Управління

 

Для більш глибокого розуміння процесів стратегічного управлін­ня підприємством слід розглянути деякі загальнотеоретичні моменти, пов'язані з відбиттям дійсності. Сучасний стан науки і техніки дозволяє створити деякий інформаційний образ предмета, що більш-менш точно відбиває реальність. Один з них має своїм базовим елементом підприємство, інший – компоненти зовнішнього середовища: органи законодавчої і виконавчої влади, конкурентів, партнерів, постачальників, споживачів, виробників технологій.

Слід зазначити, що для стратегічного управління підпри­ємством потрібна дуже специфічна інформація: вона повинна максимально відбивати майбутній стан підприємств і компонентів зовнішнього середовища. Таким чином, одним з основних завдань стратегічного моніто­рингу є розширення існуючих інформаційних образів підприємства і компонентів зовнішнього середовища за рахунок дослідження тих галузей інформаційних полів, що відбивають майбутнє. Це дає можливість створити інформаційну базу для вироблення знань про майбутні стани підприємства і компонентів зовнішнього середовища, які повинне забезпечити ефективне стратегічне управління підприємством. Отримана таким чином частина інформаційного образу підприємства відбиває всі його ресурси.

При оцінці сильних і слабких сторін підприємства необхідно мати на увазі ступінь розвитку інформаційної системи на підприємстві. Інформаційна система досить швидко стає стратегічним ресурсом, який може бути використаний для моніторингу зовнішнього середовища підприємства, а також при реалізації його стратегії. Саме інформаційні ресурси є тим єднальним матеріалом, який об'єднує ресурси в єдине ціле у процесах управління підприємством.

Щодо підприємства і стратегічного управління ним, то під інформаційними ресурсами слід розуміти знання та інформацію, які виникають у практичній діяльності на підприємстві, а також в компонентах зовнішнього оточення, у тій або іншій мірі з ним пов'язаних.

Інформаційні ресурси можуть розглядатися з двох точок зору:

1) як інформаційне забезпечення системи управління під­приємством;

2) як самостійний ресурс, своєрідна система, яка поряд з фінансовими, матеріальними і трудовими ресурсами бере участь у функціонуванні підприємства.

Методологічно більш обґрунтована друга точка зору, оскіль­ки вона дозволяє розглядати проблему управління інформа­ційними ресурсами системно. Припускаючи при цьому, що вони не просто один з видів забезпечення процесу управління поряд з програмним, математичним, організаційним, лінгвістичним, техніч­ним і технологічним забезпеченням. Такий підхід припускає актив­ну, а не просто роль, яка забезпечує, інформаційних ресурсів і вимагає перегляду існуючої методології управління ними. Актив­ність інформаційних ресурсів особливо важлива у стратегічному управлінні, де припускається не просто збирання інформації в заздале­гідь заданих точках її виникнення, а пошук і створення таких точок. Причому потрібна не тривіальна інформація про сучасний стан об'єкта, а така, що дасть можливість зробити висновки про май­бутній його стан.

Таким чином, інформаційні ресурси підприємства являють собою знання та інформацію, що виникають у практичній діяльно­сті на підприємстві, а також в компонентах зовнішнього оточення, у тій або іншій мірі з ним зв'язаних, а також його інформаційну систему з усіма засобами збирання, передачі, зберігання та обробки інформації.

Інформаційні ресурси підприємства як об'єкта управління концептуально характеризуються певною якістю. Вона за своїм рівнем не повинна поступатися якості фінансових, матеріальних і трудових ресурсів. Виходячи з суттєвості інформаційних ресурсів, вони повинні не тільки не гальмувати використання підприємством інших ресурсів, але й створювати сприятливе інформаційне середовище функціонування всього підприємства в цілому як у поточний момент, так і на стратегічному інтервалі часу. Критерієм якості може бути мінімізація втрат підприємства у частині фінан­сових, матеріальних і трудових ресурсів, пов'язана з несвоєчас­ністю, недостатністю повноти й вірогідністю наведеної для прийняття рішень інформації.

Для узагальнення і розвитку існуючих підходів до кількісної оцінки інформаційних потреб системи стратегічного управління підприємством представляється доцільним використання теорії інформації. Основна її категорія – невизначеність системи. Ступінь невизначеності може бути чотирьох типів.

1. Невизначеність стану системи з точки зору реалізації її влас­ного потенціалу («індивідуальна», «внутрішня»). Вона стосується в основному питань ціле утворення системи та її системоутво­рюючих властивостей. Зменшення невизначеності системи можливе за рахунок отримання будь-якої інформації як за рахунок внутрішніх, так і зовнішніх джерел.

