Лабораторна робота № 7.

Лабораторна робота № 7.

СУБД Access. Форми. Звіти.

Мета роботи: одержати практичні навики по створенню, редагуванню й використанню форм та звітів.

Хід роботи

1. Підготовка до роботи.

1.1. Увімкніть живлення комп'ютера і дочекайтеся завантаження операційної системи.

1.2. Завантажте Microsoft Access.

1.3. Відкрийте базу даних Приймальня комісія, створену в попередній лабораторній роботі.

 

2. Створення форм і робота з ними.

Форми служать для організації інтерфейсу користувача з таблицями даних. Форми дозволяють створити засоби різноманітного вибору значень полів, у яких для представлення припустимих значень застосовуються скорочені кодові значення. Вірно сконструйовані форми прискорюють уведення даних і зводять до мінімуму помилки введення оператора.

Вміст і зовнішній вигляд форми залежить від її призначення в конкретному додатку баз даних.

Спроектуємо форму на основі таблиці Іспити. Щоб створити таку форму за допомогою майстра форм, виконайте наступні дії:

2.1. Активізуйте вкладку Формы вікна бази даних.

2.2. Клацніть на кнопці Создать. На екрані відобразиться діалогове вікно Новая форма.

2.3. Виберіть спосіб створення форми - Мастер форм із списку. Назва таблиці на цьому етапі можна не вказувати.

2.4. Клацніть на кнопці ОК. На екрані відобразиться перше діалогове вікно Мастера форм.

2.5. У списку Таблицы / запросы виберіть таблицю Іспити.

2.6. Клацніть на кнопці із символом >>;, щоб перенести всі поля зі списку Доступные поля в список Выбранные поля. Для переносу поля можна також двічі клацнути на імені поля, що переноситься.

2.7. Клацніть на кнопці Далее, щоб відобразити друге діалогове вікно.

2.8. Установіть опцію в один столбец, якщо вона не установлена в другому діалоговому вікні.

2.9. Клацніть на кнопці Далее.

2.10. Виберіть стиль оформлення форми в наступному діалоговому вікні майстра форм. Наприклад, Облака.

2.11. Клацніть на кнопці Далее.

2.12. У поле Задайте имя формы введіть ім'я форми. Access за замовчуванням уводить ім'я таблиці, на основі якої створюється форма. Залишіть його без змін.

2.13. Активізуйте опції изменение макета формы, щоб надалі мати можливість вносити у форму зміни.

2.14. Натисніть кнопку Готово. На екрані з'явиться готовий макет форми.

2.15. Збережете форму командами Файл / Сохранить.

2.16. Виконайте команди Вид / Режим формы, щоб побачити, як виглядає форма в роботі.

Access перейде в режим форми і відобразить у формі перший запис таблиці Іспити.

2.17. Вивчіть кнопки на панелі інструментів.

2.18. Додайте в таблицю Іспити новий запис, використовуючи для цього кнопку Новая запись на панелі інструментів (можна використовувати команди Вставка / Новая запись панелі інструментів). На початку всі поля нового запису будуть порожні, а курсор буде розташований у першому полі нового запису. Послідовно пройшовши через усі поля, введіть дані.

2.19. Введіть 5 додаткових записів у таблицю.

2.20. Відредагуйте будь-який запис. Редагування записів нічим не відрізняється від їхнього введення. Поруч із записом, що редагується, символ трикутника заміщається символом олівця, що вказує на процес редагування. Для переходу по записах можна використовувати кнопки переходу по записах Предыдущая або Следующая, а також можна використовувати кнопку Найти.

2.21. Скасуйте зміну запису командами Исправления / Возобновить запись. Можна виконати цю ж дію, клацнувши на кнопці Отменить панелі інструментів, відразу ж після збереження запису в таблиці.

2.22. Виконайте команди Исправления/Удалить запись, щоб видалити поточний запис. Можна використовувати кнопку Удалить запись на панелі інструментів.

2.23. Перейдіть в режим конструктора форм командами Вид / Конструктор.

