Упорядочение документов

Архив представляет собой упорядоченный тем или иным образом набор документов, которые могут храниться на разных физических носителях (листы бумаги, компьютерные файлы на диске, магнитная лента и т.п.). Их упорядочение возможно несколькими способами:

1. За счет более или менее сложной (говорящей, смысловой) организации размещения документов (шкафы, полки, папки, листы; диски, каталоги, подкаталоги, файлы). Этот способ требует создания хорошо продуманной структуры архива и поддержания (всего лишь!) постоянного порядка на полках или дисках компьютера. Пригоден для хорошо формализуемых документов и ситуаций. Его недостаток – затруднено решение незапланированных задач, установление связей между документами, их комплексный анализ. Трудозатраты минимальны на стадии создания и ведения архива и максимальны на стадии обращения к нему.

2. За счет создания развитого справочного аппарата. Этот способ требует постоянных значительных трудозатрат на актуализацию справочного аппарата архива (ведение подробных картотек, баз данных документов и т.п.). Пригоден для работы в плохо формализуемых или незапланированных ситуациях, для выявления связей, закономерностей, анализа. Трудозатраты на стадии создания архива велики, время экономится на стадии обращения к архиву и анализа документов. Развитой справочный аппарат может включать в себя ссылки на документы (библиографические описания статей, книг, линки ресурсов сети Интернет и т.п.) и описания документов, которые непосредственно в архиве не хранятся, – в этом его сильная сторона.

Как правило, реализуется компромиссное решение – сочетание некоторой степени упорядоченности документов с более или менее развитыми средствами их поиска (справочным аппаратом). Характер компромисса определяется задачами, для решения которых предназначен архив.