2. Невизначеність наявної інформації про систему, яка згідно з положеннями теорії інформації є адитивною функцією стосовно об'єктів, які входять у систему. Тому при встановленні значної кількості зв'язків між об'єктами всередині системи, а також із зовнішнім середовищем загальна величина невизначеності зни­жується за рахунок отримання інформації про даний об'єкт через його зв'язки з іншими. У випадку ігнорування другого типу невизначеності можна говорити про те, що система фактично перетворюється в річ-у-собі – наявність інформації тільки про продукцію та існуючі інформаційні потоки на об'єкті призводить до такої ситуації. Якщо система володіє інформацією тільки про те, що вона бачить, спостерігає й аналізує всередині, то, починаючи з деякого моменту функціонування системи, приріст інформації про систему буде прагнути до деякої константи, а зміна її – до нуля.

3. Невизначеність стану зовнішнього середовища, яка характеризується невизначеністю стану її компонентів.

4. Невизначеність інформації про стан зовнішнього середо­вища.

Зменшити невизначеність інформації про стан зовнішнього середовища можна за допомогою будь-якої інформації, проте необхідно зробити цей процес процесом, що управляється.

У перший момент часу функціонування середовища будь-яка інформація зменшує невизначеність. Механізм збільшення одержуваної інформації може базува­тись на основі знаходження поблизу інформаційних джерел, доступу до інформації стосовно особистих відносин, на підвищенні оперативності отримання інформації за рахунок підвищення ефективності роботи комунікаційних кана­лів (висока швидкість передачі, вірогідність, безпека).

Наступне положення теорії інформації, яка дозволить оціни­ти ефективність перетворення інформації, може бути сформульо­ване таким чином: послідовна передача і перетворення інформації про подію, процес, чинність не повинні зменшувати інформацію про них (відсутність невірних посилок і висновків). Для системи, яка є ієрархічною організацією, ця вимога повинна бути доповнена таким: перетворення інформації при переході з одного рівня на інший повинне максимально збільшувати її змістовну корис­ність з точки зору системи управління.

Таким чином, з безлічі перетворень необхідно обирати тільки ті, які максимально відповідають цілеутворюючим власти­востям системи, розташованим на даному рівні, тобто є найбільш вірогідними.

Невизначеність стану об'єкта з точки зору реалізації його власного потенціалу можна прокоментувати таким чином. Нехай підприємство у процесі своєї діяльності орієнтується тільки на аспект випуску продукції. Отже, вирішуються внутрішні завдання, пов'язані з оптимізацією його виробничої та організаційної струк­тури. У даному випадку внутрішнім потенціалом підприємства є сукупність всієї можливої інформації про внутрішньогосподарську діяльність підприємства. Потенціал підприємства у будь-який момент часу обмежений, бо обмежені можливості «зняття» інфор­мації про стан всіх його елементів. Крім того, відсутність інформа­ції про зовнішнє середовище призводить до вироблення помилко­вих цілей функціонування: якщо підприємство не проводить дослідження ринку збуту, то будь-яке рішення про збільшення або зменшення обсягу виробництва буде помилковим, таким, яке не враховує потреби покупців та можливості реалізації продукції, а отже, призведе до збитків і банкрутства підприємства.

Аналогічно, відсутність контактів з контрагентами (підпри­ємствами, організаціями, мас-медіа) призведе до обмеження потоку інформації як з боку підприємства, так і з боку зовнішнього середовища.

Таким чином, спостерігається така закономірність: чим біль­ше обсяг інформації, яку підприємство надає у зовнішнє середо­вище, тим більшим стає «інтерес» (збільшення кількості інформа­ційних каналів) зовнішнього середовища до підприємства. Якщо підприємство не розповсюджує щодо себе інформацію, то про його існування мало кому відомо; зв'язки з боку зовнішнього середовища для підприємства будуть відсутні. Така ситуація свід­чить про слабку роботу відповідних служб або відділів підпри­ємства: маркетингу, зв'язків з громадськістю, постачання, збуту.

На підставі свого інформаційного потенціалу підприємство формує стратегічні цілі, що і визначають напрямки руху об'єкта управління стосовно інших об'єктів. Відсутність зв'язку між підприємствами призводить до невизначеності й суперечли­вості їх діяльності, а отже, до втрати ресурсів і виникнення негативних соціальних, економічних та політичних наслідків. Отримання будь-якої побічної інформації, наприклад, про вартість виробу конкурента або сировини на вітчизняному і світо­вому ринках дозволяє зменшити ризик прийняття помилкового рішення.

