Внедрение информационных систем, контроля производительности и механизмов управления

В сегодняшней бизнес-среде конкурентное преимущество получают компании, способные

получать самую актуальную информацию и обеспечить эффективное применение знаний.

Точная информация позволяет оптимизировать деятельность. Каждой организации нужна система сбора и хранения данных, отслеживания ключевых показателей производительности, выявления проблем, поиска стратегически значимой информации. Телефонные компании создали совершенные информационные системы для измерения качества сигнала, контроля количества соединений, прерываний, ошибочных соединений, обнаружения ошибок при выписке счетов и пр. Авиакомпании внедряют информационные системы контроля задержек при посадке на борт, своевременности отправления и прибытия, времени обработки багажа, заявлений об утере багажа, запасов продуктов питания и напитков, случаев “двойных” билетов, задержек из-за техобслуживания и неисправностей. Сегодня практически все компании предоставляют персоналу отделов обслуживания оперативный доступ к электронным базам данных, чтобы работники быстро передавали клиентам запрашиваемую информацию и осуществляли индивидуальное обслуживание. Компаниям, которые расширяют полномочия своих работников, необходимы системы измерения параметров и обратной связи, контролирующие деятельность каждого сотрудника во избежание дублирования и превышения полномочий¹⁵.

Точная и своевременная информация позволяет организации отслеживать продвижение к цели и оперативно принимать корректирующие меры.

С помощью Internet менеджеры могут контролировать ход работ и каждодневные процессы, добиваясь надлежащей эффективности и предпринимая в случае необходимости корректирующие действия. Внедрение информационных систем особенно важно для систематизации пяти видов данных: клиенты, текущая деятельность, работники, поставщики и партнеры, финансовые показатели. Все ключевые стратегические показатели эффективности надо оценивать так часто, настолько это осуществимо практически. Многие компании розничной торговли ежедневно составляют отчеты о реализации по каждому магазину и ведут ежеминутный учет товарных запасов и данных о реализации каждого наименования товара. Производственные предприятия составляют отчеты о производительности, как правило, ежедневно и контролируют производительность труда каждой смены. Многие компании розничной торговли и компании-производители создали электронные системы данных и совместно используют их со своими поставщиками, контролируя товарно-материальные запасы и отгрузку, обрабатывая заказы и счета. Благодаря электронным технологиям на смену привычным ежемесячным отчетам о прибыли и убытках и статистическим отчетам приходит ежедневное обновление статистических данных и даже поминутный контроль показателей производительности. Такой подход позволяет менеджерам оперативно обнаруживать проблемы, при необходимости принимать соответствующие меры, а также корректировать либо стратегию, либо ее реализацию. (Не всегда просто перестроиться на работу в столь быстром режиме, однако менеджеры должны привыкнуть оперативно изучать и анализировать получаемые данные.) В идеале, анализ данных — это система раннего оповещения об отклонениях от запланированных стандартов производительности.

Статистическая информация обеспечивает менеджмент количественными показателями, отчеты и совещания позволяют спрогнозировать новые события и возможные проблемы, а личные контакты помогают лучше понять своих коллег и подчиненных. Все это служит надежным “барометром” общего уровня эффективности. Менеджеры должны своевременно обнаруживать проблемы и отклонения от плана и принимать меры либо по улучшению реализации, либо по корректировке стратегии.