РАЗДЕЛЯЙТЕ ВАЖНОЕ И СРОЧНОЕ

Еще один способ расстановки приоритетов - разделение важного и срочного. Срочное - это экстренное задание, имеющее значимость то­лько в настоящий момент. Это может быть телефонный звонок или критическая ситуация. Важное - это задание, выполнение или невы­полнение которого имеет серьезные последствия (см. рисунок 2.1).

Важное и одновременно срочное дело - задание, как говорится, «горящее». Им необходимо заняться в первую очередь, и приступить к выполнению немедленно. От него может зависеть ваша работа. По­следствия невыполнения важной и срочной работы могут быть весьма серьезными. Подобный вид заданий обычно связан с внешними требо­ваниями и другими людьми. Над ними проводит время большинство из нас.

Задания важные, но не срочные можно отложить, хотя бы на вре­мя. Но не забывайте, что, помимо всего прочего, они влекут за собой серьезные длительные последствия, положительные либо отрицате­льные.

Удвойте свою производительность

 

Срочно

Не срочно

 

Важно Не важно

Рисунок 2.1. Важность против срочности

Например, написание важного отчета, какие-нибудь учебные кур­сы, общение с подрастающими детьми, даже занятия спортом - все это примеры дел важных, но не срочных. Их вполне можно отложить на по­том, что зачастую и происходит. Но в перспективе вы можете столкну­ться с их значительными последствиями, положительными или же от­рицательными.

Подобные задания могут послужить вам рычагом и дать возмож­ность умножить свои усилия. Чем больше времени и внимания вы уде­ляете делам важным, но не срочным, тем эффективнее и продуктивнее ваша деятельность станет в будущем.

□ Срочные, но не важные дела включают телефонные звонки, разговоры с коллегами, желающими что-то с вами обсудить, а также входящая корреспонденция. Эти дела кажутся неотложными, но с учетом возможных последствий, не имеют ни малейшей значимости. Большинство людей убивают огромное количество времени па срочные, но не важные дела. Создавая впечатление занятости,они зачастую обманывают самих себя, полагая, что занимаются важными делами, хотя на самом деле это не соответствует действительности.

□ Дела, которые не являются ни важными, ни срочными, - это про­сто пустая трата времени, особенно если они отвлекают вас от бо­лее результативной деятельности. Многие люди тратят на них
половину своего времени. Они ошибочно полагают, что заняты
чем-то полезным, - просто потому, что занимаются этим на рабо­чем месте.

Главный ключ к высокой производительности - фокусирование на выполнении всех важных и срочных дел, а затем концентрация на важ­ных, но не срочных вещах. А все остальное откладывайте или поручайте Другим. Приучите себя не тратить силы и время на срочные, но не важные дела и тем более - на дела, не являющиеся ни важными, ни срочными.

26_________________________________________ Брайан Tpciicn. «Точка фокуса»

ТРИ ВОПРОСА

ЛЛЯ ВЫСОКОЙ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ

1. «Каковы мои самые полезные функции?» Что из того, чем вы
занимаетесь, приносит наибольшую пользу?

2. «За что мне платят?» Для достижения каких конкретно результатов вас наняли на эту работу?

3. «Каким образом я использую свое время наиболее эффективно?» Это ключевой вопрос в управлении временем и личностью. Он должен звучать каждый час каждого дня. Каков бы ни был ваш ответ, вы должны посвящать этому заданию если не все, то большую часть своего времени.

Проанализировав свою работу и определившись с наиболее значи­мыми заданиями, заставьте себя приступить к ним без промедления и довести до полного конца.

Когда вы концентрируетесь на выполнении одного задания, не от­влекаясь на постороннее, то справляетесь с ним гораздо быстрее, чем начиная, потом забрасывая, потом снова возвращаясь и начиная зано­во. Вы можете уменьшить количество времени, затрачиваемого на основное задание, практически на 80%, просто отказавшись занимать­ся посторонними делами.