В рамках подготовки и проведения совещания фасилитатор

• помогает в разработке плана встречи,

• следит, чтобы совещание не отклонялось от обсуждения основного вопроса,

• устраняет препятствия в коммуникациях и обеспечивает их эффективность,

• формулирует проблему в конструктивной форме,

• предлагает процедуру или подходы к решению проблемы,

• подводит промежуточные итоги и проясняет направле­ние обсуждения,

• проверяет, достигнут ли консенсус.

 

В ходе совещания фасилитатор должен воздерживаться от критики предложений участников, он не должен пользо­ваться своей ролью для проталкивания собственных идей, принимать серьезные решения по процедуре без консуль­таций с участниками, отнимать время своими простран­ными комментариями.

На совещании фасилитатор часто работает вместе с рекодером — человеком, который ведет запись происходящего на больших листах бумаги (flip-chart), которые затем разве­шиваются на стенах помещения. Эти записи иногда назы­вают «групповой памятью»; они предотвращают потери идей или информации, а также создают ощущение реального продвижения в обсуждении вопроса. Групповая память пре­пятствует возникновению «петель» при обсуждении про­блем организации.

 

Одним из наиболее существенных недостатков совещаний является стремление как можно быстрее перейти к реше­нию. Между тем, формулировка проблемы и выработка аль­тернатив — важнейшие факторы успеха, причем именно здесь наиболее полно проявляются достоинства группово­го обсуждения. Поэтому общую схему обсуждения на совеща­нии целесообразно представить в следующем виде (рис. 3.18).

Рис. 3.18. Общая схема обсуждения на совещании

Одним из наиболее эффективных способов «открытия» яв­ляется так называемый мозговой штурм.

Основные правила мозгового штурма состоят в следующем:

• Мозговой штурм — это интенсивная интеллектуальная деятельность, которая не может продолжаться дольше 10-12 минут.

• Число участников не должно превышать 8-10 человек.

• Критика и обсуждение предложенных идей запрещены.

• Приветствуется свободное творчество — выражение са­мых невероятных идей.

• Желательно получить как можно больше идей. От не­удачных идей можно отказаться позднее.

• Допускается «путешествие автостопом» — выражение идей, базирующихся на соображениях, высказанных дру­гими людьми.

Успех мозгового штурма во многом зависит от фасилитатора, от его энергии и способности создать напряженно-творческую атмосферу. Следует особо подчеркнуть, что зна­чимость результатов мозгового штурма напрямую зависит от точности, конкретности формулировки темы: если тема сформулирована слишком общо или расплывчато, то, ско­рее всего, результатами мозгового штурма будет очень труд­но воспользоваться.