Слід зазначити, що підприємство не може бути замкнутою, самодостатньою системою, оскільки мета його функціонування передбачає взаємодію зі споживачем. Тому абсолютної відсутно­сті інформації взаємодії з зовнішнім середовищем підприємства бути не може. Існує деякий мінімум інформації взаємодії підприємства, що обумовлюється визначенням підприємства як елемен­та системи (загальнодержавної, економічної).

Стан зовнішнього середовища як системи також є невизначеним. Це пов'язане з тим, що структура і компоненти зовнішнього середовища – суб'єктивні. Саме поняття компонентів зовнішнього середовища досить умовне, оскільки процеси, що відбуваються е суспільстві, мають складні взаємозв'язки з економічними, природ­ними, соціальними, політичними, загальносвітовими чинниками, і виділення процесів у деякі групи буде відбивати тільки одну сторону об'єктивних явищ.

Інформація, що передається між рівнями або компонентами рівнів, може мати таке наповнення:

- мінімальна інформація, що об'єктивно притаманна економіч­ному об'єкту як елементу економічної системи, але є недостатньою для зменшення невизначеності функціонування підприємства;

- вся можлива (потенційно доступна) інформація, яка вимагає додаткових витрат на пошук корисної інформації;

- інформація, що необхідна для функціонування підприємства;

- інформація взаємодії, яка є результатом встановлення зв'яз­ків між об'єктами і цілеспрямованої взаємодії між ними. Причому напрямок зв'язку визначається тим рівнем активності у взаємодії, що виявляє об'єкт (за аналогією з потенціалами для визначення напрямку руху струму – рух у напрямку до більш низького потен­ціалу).

Вище були розглянуті чотири типи невизначеності, що приводить до висновку про можливість розподілу інформації на два великих класи: 1) інформація про систему і зовнішнє середо­вище; 2) інформація про інформацію про систему (зовнішнє середовище). Тоді з точки зору системи стратегічного моніторин­гу перший клас інформації описується характеристикою «актуаль­ність», оскільки вона оцінює, виходячи з потреби системи страте­гічного управління, необхідність або корисність інформації про систему, тобто вона показує, чи необхідна дана інформація для прийняття стратегічного рішення.

Другий клас описується двома характеристиками: «вірогід­ність» і «цінність». Перша характеристика оцінює ступінь вірогід­ності актуальної інформації, тобто дозволяє відділити навмисну або ненавмисну дезінформацію, друга – актуальну та вірогідну інформацію на предмет її достатності для прийняття стратегічного рішення. Інакше кажучи, актуальна і вірогідна інформація є цінною, якщо її достатньо для прийняття рішення.

Наступна дуже важлива характеристика інформаційних ресурсів, що управляється, має назву «джерела інформації». Вона вимірюється такими показниками:

- стратегічна база спостереження;

- група джерел;

- носій (паперовий, машинний, людина);

- посередник (комп'ютерна мережа, інтелектуальний агент, спеціальні технічні засоби, людина);

- кількість;

- витрати на підтримування в актуальному стані.

Ще однією характеристикою інформаційних ресурсів, що управляється, є напрямки аналітичної обробки стратегічних даних: кількість, найменування кожного з них та витрати на утримання.

Наступними характеристиками інформаційних ресурсів є організація збереження і підтримування актуальної бази стратегічної інформації і знань. Ці характеристики можуть оцінюватися такими показ­никами: тип системи управління базами даних, тип комплексу технічних засобів та витрати на експлуатацію.

Аналіз характеристик інформаційних ресурсів з точки зору стратегічного управління показує, що деякі з них є елемен­тами автоматизованої інформаційної системи підприємства.

Основне завдання управління інформаційними системами полягає у розробці й управлінні потоками інформації в компанії з метою збільшення продуктивності й удосконалювання процесу прийняття рішень. Інформацію необхідно збирати, зберігати й обробляти таким чином, щоб вона давала відповідь на важливі тактичні і стратегічні питання. Ця функція стає все більш важливою. Інформаційні системи можуть виявитися сильною чи слабкою стороною фірми на всіх етапах стратегічного управління (формування стратегії, її реалізація, оцінка і контроль), а також можуть бути засобом досягнення конкурентної переваги.

Інформаційні системи можуть виконувати чотири основні функції:

- бути основою аналізу внутрішнього і зовнішнього середовища;

- автоматизувати рутинні операції;

- допомагати у прийнятті традиційних рішень (планування виробничих процесів, складання графіка постачань і руху матеріальних потоків тощо);

- забезпечувати інформацією процес прийняття стратегічних рішень.

