Формы внутренних отчетов

Внутренняя отчетность индивидуальна. Она отрица­ет шаблонный подход. Тем самым можно выделить клас­сификационные признаки, характеризующие общие под­ходы к характеристике форм отчетности.

1. По содержанию информации внутренние отчетыподразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т. п.) и содержат информацию о выполнении планов, использовании планов и использовании ресурсов за данный период. Тематические отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам и другим, не входящим в оценочные плановые показатели, подконтрольные центру ответственности. Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по от­дельным аспектам деятельности.

2. По уровням управления различают оперативные от­четы, текущие и сводные отчеты.

Оперативные отчеты представляются на нижнем уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются ежене­дельно и ежемесячно. Текущие отчеты содержат агрегированную информа­цию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального. Сводные отчеты представляются для высшего управ­ленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий контроль деятельности и контроль управленческого пер­сонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

3. По объему информации внутренние отчеты подраз­деляются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

Сводка - это краткие сведения об отдельных по­казателях деятельности подразделения за короткий пе­риод, иногда за день, за неделю.

Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контро­лируемых показателях данного центра ответственности.

Общие финансовые отчеты составляются по органи­зации в целом и содержат информацию, соответствую­щую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

4. По формам представления внутренние отчеты сос­тавляются в табличной, графической или текстовой форме.

Табличная форма представления внутренней отчет­ности является наиболее приемлемой и для составите­лей, и для пользователей.

Большая часть внутренней отчетной информации вы­ражается цифровыми показателями, которые удобнее все­го представлять в табличной форме. Для пояснений к отчету может быть приложена за­писка с комментариями и раскрытием основных показа­телей.

Графическая форма наиболее наглядна, не нужно только перегружать графики и диаграммы излишней цифровой информацией, стараться уместить в один гра­фик (диаграмму) всю имеющуюся информацию.

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствует цифровая информация либо ее объем незначителен, но нужно подробно объяс­нить взаимосвязь и значение представляемой информа­ции. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах.