Организация справочного аппарата журналиста-расследователя

Конкретная реализация справочного аппарата определяется масштабами решаемых задач и выделенными на его поддержание ресурсами. Справочный аппарат должен, по возможности единообразно, решать, как минимум, две задачи: поиск информации в собственном архиве и поиск информации на стороне. Справочный аппарат может содержать как фактографическую информацию (разнообразные справочники, указатели, энциклопедии, статистические сборники, карты, книги, фактографические базы данных и т.п.), так и библиографическую (картотеки, указатели и базы данных, раскрывающие содержание собственного архива; каталоги и базы данных со ссылками на книги, газетные и журнальные публикации, ресурсы сети Интернет).

Простейшим видом справочного аппарата архива является список (алфавитный, тематический или хронологический) хранящихся в нем документов. Может применяться на начальной стадии работы.

Использовать картотеки гораздо удобнее: их размеры ограничены лишь трудолюбием составителя, их легко пополнять, изменять в них данные и порядок следования записей. Не очень сложно – если вдруг срочно понадобится – изменить всю структуру картотеки. Карточки располагают в алфавитном (фамилии, названия организаций, улиц или городов), хронологическом (прямом или обратном), предметном или систематическом порядке. Периодически, раз в несколько лет, можно создавать отдельный хронологический ряд картотеки, полностью повторяющий ее структуру. Это позволит ускорить поиск, если известна дата события. Можно вести картотеку собственно архива, а также библиографическую (например, ссылки на публикации в газетах) и фактографическую (установочные данные на персоны или организации). Можно выделить специальные разделы картотеки: некрологи, рецензии, топография и т.п.

Предметная и систематическая формы организации картотеки имеют свои достоинства и недостатки. Предметная картотека больше подходит для поиска ответов на конкретные вопросы, обобщение и анализ в этом случае затруднены; систематическая – наоборот, облегчит обобщение и анализ, но, пожалуй, усложнит поиск ответа на конкретные вопросы. Предметную картотеку разумно применять в сочетании с архивом, хорошо структурированным по тематике документов и отраслям знания, систематическую – с архивом, структурированным преимущественно по формальным признакам документов. Это в какой-то степени взаимно скомпенсирует слабые стороны архива и его справочного аппарата.

При организации предметной или систематической картотеки разумно взять за образец аналогичный по назначению каталог любой крупной библиотеки по соседству (там же могут помочь и советом). Удобно применять стандартные каталожные карточки, которые легко приобрести. По возможности записи на карточках оформляйте в соответствии со стандартом библиографического описания, принятым в библиотеках. Стандартную библиографическую запись можете дополнить любыми необходимыми для работы элементами.