Сопроводительные письма

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправды­вает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополни­тельные разъяснения приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех дру­гих случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. По­скольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроиз­водство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопро­водительным письмам лишь тогда, когда это действительно необхо­димо.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в опреде­ленный срок, сопроводительное письмо является надежным средст­вом контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью от­правляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке фор­мата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Направляем заявку на... необходимые Вашему заводу в 2006 году для...

Высылаем наложенным платежом...

Возвращаем проект... стр. со следующими замечаниями...

Предоставляю на утверждение проект плана...

Направляем протоколы испытания... Испытание показало сле­дующие результаты…

 

В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) на­правляем (высылаем, посылаем)...

 

Разновидностью сопроводительного письма является договор­ное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приве­дем образец текста договорного письма:

 

Директору института

Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от Справка о финансировании будет выслана....

Данное письмо следует считать неотъемлемойчастью настоя­щего договора.

 

Приложение: договор о... №... на 3 л. в 3 экз.

Должность В.И.Сидоров

Варианты договорных писем могут быть, например, такими:

Направляем подписанный с нашей стороны договор... от... Справка о финансировании будет выслана...

Данное письмо считать неотъемлемой частью договора.

Приложение: договор о...№... на 6 л. в З экз.

 

Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №... от..., а также..., которую просим считать его неотъемлемой частью.