Создание простых текстовых документов

К этим операциям относятся: создание документа, ввод текста, редактирование текста, форматирование текста, установка параметров документа, просмотр документа, сохранение документа, печать документа.

Создание документа. Существует несколько способов создания документа: автоматически при открытии Word; кнопка «Office»-Создать; использование клавиш Ctrl +N.

Кроме работы с пустым документом существует работа с шаблонами. Шаблон – это особый вид документа (заготовка), представляющий специальные средства для быстрого оформления документа. Шаблон может содержать рисунок, стандартный текст, оформление, стили и т.д. Для использования шаблонов нужно выполнить команды: кнопка «Office»–Создать–Общие шаблоны – выбрать нужную вкладку и из списка выбрать подходящий шаблон.

Установка параметров страницы. Для установки размеров и границ страницы используется диалоговое окно Параметры страницы, которое открывается командами Разметка страницы-Параметры страницы из строки горизонтального меню. Выбрав вкладку Поля, можно установить отступы от всех краев листа бумаги. Поле – это область страницы, где не может размещаться текст. Отступы – расстояние от границ левого и правого полей до текста. Страница – это часть текста, ограниченная линиями разделения страниц. Существует понятие логической и физической страницы, параметры страницы и документа показаны на рис. 1.2.

 

Рис.

 

 

Рис. 1.2. Параметры страницы и текстового документа

Для установки размера бумаги нужно использовать вкладку Разметка страницы-Параметры страницы - Бумага- Размер бумаги, которая позволяет установить не только размер листа, но и его ориентацию при печати.

Ввод текста. Обычный способ ввода текста – с клавиатуры, в которой учитывается переключение алфавита. Переключить алфавит можно следующими способами: Ctrl + Shift; Alt + Shift; щелчок на панели задач на индикации алфавита. При вводе текста используется текстовый курсор, который представляет собой вертикальный штрих, указывающий, куда в следующий момент времени будет вводиться знак текста, вставляться таблица или рисунок. Передвигать текстовый курсор можно с помощью клавиш управления курсором или с помощью мыши, произведя щелчок в нужном месте документа. При вводе текста нужно помнить, что:

· заглавная буква набирается при нажатой клавише Shift;

· текст, состоящий только из заглавных букв вводится при включенной клавиши Caps Lock;

· для поднятия текста вверх по странице – щелчок мыши в том месте, куда хочется поднять текст, и нужно нажать клавишу DEL;

· чтобы опустить текст вниз по странице – щелкните мышкой перед текстом и нажмите клавишу Enter;

· если при вводе текста была допущена ошибка, она устраняется удалением символов клавишами Back Space или Del;

· ввод символов, которых нет на клавиатуре осуществляется командами Вставка–Символы и в открывшемся диалоговом окне нужно выбрать требуемый символ;

· все операции ввода, редактирования и форматирования протоколируются и поэтому необходимое количество последних действий можно отменить на Панели быстрого доступа – Отменить;

· при вводе текста используются начертания и размер шрифта, которые устанавливаются с помощью меню Главная – Шрифт или при выделении объектов нужная панель появится сверху.

· при вводе текста различают символ, слово, строку, предложение, абзац. Символ – наименьший элемент, с которым оперирует текстовый редактор. Примерами символов являются буквы, цифры, знаки пунктуации и др. Слово – набор символов, ограниченных с двух сторон пробелами или знаками препинания. Строка – набор слов или символов, расположенных в одну линию (без переносов). Предложение – набор символов и слов, ограниченных с двух сторон знаками препинания. Абзац – это участок текста, который находится между двумя нажатиями клавиши Enter;

· Word автоматически переносит в начало следующей строки слова, выступившие на правое поле, поэтому клавишу Enter в конце каждой строки нажимать не нужно, она используется только в конце абзаца;

· чтобы перейти на новую строку в пределах абзаца необходимо использовать клавиши Shift+Enter;