Форма в цьому режимі складається з трьох областей: Заголовок формы, Область данных і Примечание формы. Хоча форма має розділи Заголовок формы й Примечание формы, жоден із них не займає місця у формі. Саме тому смуга Заголовок формы стикається зі смугою Область данных, а смуга Примечание формы стикається з нижнім краєм форми.

2.24. Змініть висоту області Заголовок формы, для чого підведіть покажчик миші до верхнього краю розділу смуги (він прийме вид лінії з двома вертикальними стрільцями), потім перетягнете смугу вниз і установіть потрібний розмір.

2.25. Клацніть кнопку Надпись на панелі елементів.

2.26. Перемістіть покажчик миші, що змінився, в область заголовка форми і натисніть кнопку миши.

2.27. Введіть заголовок форми, наприклад, Форма для введення й редагування даних інатиснітьклавішу Enter.

2.28. Збільшить розмір форми, розтягнувши її вправо, для чого підведіть покажчик миші до правого краю форми (він прийме вид лінії з двома вертикальними стрілками), потім перетягнете край вправо й установіть потрібний розмір

2.29. Установіть для заголовка форми інший розмір шрифту і жирний стиль шрифту.

2.30. Вставте в заголовок будь-яку ілюстрацію, використовую відомий вам механізм OLE.

2.31. Переключіться в робочий режим форми командами Вид / Режим формы, щоб оцінити зроблені у формі зміни.

2.32. Самостійно створіть форми для таблиць Факультет, Спеціальність, Дисципліна.

2.33. Протестуйте роботу створених вами форм у режимі Форма..

2.34. Створіть форму для таблиці Абітурієнт, задавши до неї перераховані нижче поля:

· Ном_екз_біл;

· Прізвище;

· Ім'я;

· По батькові;

· Адреса;

· Телефон.

Задайте:

тип форми – в один столбец:

стиль оформлення – Глобус;

ім'я форми – Абітурієнт;

опція смена макета форми повинна бути активізовані

2.35. Збережіть проект форми.

2.36. Збільште ширину форми, для чого установіть покажчик миші на обмежувальну лінію у вікні форми (покажчик прийме вид двонаправленої стрілки) і перемістіть її вправо, після чого відпустіть кнопку миші.

2.37. Змініть висоту Области данных форми, для чого підведіть покажчик миші до нижнього краю Области данных (він прийме вид лінії з двома вертикальними стрільцями), потім перетягнете область даних униз і установіть потрібний розмір.

2.38. Перенесіть усі поля, крім Ном_екз_біл униз, так щоб між полями Ном_екз_біл і Прізвище можна було б уставити два елементи керування. Для переносу полів необхідно:

2.38.1. Установити покажчик миші ліворуч від першого поля, яке переносимо (так щоб воно при цьому було не маркіроване).

2.38.2. Перетягніть покажчик миші, утримуючи натиснутої кнопку, так щоб створити прямокутну рамку, що охоплює усі виділені об'єкти.

2.39.3. Відпустіть кнопку миші, і всі поля, що потрапили в рамку (у тому числі й ті, що потрапили частково) будуть маркіровані.

2.39.4. Установіть покажчик миші на границю виділеної рамки, щоб він мав вигляд розкритої долоні, і перемістіть поля, утримуючи кнопку миші натиснутою.

2.39.5. Відпустіть кнопку миши і всі виділені поля будуть перенесені.

2.40. Клацніть на кнопці Мастера панелі елементів, щоб активізувати майстрів.

У випадку відсутності панелі елементів на екрані варто активізувати її командами Вид / Панели инструментов / Панель элементов.

2.41. Клацніть на кнопці Поле со списком панелі елементів. Покажчик миші, потрапляючи в активну область форми, перетворюється в символ поля зі списком.

2.42. Перемістіть символ поля со списком і помістіть під поле Ном_екз_біл області дані форми.

2.43. Клацніть мишею для того, щоб зафіксувати Поле со списком в області даних. На екрані з'явиться перше діалогове вікно майстра Создание полей со списком.

2.44. Установіть опцію поле со списком использует значения с таблицы или запроса, якщо вона не встановлена.

