Анализ проблемной ситуации
В ходе анализа проблемной ситуации осуществляются следующие операции. 1) Определение объективности существования проблемы. Цель такой операции заключается в том, чтобы установить, есть ли в действительности проблема или она является мнимой. Анализ решений, принимаемых в управлении производством, показывает, что нередко ставятся надуманные проблемы или проблемы, не относящиеся к компетенции данного органа управления. Для их решения отвлекаются ресурсы. Проверка объективности существования проблемы до ее решения должна производиться по критерию «конечные производственные результаты». В управлении производством ежедневно принимается много различных решений. Эти решения должны быть взаимоувязаны с учетом их влияния на конечные результаты производственно-хозяйственной деятельности. В этом заключается важнейшее требование к решениям – комплексность. Для выполнения такого требования анализируется информация о состоянии объекта управления и внешней среды, определяется место и роль анализируемых объектов среди смежных объектов и объектов более высокого уровня, выявляются, структурируются и ранжируются проблемы по степени их влияния на конечные результаты работы предприятия. Ранжирование и определение объективности существования проблем позволяет в последующем определить цели и стратегические направления их решения. 2) Определение новизны проблемной ситуации. Необходимо для выявления возможных прецедентов или аналогий с целью использования прошлого опыта в данной проблемной ситуации. К сожалению, информация об имевших место проблемах и способах их решения в управлении производством хранится в основном в памяти руководителей и специалистов. Документы часто содержат очень скупые сведения о проблемных ситуациях, анализе альтернативных путей их решения, поскольку возникновение проблемы часто обусловлено недостатками в работе, наличием виновников. Важным подспорьем в накоплении такой информации является автоматизация процессов принятия решений в системах автоматизированной обработки данных предприятий и организаций. Автоматизация процессов принятия решений позволяет не только создать банк типовых управленческих решений, но и усилить интеллектуальные возможности руководителей, специалистов и экспертов, привлекаемых для принятия решений. 3) Установление причины возникновения проблемной ситуации. Выявление причин возникновения проблемной ситуации является важнейшим условием принятия правильного решения. Знание причин позволяет своевременно обнаружить проблему в момент ее зарождения. В этом случае выявляются тенденции, которые ведут к зарождению проблемы. В любой момент слежения за развитием проблемных ситуаций может быть принято решение. Отсутствие знаний о причинах возникновения проблемной ситуации приводит к тому, что проблема может возникнуть внезапно. В этом случае времени на принятие правильного решения будет меньше. Очевидно, что при прочих равных условиях качество решения будет ниже, чем в первом случае. Следовательно, мнение о том, что большинство проблем в управлении производством появляется внезапно, неожиданно, является ошибочным и свидетельствует об отсутствии механизма для выявления причин возникновения проблем. Установление причин возникновения проблемной ситуации возможно на основе полной и достоверной информации о характере и особенностях функционирования управляемого объекта. Однако сбор фактического материала о проблемной ситуации связан с дополнительными затратами и временем. Количество и качество материала, позволяющего судить о причинах появления проблемы, может быть определено следующими факторами. Во-первых, уверенностью и том, что так называемые факты действительно объективно отражают причину возникновения проблемы. Во-вторых, степенью и направлением воздействия каждого факта на рассматриваемую проблему. 4) Выявление взаимосвязи рассматриваемой проблемы с другими проблемами. Определение таких взаимосвязей позволяет установить причинно-следственную зависимость данной проблемной ситуации и способствует выработке комплексного решения. В организационно-экономических объектах управления локальные проблемы, как правило, не возникают. Появление одной проблемы влечет за собой возникновение других. Например, недостаток ресурсного обеспечения научно-технической деятельности предприятия может повлечь за собой ослабление заинтересованности аппарата управления и специалистов, занятых технической подготовкой производства в разработке и внедрении новой техники, отсутствие научно обоснованных перспективных целей научно-технического развития, разрыв договорных отношений предприятия с заказчиками и покупателями его продукции и т. п. Поэтому необходимо иметь в виду, что любое решение в области научно-технической политики затронет все сферы производственно-хозяйственной деятельности. Связь рассматриваемой проблемы можно выявлять путем написания специальных сценариев развития проблемной ситуации. Под сценарием понимается вербально-аналитическое описание существующего и прогнозируемого состояния управляемого объекта, принципиальных подходов к решению проблемы. Сценарий содержит также предварительный расчет ресурсов, необходимых для решения проблемы в рамках различных стратегических направлений их реализации. Во многих случаях сценарий позволяет выявить целую совокупность взаимосвязанных проблем, классифицировать их на главные и второстепенные, срочные и несрочные, общие и специфические. 