· установка неразрывного дефиса, препятствующего нежелательному разрыву словосочетания, можно осуществить клавишами Ctrl + Shift + ”—“, а установка неразрывного пробела, препятствующего разрыву взаимосвязанных фрагментов – клавишами Ctrl + Shift +” “;

· мягкие переносы слова, часть которого выступает на правое поле осуществляется клавишами Ctrl + “—“. Мягкие переносы отображаются, если установлен флажок Автоматическая расстановка переносов в диалоговом окне Расстановка переносов, которое вызывается командами меню Сервис-Язык-Расстановка переносов.

При вводе текста можно менять его атрибуты. Атрибут текста – параметр, который может быть изменен (размер символа, шрифт, цвет, величина отступа, красная стока – первая строка абзаца, имеющая отступ вправо).

Установить отступы в Word можно с помощью маркеров горизонтальной линейки меню (рис. 1.3) или командами меню Главная-Абзац-Отступы и интервалы

Рис. 1.3. Маркеры горизонтальной масштабной линейки для установки отступов

 

Режимы просмотра документов. В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы просмотра документа:

· режим разметки страниц;

· режим чтения;

· режим Web-документа;

· режим структуры;

· черновик;

· режимы предварительного просмотра.

Установка режима производится соответствующей командой меню Вид или при помощи Строки состояния

В режиме разметки страницы документ соответствует печатному образу: многоколончатый текст, колонтитулы, сноски и встроенные объекты. Данный режим является единственным возможным при работе с кадрами. Кадр (надпись) – это прямоугольная область документа, содержащая блок текста, таблицу, график или диаграмму, а также зарезервированная пустая область для последующей вставки в нее объектов любого вида. Вставка-Текст-Надпись

 

 

Режим чтения предназначена для просмотра документов и их схемы на экране дисплея. Для облегчения чтения текста в каждом абзаце представлен по возможности крупнее и размещен точно в окне текста. Слева от окна текста текущего фрагмента документа отображается схема документа, где представлены заголовки подразделов разных документов. Щелкнув мышью по соответствующему заголовку, можно переместиться в нужный подраздел. Уровень иерархии выводимых разделов можно изменять.

 

В режиме Web-документа можно просматривать и редактировать документ в том виде, в каком он отображается в обозревателе.

 

Режим просмотра структуры документа позволяет проанализировать структуру сложного иерархического документа, изменить и организовать ее, позволяет автоматизировано создавать оглавление документа и форматировать заголовки документа. При выполнении команды Вид-Структура документа на экране появляется панель инструментов Структура, с помощью которой можно организовать структурное оформление заголовков и текста документа. Для изменения уровня иерархии осуществляется выделение абзацев и их сдвиг с помощью кнопок панели инструментов на определенный уровень иерархии.

Команда Ссылка-Оглавление позволяет создать оглавление структурированного документа. На вкладке Оглавление этой команды можно выбрать формат оглавления и настроить его вид.

Режим предварительного просмотра позволяет просмотреть печатные страницы документа в уменьшенном виде для проверки правильности разбиения текста на страницы. Данный режим вызывается клавишей Предварительный просмотр на панели инструментов

В режиме просмотра во весь экран можно видеть текст документа без лишних экранных элементов. В данном режиме выбирать команды можно только с помощью горячих клавиш или контекстного меню.

В Word используется различный масштаб отображения документа. Масштабирование текста можно осуществить двумя путями: командами Вид‑Масштаб, и с помощью Строки состояния

 

 

Сохранение документа. Сохранение документа надо проводить регулярно. Для этого на панели быстрого доступа нажать кнопку Сохранить,

выбрать папку, где будет сохраняться документ, и ввести его название. А также можно сохранять при помощи нажатия клавиш Shift + F12. Для сохранения документов можно использовать команды: кнопка «Office» -Сохранить и кнопка «Office» - Сохранить как. Команда Сохранить сохраняет документ с текущим именем, а команда Сохранить как позволяет сохранить документ под новым именем.

