Amp; Тема 8. Документация в бухгалтерском учёте

Без бумажки ты – букашка…

Грустная истина

Факт хозяйственной жизни не может быть воспринят учётной системой без формальных оснований.

Все хозяйственные факты оформляют в организации первичнымидокументами.

 

S Первичный бухгалтерский документ – это _____________________________________________

 

 

Первичные учётные документы весьма разнообразны. Для уяснения отличительных особенностей и порядка использования отдельных видов документов их классифицируют по различным признакам (рис.8.1).

 

 

Рис. 8.1 Классификация первичных бухгалтерских документов

Формы и реквизиты документов. Формы первичных документов с 2013 года в соответствии с новым ФЗ «О бухгалтерском учёте» утверждает руководитель по представлению главного бухгалтера (?). Тем самым отменяется всеобщая унификация форм документов, утверждённых Госкомстатом РФ.

Первичный учётный документ следует составлять на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

К обязательным реквизитам документа относятся:

1) наименование документа;

2) дата составления;

3) наименование организации, составившей документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности ответственного лица;

7) подписи должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов

Проверка и исправления в документах. Принятые бухгалтерией документы подлежат обязательной проверке:

· формальной – контроль полноты и правильности заполнения реквизитов;

· арифметической – контроль рассчитанных в документе сумм;

· содержательной – контроль законности и целесообразности операции, отражённой в документе.

В первичном учётном документе допускаются исправления. При этом необходимо указать дату исправления, подписи составителей документа, их фамилии и инициалы.

(В кассовых и банковских документах исправления недопустимы.)

Обработка документов. Принятые бухгалтерией документы подвергают обработке. Она может включать в себя операции:

· таксировка – умножение цены за единицу на количество;

· группировка – подбор однородных документов в пачки и составление группировочных ведомостей;

· контировка (разметка) – указание корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции

После контировки данные документов записывают в синтетические и аналитические счета, а сами документы сдают в архив.

 

Документооборот – это путь движения документа от выписки до сдачи в архив.

Правила документооборота устанавливают сами учётные работники организации в соответствии с выбранной ими формой счетоводства. При хорошо организованном учётном менеджменте бухгалтерия разрабатывает график документооборота, закрепляя его в учётной политике организации. Тогда информация о движении документов передаётся сотрудникам не устным распоряжением, а посредством утверждённого регламента.

График документооборота может быть различным по форме, но в нём должны найти отражение, как минимум, следующие элементы: · наименование документа; · этапы его обработки; · сроки обработки; · перечень должностных лиц, ответственных за оформление.

График документооборота может иметь следующий вид (табл.8.1):

Таблица 8.1

График документооборота

формы №3 «Счёт на оплату выполненных работ»

 

Наименование этапа	Ответственный	Срок обработки
1. Регистрация	Начальник отдела делопроизводства	1 час
2. Проверка	Начальник производственного отдела	8 час.
3. Оформление	Гл. бухгалтер	срок акцепта – 8 час.
4. Сдача в архив	Бухгалтер	-

 

Сроки обработки некоторых первичных документов непосредственно влияют на скорость движения оборотных средств. Поэтому вдумчиво составленный график способствует повышению эффективности использования активов и к тому же чётко определяет взаимоотношения управленческих служб.

Хранение. После обработки данные документов записывают в синтетические и аналитические счета, а сами документы сдают в архив.

В конце года первичные документы переплетают в хронологическом порядке. На титульном листе указывают наименование организации, год, общее количество листов, сроки хранения.

Где хранить обработанные документы, решают менеджеры организации: · в собственном архиве; · в государственном архиве; · в частном архиве.

G Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения, утвержденным Главным архивным управлением, 1988г. Сроки хранения документов в акционерных обществах установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.

Если бухгалтерский учет автоматизирован, необходимо делать бумажные копии всех первичных документов!

Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости:

10 лет – годовые балансы и отчеты с пояснительными записками;

5 лет – квартальные балансы и отчеты;

1 год – текущая переписка.

Лицевые счета по заработной плате подлежат хранению 75 лет. При ликвидации организации они должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Изъятие первичных документов разрешено только органам дознания.

 

s Вопросы для самоконтроля:

1. Что представляет собой первичный учетный документ? Каковы его обязательные реквизиты?

2. Что предусматривают правила исправления бухгалтерских документов?

3. Для каких целей служит график документооборота?

4. Сколько лет должны храниться документы?