Организация массива документов на твердых носителях
В этом многотрудном деле большую помощь может оказать хороший учебник по делопроизводству. Документы упорядочивают в соответствии с одним или несколькими критериями последовательно: 1) тип носителя (печатный документ, фотография, магнитозапись и т.п.); 2) источник получения (организация, лицо, газета); 3) дата поступления в архив (дата создания документа, дата описываемого события); 4) автор документа или породившая его организация; 5) тематика документа (кому или чему посвящен – в соответствии с принятым в архиве рубрикатором); 6) формат бумаги, на которой он напечатан; 7) другие критерии. Применяемое конторское оборудование (шкафы, папки, скоросшиватели, конверты) должно защищать документы от внешних воздействий, таких как свет, влага, магнитные поля и т.п., не мешать маркированию документов и их групп разными способами (наклейки, цветные метки надписи и т.п.), а также позволять легко извлекать документ из хранилища и помещать его обратно, перемещать документ из раздела в раздел. Оно не должно препятствовать возможному копированию документов. Массив документов на твердых носителях может отчасти пополняться за счет покупки готовой информации (справочники, словари, карты, таблицы, периодические издания, звуко- и видеозаписи), которые могут быть выделены в отдельную структуру или стать составной частью массива.
|