Открытие существующего документа. Открытие для редактирования уже существующего документа производится с помощью команд кнопка «Office» - Открыть. По умолчанию программа Word работает с файлами, имеющими расширение *.DОC. Поэтому в диалоговом окне Открыть будут представлены файлы именно с таким расширением. Второй способ открытия существующего файла – кнопка Открыть на панели быстрого доступа.

Редактирование текста. Под редактированием понимается изменение уже существующего текста. Большинство операций правки осуществляется над предварительно выделенными фрагментами документа. Выделение фрагмента текста производится мышью следующим образом:

· слово – два щелчка на слове;

· предложение – Ctrl + щелчок в любом месте предложения;

· строка – щелчок на поле слева от строки;

· абзац – два щелчка на поле слева от абзаца или три щелчка внутри абзаца;

· любой фрагмент – установить указатель в начало фрагмента, нажать клавишу мыши и протащить указатель до конца объекта;

· вертикальный фрагмент – как любой фрагмент, но при нажатой клавише Alt;

· весь документ – с помощью команды Главная-Редактирование- Выделить-Выделить все или три щелчка мыши на полосе выделения, а еще нажатием кнопок Ctrl+Num Lock+5.

Удаление выделенного фрагмента можно производиться следующими способами:

· нажатием клавиши Del или Backspace;

· командой Главная-Удалить;

· командой Главная-Вырезать;

· командой Вырезать контекстного меню;

· нажатием кнопки Удалить в буфер на панели инструментов Стандартная;

· нажатием комбинации клавиш Shift + Del.

При использовании четырех последних вариантов фрагмент удаляется из документа и помещается в буфер обмена, который не изменяет своего содержимого до засылки в него нового фрагмента.

Фрагмент – это непрерывная часть текста, выделенная цветом.

Буфер обмена используется для перемещения и копирования фрагментов как внутри Word, так и между различными приложениями Windows. Одновременно в буфер обмена можно помещать до 12 фрагментов документа.

Перемещение выделенного фрагмента осуществляется следующими способами:

· путем перетаскивания мышью выделенного фрагмента на новое место. Перетаскивание можно выполнить и между открытыми на экране окнами одного или разных документов. Перетаскивание удобно выполнять, если исходное место фрагмента и место его вставки одновременно находится на экране в зоне видимости;

· командой Главная-Вырезать для перемещения фрагмента в буфер обмена и командой Главная-Вставить для вставки фрагмента из буфера в нужное место документа;

· командами Вырезать и Вставить контекстного меню;

· с помощью комбинации клавиш Shift + Del для помещения фрагмента в буфер обмена и Shift + Ins для вставки из буфера.

Копирование выделенного фрагмента выполняется следующими способами:

· путем перетаскивания выделенного фрагмента на новое место мышью при нажатой клавише Ctrl;

· путем перетаскивания выделенного фрагмента на новое место при нажатой правой клавише мыши, после того как клавиша мыши будет отпущена, в контекстном меню следует выбрать команду Копировать;

· с помощью команд Главная-Копировать и Главная-Вставить;

· с помощью комбинации клавиш Ctrl + Ins для копирования фрагмента в буфер обмена и Shift + Ins для вставки фрагмента из буфера.

Программа Word позволяет быстро найти и, если необходимо, заменить текст объемом не более 255 символов. Для поиска текста используются команды Главная-Редактирование-Найти, для поиска и замены Главная-Редактирование-Заменить. В диалоговом окне команды в поле Найти задается искомый текст, в поле заменить задается текст для замены и устанавливается необходимое для него форматирование. Управление поиском и заменой осуществляется кнопками Найти далее, Заменить, и Заменить все. Дополнительные параметры поиска и замены, а также направление поиска можно задать в диалоговом окне, которое открывается при нажатии кнопки Больше.