2.45. Клацніть на кнопці Далее.

2.46. Виберіть таблицю Факультет у списку таблиць.

2.47. Клацніть на кнопці Далее.

2.48. Перенесіть усі поля зі списку Доступные поля в список Выбранные поля.

2.49. Клацніть на кнопці Далее.

2.50. Четверте діалогове вікно відображає список значень для поля зі списком. За замовчуванням установлений прапорець Спрятать ключевой столбец, Він застосовується винятково для надання значень даних полю Назв_фак. Клацніть на кнопці Далее для переходу до наступного вікна майстра.

2.51. Установіть прапорець Сохранить в поле і відкрийте список, розташований праворуч від нього.

2.52. Виберіть зі списку Код_фак.

2.53. Клацніть на кнопці Далі.

2.54. У поле задайте підпис, що містить поле зі списком, уведіть Факультет і натисніть кнопку Готово.

2.55. Переключіться в Режим формы і перевірте роботу поля зі списком.

2.56. Переключіться назад у Режим конструктор.

2.57. Повторіть кроки 2.41. – 2.55. для створення поля зі списком Спеціальність.

2.58. Виконайте команди Правка / Выделить все

2.59. Виконайте команди Формат / Выровнять / по левому краю.

2.60. Виконайте команди Формат / Размер / по размеру данных

2.61. Виконайте команди Формат / Интервал по вертикали / сделать равным

2.62. Відформатуйте всі поля форми за своїм розсудом, змініть тип і розмір шрифту.

2.63. Для поліпшення зовнішнього вигляду форми введіть в область заголовка назви форми, а також вбудуйте туди ілюстрацію, яка відповідає формі.

2.64. Оцініть створену форму в Режиме формы.

2.65. Використовуючи форму, уведіть кілька записів у таблицю Абітурієнт.

2.66. Закрийте вікно форми зі збереженням.

 

 

3. Звіти в Access.

Звіт – кінцевий продукт більшості додатків баз даних. Звіт Access – це стрічкова форма особливого роду, сконструйована спеціально для друку. Для його створення Access комбінує дані таблиць, запитів і навіть форм. Звіт призначений для друку і широкого поширення.

Складемо звіт за результатами здачі вступних іспитів із групуванням даних по дисциплінах.

Для створення звіту виконайте наступні дії:

3.1. Активізуйте вкладку звіти у вікні бази даних.

3.2. Клацніть кнопку Создать На екрані з'явиться діалогове вікно Новый отчет.

3.3. Виберіть із списку метод створення звіту – Мастер отчетов.

3.4. Клацніть кнопку ОК. Відкриється перше діалогове вікно Создание отчетов.

3.5. У списку Таблица / запрос виберіть таблицю Іспити.

3.6. У списку Доступные поля виберіть поля, що будуть входити у звіт і перенесіть них у список Выбранные поля. З таблиці Іспити у звіт необхідно включити поля Ном_екз_біл й Оцінка.

3.7. Відкрийте ще раз список Таблица / запрос і виберіть там таблицю Абітурієнт.

3.8. Включіть із цієї таблиці поля Прізвище, Ім'я, По батькові.

Стовпець Прізвище повинен розташовуватися у звіті після стовпця Ном_екз_біл, тому виберіть поле Ном_екз_біл у списку Выбранные поля, клацніть на поле Прізвище в списку Доступные поля, потім – на кнопці >;. Access перенесе поле Прізвище в список Выбранные поля і вставить його між полями Ном_екз_біл і Оцінка.

3.9. Перенесіть поля Ім'я і По батькові аналогічним образом.

3.10. Включіть у звіт поле Назв_дисц із таблиці Дисципліна. Для цього відкрийте список Таблица / запрос і виберіть таблицю Дисципліна.

3.11. Перенесіть поле Назв_дисц із списку Доступные поля в список Виделенные поля.

3.12. Клацніть кнопку Далі, щоб перейти в друге діалогове вікно Создание отчетов для вибору типу представлення даних.

3.13. Клацніть у списку на опції по дисципліна.

