Организация массива электронных документов

В данном случае применимы те же критерии, что и для упорядочения бумажных документов, только вместо типа носителя и формата бумаги указывается формат (тип) файла, функцию шкафов и папок выполняют каталоги и подкаталоги, а вместо меток и наклеек используются соглашения о присвоении имен файлам и средства маркировки документов, встроенные в текстовые процессоры (например, Word). Разрабатываются и средства защиты от внешних воздействий: разрешение доступа «только чтение», шифрование и электронная подпись, регулярное резервное копирование документов. Помощь в упорядочении электронных документов могут оказать разнообразные программы организации документооборота. Вообще говоря, жесткое структурирование для хранения электронных документов менее важно, чем для бумажных, так как имеются разнообразные средства контекстного поиска информации в электронных архивах.

Массив электронных документов также может пополняться за счет их покупки (разовой или регулярной). На рынке широко представлены, скажем, электронные версии наиболее известных газет и журналов за многие годы с возможностью ежедневного пополнения, электронные варианты авторитетных справочников и энциклопедий, правовые справочные системы, содержащие полные тексты действующих нормативных актов. Можно подписаться на электронные издания – типа «ленты новостей» того или иного информационного агентства (службы).

В настоящее время в организации универсальных архивов наблюдается постепенный отказ от документов на твердых носителях и переход к хранению текстов, изображений, звуко- и видеозаписей и т.п. в виде массива файлов или непосредственно в базах данных в комплексе со средствами обеспечения поиска информации и доступа к ней.