К специальным приемам редактирования текстов в Word относятся: использование режимов вставки и замены, использование тезауруса, использование режимов проверки правописания и рецензирование текста.

Текстовый процессор предоставляет возможность выбора между режимами редактирования текста – режимов Вставки и режимов Замены. В режиме вставки вводимый текст раздвигает существующий текст. Этот режим применяется при разработке основных содержательных блоков текстовых документов. В режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Этот режим применяют при редактировании стандартных форм и стандартных документов. Текущий режим правки текста индицируется на экране индикатором Замена. В режиме замены включен индикатор ЗАМ в строке состояния окна программы, в противном случае он выключен. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы.

Тезаурус – это словарь смысловых понятий (смысловых синонимов) к используемым глаголам. Для выделенного слова тезаурус вызывается командами Рецензирование-Правописание-Тезаурус или через пункт Синонимы контекстного меню.

 

В текстовом редакторе предусмотрены средства проверки орфографии и грамматики, которые могут быть реализованы в автоматическом и командном режимах. Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все изменения и дополнения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь может создавать несколько специализированных пользовательских словарей, ориентированных на различные области знаний. При рецензировании текст документа изменяется не окончательно, новый и старый варианты текста сохраняются на правах различных версий. Меню Рецензирование.

В тексте документа удобно использовать гиперссылку. Гиперссылка – это поле, содержащее адрес источника (рисунка, фрагмента документа, и др.) Свойства гиперссылки можно присвоить любому фрагменту документа.

С помощью гиперссылок удобно организовать ссылку на пояснения, примечания, всевозможно разъясняющие документы.

Для создания внутренней гиперссылки следует выделить соответствующий фрагмент документа и выполнить команду меню Втавка‑Связи-Гиперссылка‑Связать с местом в этом документе. Для создания подсказки, которая будет выводиться при установке курсора, на гиперссылке следует нажать кнопку Подсказка и ввести произвольный текст. Для создания гиперссылки на другой файл следует указать его имя и путь к нему.

Примечание используется для внесения комментариев и подготовки рецензионной информации без изменения основного текста документа. Просмотр примечаний на экране происходит в специальной области, а при распечатке вводится отдельно от документа. Для создания примечаний используется команда меню Рецензирование-Примечания-Создать приме чание. При желании можно оставить область примечаний открытой и продолжить редактирование документа. Перемещение курсора в главную область документа производится щелчком в ней или нажатием клавиши F6. Область примечаний в документе можно убрать, нажав клавишу Закрыть.

Знак примечания состоит из инициалов пользователя, сопровождаемых номером примечания. Чтобы изменить инициалы, включаемые в знак, следует выполнить команду меню Кнопка «Office»-Параметры Word и указать новое значение в поле Инициалы. Включение инициалов в знак помогает различать примечания, добавляемые к документу разными членами рабочей группы.

Форматирование текста. С понятием форматирования документа в Word связываются три основные операции:

· форматирование символов;

· форматирование абзацев;

· форматирование страниц.

К операциям форматирования относят: установку шрифта, управление параметрами абзаца, установка табуляции, работа со стилями и шаблонами, создание нумерованных и маркированных списков, оформление текста колонками, буквица, добавление границ к тексту.

Word может самостоятельно улучшать внешний вид документов. Для этого после ввода всего текста нужно воспользоваться командой Кнопка «Office»-Параметры Word-Правописание - Параметры автозамены - Автоформат при вводе

Автоформат. После применения команды Автоформат можно быстро подправить общий вид документа с помощью библиотеки стилей. При выполнении команды Автоформат можно просмотреть и, возможно, внести поправки в каждое изменение форматировании перед тем, как согласиться с ним. Для этого в диалоговом окне команды Автоформат установить нужные настройки.