3.14. Клацніть по кнопці Далее, щоб перейти в наступне діалогове вікно.

3.15. Оскільки ми уже визначили групування даних за назвою дисципліни, то клацніть по кнопці Далее, щоб перейти в наступне діалогове вікно.

3.16. Укажіть у першому списку, що розкривається, поле, по якому необхідно відсортувати дані. Нехай це буде поле Ном_екз_біл. За замовчуванням призначається сортування По возрастанию.

3.17. Клацніть по кнопці Итоги На екрані відобразиться вікно Итоги.

3.18. Установіть прапорець Avg для обчислення середнього значення по полю Оценка.

3.19. У групі опцій Показывать активізуйте опцію данные и итоги. Це дозволяє включити у звіт усі поля, а наприкінці кожної групи і всього звіту містяться поля підсумків.

3.20. Клацніть на кнопці Ок, щоб повернутися в діалогове вікно Создание отчетов

3.21. Клацніть по кнопці Далее, щоб перейти в наступне діалогове вікно.

3.22. Виберіть вид макета для звіту. Для даного звіту виберіть опцію ступенчастый. В області попереднього перегляду в лівій частині вікна можна переглянути обраний макет.

3.23. За замовчуванням у вікні встановлений прапорець Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Як правило, дану опцію варто залишати без зміни, оскільки це забезпечить економію папера й читабельність звіту.

3.24. У групі Ориентация виберіть орієнтацію друкованого аркуша.

3.25. Клацніть по кнопці Далее, щоб перейти в наступне діалогове вікно.

3.26. Виберіть один із попередньо заданих стилів звіту за своїм розсудом. У лівій частині вікна можна переглянути заданий стиль.

3.27. Клацніть по кнопці Далее.

3.28. Уведіть ім'я звіту: Результати здачі іспитів. Під цим ім'ям звіт буде збережений.

3.29. Активізуйте опцію Изменение структуры отчета.

3.30. Клацніть по кнопці Готово. Майстер звітів створить звіт і відобразить його в режимі конструктора.

3.31. Проаналізуйте проект створеного вами звіту.

3.32. Виконайте команди Вид / Образец, щоб оцінити зовнішній вигляд звіту.

Зверніть увагу, що напису полів Ном_екз_біл і Назв_дисц у розділі Верхний колонтитул збігаються з назвами полів у таблицях. Звіт буде привабливіший, якщо дати звичні для нас назви.

3.33. Переключіться в режим конструктор командами Вид / Режим конструктор.

3.34. Маркіруйте поле Назв_дисц у розділі Верхний колонтитул.

3.35. Виконайте команду Свойства контекстного меню. На екрані з'явиться вікно Надпись.

3.36. Для властивості Подпись уведіть значення Дисципліна. Майстер звітів підставляє текст властивості Подпись як заголовок стовпця звіту.

3.37. Закрийте вікно Надпись.

3.38. Виконайте ті ж зміни для заголовка поля Ном_екз_біл. Як заголовок уведіть значення Номер квитка.

3.39. Виконайте команди Вид / Образец, щоб оцінити зроблені у звіті зміни.

3.40. Переключіться в режим конструктор.

3.41. Аналогічно, замініть напис Avg у розділі Примечание группы на Средний бал.

3.42. За замовчуванням майстер звітів включає в розділ Примечание группы поле, що обчислюється, що відображає ім'я поля, що групує, ( Код _ дисц) і його значення, для ідентифікації підсумкових полів примітки групи.

Видаліть його, виділивши щигликом миші.

3.43. Оцініть зовнішній вигляд вашого звіту, переключивши в режим Предыдущего просмотра командами Вид / Предыдущий просмотр.

3.44. Закрийте вікно конструктора зі збереженням змін у макеті звіту.

3.45. Самостійно створіть звіт, що містить наступні поля:

· Ном_екз_біл;

· Назва факультету;

· Назва спеціальності;

· Прізвище;

· Ім'я;

· По батькові;

· Адреса.

Дані у звіті повинні бути згруповані за назвою факультету, а потім за назвою спеціальності.