Стиль работы с документами.

Сколько руководите­лей, столько и способов работы с деловой докумен­тацией. Обычно выделяют следующие подходы к этой важной части управленческого труда.

«Суперисполнитель». Руководитель такого типа каж­дое утро бросается на папку с входящей документа­цией, как на врага, и не разгибается до тех пор, пока внимательнейшим образом не изучит все письма, отчеты, докладные записки, накладные и не пере­правит их в папку с исходящей. В душе он считает себя отличным работником и искренне обижается, что его почему-то обходят повышением.

Между тем такая «несправедливость» со стороны высшего начальства вполне оправдана. Во-первых, подчиненные обычно крайне недовольны таким ру­ководителем, потому что им никогда не достается сколько-нибудь интересной и самостоятельной рабо­ты. Поэтому все более или менее честолюбивые под­чиненные стараются уйти от него в другое подразде­ление, что, естественно, настораживает руководство организации. Во-вторых, этого руководителя просто нельзя повысить, потому что кроме него, никто в подразделении не знает, как решать те или иные задачи.

Он обычно старается не болеть, и ходит на работу из последних сил, пока не свалится с ног. Не видя достойного преемника, начальство не решается стро­нуть его с места. Помимо этого, есть опасность, что при таком стиле работы с документами на более вы­сокой должности он просто надорвется.

«Расфасовщик». Руководитель этого типа доводит до абсурда принцип делегирования полномочий, на­поминая центрального нападающего, который вмес­то того, чтобы организовать атаку и самому идти на штурм ворот, стремится лишь поскорее избавиться от мяча, пасуя его кому попало. Он считает, что для того и подчиненные, чтобы делать всю работу. Ха­рактерные резолюции такого руководителя: «Прошу разобраться» или «Необходимо решить».

«Расфасовщику» удается довольно быстро раски­дать гору бумаг на своем столе, до предела загрузив подчиненных. Но особенного успеха это не приносит. Напротив, ему нередко приходится выслушивать уп­реки в низком качестве документации, исходящей из его подразделения, и нарушении сроков ее подго­товки. Эти упреки вызывают раздражение у «расфасовщика», который всю вину сваливает на подчи­ненных, постоянно жалуясь, что ему «просто не с кем работать, не на кого положиться». Подобные за­явления, естественно, не укрепят его авторитет у подчиненных, да и начальство не торопится его по­вышать, хотя сам он в глубине души считает себя прекрасным организатором.

«Волокитчик». Руководитель подобного типа пита­ет искреннее отвращение к бумажной работе и про­водит за столом минимум времени, постоянно от­кладывая просмотр корреспонденции. Увы, даже самое активное участие в производственной деятельности не спасает его от недовольства начальства. Причина — в постоянном запаздывании отчетности из его под­разделения и медленной реакции на важные доку­менты, которые он удосужился взять в руки лишь тогда, когда срок ответа на них давно истек.

Как правило, «волокитчик» в последний момент мобилизуется, развивает бешеную скорость и энер­гию, и в самый последний момент документы гото­вы. При остром дефиците времени ему даже лучше работается. Но беда в том, что подобная манера ра­боты не оставляет времени на проверку рекоменда­ций или поиск более эффективных путей решения, что естественно, не ускользает от глаз начальства. Не любят «волокитчика» и подчиненные, которых раз­дражает постоянный аврал, работа в режиме пожар­ной команды.

«Антибюрократ». Он изображает из себя идейного борца с бумажками и потому утверждает, что 99 % поступающей к нему корреспонденции — мусор, пригодный лишь для свалки. Надо отдать «антибю­рократу» должное — слова у него не расходятся с делом. Подавляющую часть корреспонденции он, едва взглянув, отправляет прямиком в корзину. Необхо­димый минимум информации «антибюрократ» соби­рает за счет личных контактов с другими руководи­телями. Это помогает ему держаться «на плаву», хотя он нередко оказывается в глупом положении, когда на совещаниях у начальства начинают обсуждать важ­ный документ или проект, о котором он понятия не имеет. Начальство обычно не очень ценит и «антибю­рократов», поскольку от них редко можно дождаться ценной инициативы.