На отдельные символы можно накладывать следующие атрибуты формата:

· шрифт – общий дизайн символов (вид шрифта). По внешнему виду все шрифты делятся на шрифты с засечками (серифные) и без засечек (без серифные). К серифным относится Times New Roman, к без серифным – Arial;

· размер – высота символов, измеряется в пунктах (1 пункт=¹/₇₂ дюйма);

· начертание – внешний вид (обычный, полужирный, курсив и т. д.);

· подчеркивание символа – одинарное, двойное, пунктирное или только слова (пробелы не подчеркиваются);

· эффекты – выделение символов: зачеркивание, верхний индекс (надстрочный), нижний (подстрочный) индекс, малые прописные и все прописные;

· цвет – цвет символов на экране монитора или на цветном принтере;

· интервал – расстояние, добавляемое или отнимаемое от межсимвольного интервала для получения растянутого или сжатого текста;

· смещение – расстояние, на которое символы поднимаются или опускаются, при этом размер символов не уменьшается;

· кернинг – символы в некоторых парах (например А и W) сдвигаются ближе.Word автоматически регулирует кернинг пар символов, размер которых равен или превышает значение, указанное в поле пунктов и более.

Для форматирования символов используется команда горизонтального меню Главная ‑ Шрифт или контекстного меню.

К форматированию абзаца относятся следующие категории: абзац, табуляция, обрамление и заливка, нумерация, кадр. Абзац может содержать текст, графику, таблицы и другие объекты. Форматирование абзаца выполняется командой Главная-Абзац. Отдельные установки формата могут быть сделаны также с помощью кнопок панели форматирования и горизонтальной линейки форматирования.

Диалоговое окно команды Абзац содержит следующие параметры:

· отступ – горизонтальное расположение текста относительно полей документа;

· интервал перед – дополнительный вертикальный интервал, вставляемый перед абзацем;

· интервал после – дополнительный вертикальный интервал, вставляемый после абзаца;

· межстрочный интервал – вертикальное расстояние между строками текста в абзаце;

· выравнивание – выравнивание текста абзаца;

· запрет висячих строк – предотвращает вывод одиночной последней строки абзаца в конце страницы;

· не разрывать абзац – все строки абзаца должны быть выведены на одной странице;

· не отрывать от следующего – не позволяет вставлять разрыв страницы между данными и следующим абзацем;

· с новой страницы – абзац выводится с новой страницы;

· запретить нумерацию строк – если строки документа нумеруются, абзац исключается из нумерации;

· запретить автоматический перенос слов – к абзацу не применяется автоматическая расстановка переносов.

Табуляция. В то время как поля и отступы определяют общий вид документа и абзацев, табуляции помогают размещать текст внутри абзаца. Позиции табуляции задают точки на горизонтальной линейке, по которым можно выровнять текст. Стандартные табуляторы отображаются на линейке (рис. 1.4)

 

 

Рис. 1.4. Горизонтальная масштабная линейка с видами табуляторов

 

Вид табулятора выбирается щелчком в левом прямоугольнике масштабной линейки, который называется Режим табуляции. Для быстрой установки позиций табуляции щелкайте индикатор табуляции в левой части линейки, пока не отобразится требуемый тип табуляции, а затем щелкните линейку в том месте, где требуется разместить табуляцию. Назначение каждого табулятора представлено в табл. 1.1.

 

Типы табуляции Таблица 1.1.

Значок	Типы табуляции
	Левый край текста выравнивается по табуляции
	Правый край текста выравнивается по табуляции
	Центр текста выравнивается по табуляции
	Десятичная точка числа выравнивается по табуляции
	Вертикальный отрезок в данной позиции
	Непосредственное размещение отступа первой строки
	Непосредственное размещение левого отступа тела абзаца

Установку табуляции осуществляют при нажатии клавиши TAB табуляция будет начата в указанном месте страницы.