5) Определение степени полноты и достоверности информации о проблемной ситуации. Написание объективного сценария развития проблемной ситуации в управлении производством и принятия эффективного решения возможно только в случае, если руководители и специалисты располагают полной и достоверной информацией об этой ситуации. Конкретное управленческое решение принимается на основе анализа специально отобранной для этой цели информации. Для сбора информации могут применяться различные методы: использование текущей (имеющейся) информации; личное наблюдение за управляемым объектом лицом, принимающим решение; опрос экспертов и беседы со специалистами, в ходе которых могут использоваться анкетирование, интервью, изучение документов и т. д. При анализе полученной информации в зависимости от поставленной цели также применяются различные методы. Качественная или неформализуемая информация изучается с помощью логического инструментария: сравнения, аналогий, анализа, синтеза, абстракции, обобщения, индукции, дедукции и других известных методов умозаключений и доказательств. Для обработки и анализа формализуемой информации широко используются количественные методы: группировка, составление статистических таблиц, исчисление долей, процентов, корреляционно-регрессионный анализ и другие экономико-математические методы. При решении оперативных задач н управлении производством, а также при обработке большого количества формализуемой информации целесообразно использовать электронно-вычислительную технику. Она повышает точность диагноза состояния управляемой системы и способствует принятию наиболее обоснованного решения. Использование современных средств и методов работы с информацией позволяет освободить ЛПР от рутинной работы и сосредоточить его усилия на поиске наиболее эффективного решения. Наличие предварительно обработанной информации в виде сводок, докладов, прогнозов и заключений дает возможность принимающим решение сделать выводы о развитии проблемной ситуации, о степени ее разрешимости. В процессе анализа проблемной ситуации лицо, принимающее решение, сталкивается с необходимостью получения дополнительной информации. Здесь возможны следующие варианты поведения. При наличии полной и достоверной информации нетрудно сформулировать сущность проблемы и подготовиться к принятию решения. В случае получения неполной информации возможны два варианта поведения: попытаться получить недостающую информацию, отказаться от получения недостающей информации и принимать решение в условиях имеющейся неопределенности. Выбор того или иного варианта зависит: - от возможности получения дополнительной информации; - располагаемого времени; - имеющихся ресурсов. Если выбран второй вариант, проблемная ситуация описывается неполно и доопределяется впоследствии путем формирования различных гипотетических ситуаций (гипотез, прогнозов, версий и т. п.). Конечным результатом этой операции является выявление так называемых базовых, кардинальных проблем, за решение которых надо браться в первую очередь, а также ранжирование этих проблем и выбор направления их решения с предварительной оценкой ресурсов. 6) Определение степени разрешимости проблемы. На первом этапе формирования решения важно знать хотя бы приблизительно возможность решения проблемы. Нет смысла заниматься разработкой решений для явно неразрешимой проблемы. Это сложная, но разрешимая задача. Главным инструментом ее решения является интуиция лица, принимающего решение. Важными условиями оценки степени разрешимости проблемы являются следующие. При решении проблемы руководители и специалисты стараются получить максимально возможную, а не минимально необходимую информацию о состоянии проблемной ситуации. Поэтому на этом этане следует из всей совокупности информации выбрать ключевые параметры, по которым можно судить о развитии проблемной ситуации, а оставшуюся информацию использовать на этапе поиска решения. При поиске решения часто большое значение придается сложившемуся мнению. В этом проявляется определенный консерватизм в оценке ситуации, даже если ему противоречат новые факты. Поэтому, оценивая возможность разрешения ситуации, руководители и специалисты, принимающие решения, должны абстрагироваться от сложившихся стереотипов и оценить ситуацию в свете новых, нестандартных подходов к ее разрешению. Наконец, на данном этапе можно ограничиться рассмотрением сравнительно небольшого числа альтернатив решения проблемной ситуации. При этом должно приниматься во внимание не стремление найти наилучшее решение, что сделать трудно, а порой и невозможно, а возможность найти достаточно удовлетворительное решение. Поэтому принимаются во внимание только немногие решающие факторы, сознательно устраняются