, таємні, для службового корис­тування (ДСК).

Таємні документи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування», що проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.

Регламентує роботу з такими документами Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністер­ства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів;

– стадіями створення – оригінали, копії, витяг і дублікат.

Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, засвідчений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.

Копія – це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа обов’язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й устано­вами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.

Витяг – копія офіційного документа, що відтворює деяку частину й відповідно засвідчена.

Дублікат – повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;

– складністю – прості й складні. Прості – містять одне питання, складні – два й більше питань;

– строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

– технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;

– носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлін­ської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов’язаних службових документів, застосову­ваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою до­кументації.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.

Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення докумен­тів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документоо­бігу й побудови систем документації, називається документознавством.







Дата добавления: 2015-08-17; просмотров: 318. Нарушение авторских прав


Рекомендуемые страницы:


Studopedia.info - Студопедия - 2014-2019 год . (0.003 сек.) русская версия | украинская версия