Работа со стилями и шаблонами. Шаблон – это специальный файл, содержащий параметры форматирования документа и все средства, необходимые для выполнения соответствующего автоформатирования. Сделанные изменения в шаблонах автоматически переносятся на созданные, на их основе документы.

Стиль – это описание оформления элементов документа, которое хранится под определенным именем. С помощью стилей осуществляется автоматическое оформление текста, что значительно экономит время на оформление и обеспечивает уровень стандарта.

Различают два вида стилей:

· стили абзаца хранят информацию, имеющую отношение к абзацам текста: межстрочные интервалы, положение первой строки, выравнивание и т. д.;

· стили символа хранят наборы информации об отдельных символах: шрифты, начертание, цвета и т. д.;

Применяются эти стили только для выделенного текста. Просмотр, изменение и создание новых стилей, а также их применение к выделенному тексту осуществляется командой Главная-Стили форматирования. В правой части экрана в области задач откроется соответствующее окно, показанное на рис.1.5.

 

Рис. 1.5. Окна стилей

 

Все стили обычно делятся на четыре категории:

· все, имеющиеся в шаблоне документа;

· используемые в документе,

· специальные стили, созданные пользователем;

· доступные стили для документа.

Выбрать категорию стиля можно в раскрывающемся списке Показать: в окне Стили и форматирование. Стиль определенного типа выбирается в списке Выберите форматирование для применения в этом же окне или из списка стилей на панели Форматирования. Кнопка Создать обеспечивает создание нового стиля абзаца или символа. Для нового стиля задается формат всех его элементов в диалоговом окне Создание стиля. Можно изменить существующий стиль, для этого нужно выбрать стиль из списка окна (рис. 1.5) и вызвать контекстное меню для этого стиля и выбрать команду Изменить стиль.

Создание нумерованных и маркированных списков. Программа Word предоставляет широкие возможности для создания списков. Можно создавать следующие виды списков:

· маркированный список содержит шесть заданных символов для создания списка перечислений;

· нумерованный список содержит шесть заданных видов нумерации для создания нумерованного списка;

· многоуровневый список содержит шесть заданных видов нумерации для создания многоуровневого списка.

Для оформления текста в виде списков необходимо выделить текст, выполнить команду: Главная–Абзац и в диалоговом окне выбрать вкладку, соответствующую списку. Либо кнопки на панели форматирования. Изменить вид маркера или формат номера списка можно кнопкой Изменить.

Оформление текста колонками. При использовании газетных колонок, текст из одной колонки переходит в другую, следовательно, надо находиться в режиме разбивки страницы.

Оформить текст в виде колонок можно двумя способами: можно использовать кнопку на стандартной панели инструментов или пункты меню: Разметка страницы- Параметры страницы–Колонки. В диалоговом окне Колонки выбирается количество колонок или устанавливается в поле Число колонок. Ширина колонок может быть одинаковой или различной, в этом случае ее размеры устанавливаются для каждой колонки отдельно. Для создания заголовка ко всему тексту, оформленному в виде колонок, надо ввести заголовок в начале первой колонки, выделить его, щелкнуть на кнопку Колонки в панели форматирования и выбрать одну колонку.

Буквица. Буквица – это элемент украшения текста, так обычно оформляют первую букву раздела или текста. Для этого букву предварительно выделяют и выбирают команды меню: Вставка-Текст–Буквица. В диалоговом окне Буквица выбирают положение буквицы в тексте. После создания буквицы к ней можно применит правила форматирования: изменить цвет, начертание, шрифт.

Добавление границ к тексту. Границы используются для улучшения внешнего вида текста. Границы могут быть установлены вверху, по бокам, по всему документу и могут состоять из сплошных или пунктирных линий разной толщины.

Оформление границ текста осуществляется командами меню: Главная-Абзац‑Границы и заливка. В диалоговом окне Границы и заливка выбирается тип границы (рамка, тень, объемная, другая), выбирается тип линии для границы, цвет линий, цвет и рисунок заливки.