Согласование входов и выходов между процессами

Графическое согласование входов и выходов.Одной из самых сложных проблем при описании процессов является тщательное согласование между собой входов и выходов процессов. В ходе описания процесса и создания регламента процесса владельцы определяют входы и выходы своих процессов. Составляют спецификации на входы и выходы и определяют поставщиков этих входов, выходов, а также ресурсов, необходимых для выполнения основного назначения процесса.

Проблемы возникают в части формы и содержания продукции и документов, передаваемых из одного процесса (или подразделения) в другой. Для того чтобы избежать этих проблем, все регламенты процессов должны согласовываться между собой.

Согласование проводит владелец описываемого процесса с владельцами процессов-потребителей выходов, продукции и информации. Форма согласования может быть выбрана различная, но обязательно в письменном виде. Согласующаяся подпись владельцев других процессов может стоять на титульном листе документа под названием «Регламент процесса». Владелец процесса в ходе согласования должен однозначно описать спецификацию на вход (выход или ресурс) или дать ссылку на документ, где эта спецификация описана однозначным образом.

При необходимости можно ввести дополнительные требования по количественным, качественным или временным требованиям предоставления данного входа (выхода или ресурса). Способы формализации данного согласования могут быть выбраны различные. На рис.2 дан пример формализации взаимодействия между процессами (подразделениями), где изображено прослеживание и взаимное согласование Процесса А, который получает от Процесса Б документ по форме Ф1. В свою очередь Процесс А передает Процессу В документ по форме Ф2. После взаимного согласования и утверждения регламентов Процессов А, Б, В у владельцев этих процессов не должно возникать проблем и вопросов по взаимодействию.

Пример способа согласования процессов между собой приведен на рис.3. Здесь отображена часть общей сети процессов организации, поэтому линии, отображающие взаимосвязи, уходят за пределы рисунка. Блоки, входящие в зону ответственности владельца процесса 3, заштрихованы вертикально. Все процессы на рис.3 отражают только один уровень иерархии процессов, так они расположены на одной ступени декомпозиции и управляются владельцами примерно одного статуса.

Для иллюстрации согласования процессов между собой можно воспользоваться аналогией подключения электроприборов, так как все разъемы (вилки и розетки) должны подходить друг к другу. На рис. 3 изображены три ситуации, с которыми приходится на практике сталкивается при согласовании входов и выходов между собой.

Ситуация 1. В ходе согласования взаимодействия процессов-потребителей и процессов-поставщиков владельцу придется решать проблему согласования своих входов с внешними поставщиками. Поскольку применить к внешним поставщикам административный ресурс очень затруднительно, то владельцу процесса придется пересмотреть взаимоотношения с поставщиками и при необходимости провести сложную работу по включения в договора с ними пунктов, гарантирующих выполнение всех необходимых требований к поставке продукции. На рис. 3 эта ситуация изображена в виде входа 3.2, то есть выход 0.3 от внешнего поставщика 1.

Ситуация 2. Один и тот же результат деятельности процесса (выход) может одновременно поступать на различные входы разных процессов. Так выход 3.3 поступает на вход 5.2 процесса 5 и вход 6.5 процесса 6. В этом случае для описываемого процесса 3 должны быть установлены определенные правила, по которым производится распределение и передача выхода процессам – потребителям. Аналогично вход может поступать в процесс из различных источников, например, вход 3.2 может поступать в процесс от внешнего поставщика или от процесса 1.

Ситуация 3. Вход 3.1 не случайно изображен способом, отличающим его от остальных входов. Такое отображение позволяет описывать способы решения еще одной проблемы, возникающей при попытках состыковать взаимодействие процессов между собой. Здесь можно отметить, что вход 3.1 является агрегированным (разложенным на части) названием входа, по которому в процессе 3 от процесса 1 поступают три различных продукта А, Б и В.