С какой целью вы заводите архив?

У любого журналиста в процессе работы скапливается огромное количество самой разнообразной информации в виде печатных и электронных документов, фотографий, видео- и звукозаписей, «вещественных доказательств» и т.п. Этот массив с течением времени растет и постепенно становится неуправляемым. Наконец наступает момент, когда невозможно удержать в голове даже перечень имеющихся документов и уж тем более находить связи между ними. Если вам проще добыть или создать аналогичный новый документ, чем отыскать прежний, значит, настала пора вплотную заняться организацией своего архива.

Первым делом определите, для чего вам нужен архив. Для придания солидности и создания имиджа достаточно импортных книжных полок, уставленных разноцветными скоросшивателями, компьютера с большим монитором и набора симпатичных конторских аксессуаров. Если же работа с информацией является смыслом жизни или способом заработать на жизнь, придется решить множество сложных технических, организационных и финансовых проблем, связанных с созданием архива документов и поддержанием его в рабочем состоянии.

Устройство архива (организационное и техническое) должно быть таково, чтобы он не только мог ускорить поиск интересующих журналиста сведений, но и позволял обнаружить связи между ними, делать анализ и прогноз. Существенно то, имеете ли вы дело с личным архивом или с архивом группы, организации. Личный архив может быть организован произвольным образом, в соответствии с представлениями его владельца о целесообразности распределения материалов – ведь за ошибки в этом деле будет наказан лишь он сам. При организации архива, предназначенного для использования группой лиц, или создании специальной архивной службы приходится принимать во внимание ряд взаимосвязанных требований, учитывать разные интересы, порой противоречащие друг другу.

Рассмотрим процесс создания архива подробнее. После того, как вы сформулировали, для решения каких задач он вам нужен и на какие вопросы должен помогать давать ответ, следует определить источники его пополнения. Таковыми могут быть собственное творчество и творчество коллег, копии публикаций СМИ, различные массивы документов, каталоги и базы данных, созданные сторонними организациями. Чем будет пополняться архив: бумажными документами, файлами, звуко- и видеозаписями, фотографиями или чем-то еще? Можно попытаться оценить будущий объем архива, зная скорость создания и поступления в него новых документов.

Архив – структура развивающаяся. С течением времени меняются его объем, условия существования, требования к нему, решаемые задачи, способы технической поддержки его деятельности. Заранее все изменения предусмотреть невозможно. Можно лишь быть уверенным в том, что ваш архив через несколько лет будет сильно отличаться от нынешнего. Важно предусмотреть возможность постоянного роста, соблюдать последовательность, внося продуманные поэтапные изменения в структуру архива, обеспечить преемственность и совместимость принимаемых решений.

Архив – служба затратная, поэтому придется постоянно искать компромисс между сложностью и эффективностью работы архива, ценностью хранящейся в нем информации и затратами труда и средств на поддержание его в рабочем состоянии.