побочные последствия принимаемого решения, дается схематичная и фрагментарная оценка будущего состояния производственно-хозяйственной ситуации. Формирование целей и ограничений решения Процесс принятия решения представляет собой выбор одного из возможных вариантов достижения цели, а само управленческое решение – определенный вариант (способ) достижения цели, признанный в данных конкретных условиях оптимальным (рациональным). При этом следует заметить, что «оптимальность» выбранного варианта в большинстве случаев является условной. В управлении производством всякая цель уже содержит в себе в скрытом виде критерии поиска решения. Например, когда цель заключается в повышении качества продукции, то критерием решения может быть улучшение параметров изделия, характеризующих его потребительские качества и научно-технический уровень. Следовательно, цель принимаемого решения уже известна на стадии постановки задачи при наличии проблемной ситуации. Тем не менее, после анализа проблемной ситуации возникает необходимость уточнить ранее намеченную цель. Она обусловлена рядом причин: - во-первых, формулировка целей в конкретной проблемной ситуации позволяет четко определить желаемые результаты решения и увязать их с конечными целями предприятия (организации); - во-вторых, анализ проблемной ситуации может показать необходимость изменения промежуточных и конечных целей деятельности предприятия и его структурных подразделений; - в-третьих, более тщательная проработка целей способствует поиску многоцелевого решения, что экономит время и ресурсы по сравнению с несколькими одноцелевыми решениями в управлении производством; - в-четвертых, приобретение опыта в структуризации целей работниками аппарата управления позволяет перейти от ситуационного к программно-целевому управлению, особенно в таких областях производственно-хозяйственной деятельности, как перспективное и текущее технико-экономическое и социальное планирование; управление технической подготовкой производства, материально-техническим обеспечением, капитальным строительством, финансовой деятельностью, маркетингом и т.п. Формирование целей решения осуществляется, как правило, методом логического мышления. Применение формальных методов исключено в обозримом будущем. Что касается способов задания целей, то они могут быть самыми разнообразными: от их простого перечня до построения графа (дерева) целей с характеристиками их приоритетов. При формировании целей решения необходимо учитывать основные направления деятельности предприятия (организации): - научно-техническое; - производственно-технологическое; - организационно-экономическое; - социальное; - охрана окружающей среды. Необходимо, чтобы цели имели количественную оценку, ибо в процессе реализации решения возникнет необходимость измерить степень достижения цели, предусмотренной решением. Далее, в соответствии со степенью достижения поставленной цели определяется уровень материального стимулирования работников. И, наконец, количественная определенность целей необходима для сравнения решений между собой в процессе их ранжирования. Причем достижение одной цели может характеризоваться несколькими критериями. Например, цель – совершенствование процесса подготовки, принятия и реализации решений может характеризоваться следующими критериями: наличие четко отработанных процедур принятия и реализации решений в технологическом процессе контроля за выполнением решений; достаточность и объективность информации, необходимой для принятия решения; имеющийся дисбаланс между задачами решений и ресурсами, выделяемыми на реализацию решений; уровень исполнительской дисциплины работников аппарата управления; уровень гласности в процессе подготовки решений; степень экспертной подготовки проблемных вопросов и т. п. В управлении производством решение проблем во многих случаях носит многоцелевой характер, т.е. в решении предусматривается несколько целей. В связи с этим возникает необходимость их ранжирования. Приоритеты целей представляют собой меры важности целей в устранении проблемной ситуации. На данном этапе принятия решения измерение приоритетов производится в качественной и количественной шкале с помощью метода ранжирования и метода непосредственной оценки. Процесс формирования целей искомого решения неразрывно связан с ограничениями. Ограничения – это условия, отражающие влияние внешних и внутренних факторов, которые необходимо учитывать при принятии решения. Наиболее характерными ограничениями являются экономические, политические, технические, психологические и т. п. Среди экономических ограничений важное место занимают трудовые, материальные и денежные ресурсы. Исследование ограничений на этапе поиска различных вариантов решения позволяет исключить те из них, которые не обеспечиваются ресурсами или выходят за рамки других ограничений. Так же, как и цели, ограничения могут носить качественный или количественный характер, поэтому методика их формирования во многом сходна с методикой формирования целей. Их выбор и оценка могут производиться рассмотренными выше методами.
|
