Организация массива документов на твердых носителях

В этом многотрудном деле большую помощь может оказать хороший учебник по делопроизводству. Документы упорядочивают в соответствии с одним или несколькими критериями последовательно:

1) тип носителя (печатный документ, фотография, магнитозапись и т.п.);

2) источник получения (организация, лицо, газета);

3) дата поступления в архив (дата создания документа, дата описываемого события);

4) автор документа или породившая его организация;

5) тематика документа (кому или чему посвящен – в соответствии с принятым в архиве рубрикатором);

6) формат бумаги, на которой он напечатан;

7) другие критерии.

Применяемое конторское оборудование (шкафы, папки, скоросшиватели, конверты) должно защищать документы от внешних воздействий, таких как свет, влага, магнитные поля и т.п., не мешать маркированию документов и их групп разными способами (наклейки, цветные метки надписи и т.п.), а также позволять легко извлекать документ из хранилища и помещать его обратно, перемещать документ из раздела в раздел. Оно не должно препятствовать возможному копированию документов.

Массив документов на твердых носителях может отчасти пополняться за счет покупки готовой информации (справочники, словари, карты, таблицы, периодические издания, звуко- и видеозаписи), которые могут быть выделены в отдельную структуру или стать составной частью массива.