Отже, інформаційна система підприємства виконує забезпечуючи функцію стосовно всіх ресурсів і, зокрема, інформаційних ресур­сів. Стратегічне управління підприємством в цілому, тобто системою фінансових, матеріальних, трудових та інформаційних ресурсів, може здійснюватися тільки в рамках інформаційної системи підприємства і підтримуватись відповідною підсистемою. Йдеться про підсистему стратегічного управління в рамках інфор­маційної системи підприємства. Якість її функціонування повинна відповідати, як було вказано вище, його рівню за іншими підсистемами.

Оцінити рівень якості елементів інформаційної системи, що реалізує кожний технологічний етап стратегічного управління, можна тільки через анкетування робітників відділу стратегічного управління. Вони самі безпосередньо у тій або іншій мірі беруть участь у виробленні стратегічних рішень і можуть оцінити, який з етапів є вузьким місцем і знижує якість стратегічного управління підприємством в цілому. Проте ці фахівці не можуть професійно оцінити витрати, які необхідні для удосконалення елементів інформаційної системи, що реалізують технологічний процес стратегіч­ного управління. Цими питаннями повинні займатися фахівці у галузі інформаційних технологій.

Пропонується декілька етапів щодо удосконалення інформаційної системи стратегічного управління на підприємстві:

- оцінка реального рівня якості забезпечення кожного техно­логічного етапу стратегічного управління з боку інформаційної системи;

- розробка переліку робіт щодо удосконалення елементів інформаційної системи з урахуванням стратегічного плану розвит­ку підприємства;

- оцінка витрат за кожним видом робіт;

- встановлення пріоритетів робіт, виходячи з технології їх проведення і впливу на ефективність стратегічного управ­ління підприємством;

- розробка декількох проектів плану удосконалення підсистеми за ступенем впливу на ефективність стратегічного управління;

- порівняння необхідних витрат з фінансовими можли­востями підприємства;

- оцінка об'єктивної необхідності підняття рівня інформацій­ної підсистеми стратегічного управління за критерієм збалан­сованої якості всіх підсистем інформаційної системи підприємства;

- вибір одного з варіантів плану, який:

а) відповідає критерію збалансованої якості всіх підсистем інформаційної системи підприємства;

б) не буде причиною зниження якості стратегічного управ­ління порівняно з якістю поточного й оперативного управління;

в) не буде причиною гіршої якості управління інформацій­ними ресурсами порівняно з фінансовими, матеріальними і трудовими ресурсами.

Запропонований підхід щодо удосконалення інформа­ційної підсистеми стратегічного управління підприємством дозво­ляє уникнути, з одного боку, зайвих капітальних вкладень і майбутніх експлуатаційних витрат, а з іншого – зниження рівня стратегічного управління через низьку якість інформаційної системи, яка його забезпечує.

 

Контрольні питання та завдання

 

1. Що таке стратегічне планування? Які принципи стратегічного планування вам відомі?

2. Назвіть зразковий склад "Стратегії фірми" як комплексного планового документа. Які вимоги ставлять до "Стратегії фірми"?

3. Що входить до складу "Стратегії маркетингу"?

4. У чому полягає склад "Стратегії забезпечення виробництва"?

5. У чому особливості розділу "Організація реалізації стратегії фірми"?

6. Перелічте вимоги до методичного забезпечення розробки "Стратегії фірми".

7. Які цілі ресурсного забезпечення стратегічного менеджменту? Наведіть приклади методів забезпечення ресурсами.

8. У чому полягають задачі інформаційного забезпечення, вимоги до інформації.

9. Завдання правового забезпечення. Напрямки правового забезпечення.

10. Розкрийте поняття "технологія розробки планів". З яких основних операцій складається технологія ухвалення управлінського рішення?

11. Визначте організаційну структуру управління на прикладі підприємства.

12. Як організаційна структура управління пов’язана з виконанням стратегій?

13. Назвіть організаційні питання реалізації стратегічних планів фірми.

14. У тому полягає роль мотивації у підвищенні якості й ефективності стратегічних планів.

15. Визначте сутність стратегічної інформації. Види інформаційних потреб, їх виявлення та задоволення у системі стратегічного управління.

16. Назвіть джерела стратегічної інформації і методи її одержання (преса, монографічна література, ділова розвідка, конференції, ярмарки, виставки тощо).

17. Чому у рамках стратегічного управління не можна використовувати традиційні інформаційні системи, які орієнтовані на поточну діяльність?

18. Дайте характеристику специфіки основних елементів інформаційної системи стратегічного управління: інформації, ланок збирання, зосередження, обробки, аналізу, використання інформації і технічних засобів інформаційної роботи.