Процесс для постоянного улучшения

Стратегической целью организации должно быть постоянное совершенствование процессов в целях улучшения деятельности организации и получения выгоды для ее заинтересованных сторон.

Существует два фундаментальных подхода к осуществлению деятельности по постоянному улучшению процесса:

проекты значительных (решительных) изменений, которые ведут либо к пересмотру и улучшению существующих процессов, либо к внедрению новых процессов; обычно эти проекты осуществляются комплексными группами вне рамок повседневной деятельности;

постоянная деятельность по улучшению, осуществляемая небольшими шагами отдельными сотрудниками в рамках существующих процессов.

Проекты значительных изменений обычно предусматривают серьезное перепроектирование существующих процессов и поэтому в их состав следует включать:

определение целей и допустимых пределов проекта по улучшению;

анализ существующих процессов (процессы "как они есть") и реальных возможностей для их изменений;

определение и планирование улучшения процесса;

внедрение улучшения;

проверка и одобрение (утверждение) улучшения процесса и

оценка достигнутого улучшения, включая уроки на будущее.

Проекты кардинальных изменений следует осуществлять результативным и эффективным образом, используя для этого методы управления проектами. После завершения преобразований следует разработать новый план проектов по улучшению, который будет являться основой для обеспечения постоянного управления процессами.

Сотрудники организации являются самым лучшим источником идей по небольшим постоянным улучшениям процессов и часто принимают участие в деятельности рабочих групп. Деятельностью по постоянному улучшению процессов небольшими шагами следует управлять в целях понимания достигнутых результатов. Сотрудников организации, участвующих в этой деятельности, следует наделить необходимыми полномочиями, оказать им техническую поддержку и выделить ресурсы, необходимые для реализации изменений, связанных с улучшением.

В действия по постоянному улучшению, осуществляемые любым выбранным способом, следует включить:

Причины улучшения: следует выявить проблему, связанную с процессом, и отобрать области, подлежащие улучшению, выделяя причины, по которым надо действовать именно там.

Текущее состояние: следует оценить результативность и эффективность существующего процесса. Следует собрать и проанализировать данные, необходимые для выявления тех проблем, которые возникают особенно часто. Следует отобрать конкретные проблемы и установить цели по улучшению.

Анализ: следует выявить и проверить коренные причины проблемы.

Определение возможных решений: следует изучить альтернативные решения. Следует отобрать и реализовать наилучшее решение, а именно, то из них, которое устраняет коренные причины проблемы и предотвращает ее повторное возникновение.

Оценка результатов: следует убедиться в том, что проблема и ее коренные причины устранены или ее влияние снижено, что выбранное решение действенно и что цели улучшения достигнуты.

Внедрение и стандартизация нового решения: старый процесс следует заменить улучшенным, чем обеспечить предупреждение повторного возникновения проблемы и ее коренных причин.

Оценка результативности и эффективности процесса после завершения действий по улучшению: следует провести оценку результативности и эффективности проекта по улучшению, а также оценить возможность применения данного решения в других местах организации.

Процесс по улучшению следует повторить в отношение других имеющихся проблем, а также для разработки целей и выработки решений в отношении будущих улучшений процессов.

Для того, чтобы повысить вовлечение сотрудников в деятельность по улучшению и их осознанность, руководству организации следует рассмотреть следующие возможности:

формирование небольших групп и проведение выборов лидера (руководителя группы) из числа ее членов;

предоставление сотрудникам права контролировать и улучшать свои рабочие места и

повышение уровня знаний, опыта и мастерства сотрудников как составной части общих усилий организации в области менеджмента качества.