Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Методика детального описания бизнес-процессов. Методика сбора информации в подразделениях




Детальное моделирование бизнес-процессов осуществляется на основе по­лученных моделей бизнес-процессов верхнего уровня. Каждая функция про­цесса верхнего уровня подлежит декомпозиции. Как правило, осуществляется одновременная декомпозиция нескольких функций процесса верхнего уровня. Параллельно работают несколько аналитиков в различных подразделениях.

Для того чтобы успешно выполнить декомпозицию процессов, желательно использовать следующие методики:

· методика сбора информации в подразделениях;

· методика формирования схем процессов с использованием выбранной нотации;

· методика проверки корректности моделей процессов (проверка на соот­ветствие нотации);

· методика проверки адекватности моделей процессов.

Методика сбора информации в подразделениях.

Цель методики - описание этапов выполнения работ по сбору информации в подразделениях и ее последующая обработка с целью использования при фор­мировании моделей бизнес-процессов.

Ключевой задачей при сборе информации является определение основных источников знаний на предприятии.

Руководитель проекта формирует пере­чень внутренних экспертов предприятия, которые должны быть проинтервью­ированы. В их число входят руководители и специалисты подразделений.

При формировании такого перечня полезно предварительно получить основную ин­формацию об этих экспертах, а именно: должность, ответственность и полно­мочия, количество подчиненных, квалификация, стаж работы, отношение к нему коллектива и т.д. Кроме того, должны быть указаны: телефон или e-mail. Выбор экспертов для интервьюирования осуществляется в подразделениях, участвую­щих в выполнении описываемых бизнес-процессов.

Как при подготовке, так и в процессе сбора информации могут быть выяв­лены другие важные источники, регламентирующие деятельность подразделе­ний, например:

· положения о подразделениях;

· должностные и рабочие инструкции;

· документы методологического характера;

· государственные и отраслевые стандарты, технические условия;

прочие документы.

 

На первом этапе необходимо определиться с целями сбора информации. Важно определить структуру данных, которые затем потребуются для форми­рования моделей процессов. Если заранее не определиться со структурой дан­ных, то в дальнейшем необходимо проводить дополнительно сбор информа­ции в подразделениях.

Если у сотрудников подразделений по три-пять раз запрашивают информа­цию, то это вызывает негативную реакцию и сопротивление. В чем дело? Когда аналитик проводит интервью, его интересует получение структурированной информации, т.е. информации, которая необходима в данный момент для мо­делирования процессов. Сотрудники, как правило, подробно рассказывают обо всех деталях процесса. Поэтому им кажется, что они изложили аналитику всю нужную информацию. Аналитик, в свою очередь, считает, что получил лишь часть интересующей его информации и будет настаивать на проведении следу­ющих интервью и т.д. После второго-третьего раза сотрудник не готов повто­рять то, что, на его взгляд, уже было неоднократно сказано.

Чтобы избежать подобной ситуации, аналитик должен обратить внимание на следующие особенности работы по организации сбора информации:

· необходимо четко представлять цели сбора информации;

· необходимо заранее формулировать ограниченный перечень вопросов (пять-шесть);

· при проведении интервью необходимо добиваться кратких ответов и на­правлять их в нужном аналитику направлении;

· предупредить сотрудника, что будет несколько интервью для получения информации в полном объеме.

После определения целей сбора информации следует проанализировать су­ществующие в подразделениях документы. Аналитики должны представлять себе основные функции, выполняемые подразделением, до начала проведе­ния интервью.

Исходя из целей сбора информации, рабочая группа разрабатывает форму анкеты, которая будет использована при проведении интервью. Отметим, что данная анкета не предназначена для заполнения сотрудником подразделения.

При подготовке к проведению интервью руководитель проекта должен про­инструктировать аналитиков по методам сбора и обработки информации. Далее будут приведены некоторые правила проведения интервью.

Руководитель проекта планирует время проведения интервью в подразделе­ниях и согласовывает даты и время с начальниками подразделений. В крупных проектах эту функцию может выполнять координатор проекта.







Дата добавления: 2015-09-19; просмотров: 2136. Нарушение авторских прав


Рекомендуемые страницы:


Studopedia.info - Студопедия - 2014-2020 год . (0.002 сек.) русская версия | украинская версия