Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

• постановка документов на контроль;

• проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

• предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

• снятие документа с контроля;

• направление исполненного документа в дело;

• учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

• информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом).

 

Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

Этап постановки документов на контроль включает в себя:

-выявление документов, требующих контроля за сроками исполнения;

-заполнение на контролируемый документ комплекта РКК с дополнительным экземпляром карточки для контрольной картотеки (раздела);

-контроль сроков нахождения документов на рассмотрении у руководства;

-внесение в РКК резолюции и передача документа в подразделение, специалисту;

-помещение РКК в контрольные картотеки (разделы) канцелярии и структурного подразделения.

 

Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки.

 

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку.

Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал.

Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота. (СМ. Приложение 1,2,3)

Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.