Информационно-справочная документация
В процессе принятия обоснованных управленческих решений основа на сборе и обработке объективной и достоверной информации, содержащейся в документах. Информация о фактическом положении дел в организации содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это такие документы как протокол, докладная, служебная, объяснительная записки, акт, справка, заявление, сводка, отзыв, заключение, перечень, списки, переписка (служебная записка, телеграммы, факсы, электронные сообщения). Протокол – это документ, содержащий запись кода обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах, конференциях… Такой документ оформляется на основании черновых записей хода заседаний, звукозаписи, видеозаписи, а также материалов, подготовленных к проведению мероприятия (это тексты докладов, выступлений, справок, документов…). На бланках организации и сдержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, место составления протокола, заголовок к тексту, подписи и визы ознакомления. Заголовок текста – это наименование мероприятий. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. Во вводной части указывается: председатель, секретарь, присутствующие, повестка дня (если на заседаниях большое количество участников, то в этом случае составляется отдельный список, прилагаемый к протоколу). Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как они влияют на юридическую силу принятых решений. В этих разделах отмечаются наличие кворума (минимальное количество членов коллегиального органа, не менее 50-55%). В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые вопросы. Основная часть протокола состоит из раздела, соответствующим пунктом и текст каждого раздела строится по единой схеме и большими буквами слова: слушали, выступили, постановили. Текст решения и постановления готовится по образцу распорядительной части приказов.?????Подписывается протокол председателями и секретарем. Наряду с полным протоколом существуют протоколы краткой формы. В протоколах краткой формы указывается только рассмотренные вопросы, перечисляются фамилии лиц, участвующих в обсуждении вопросов и принятые решения. Сокращенных протоколов после списка присутствующих указывается порядковый номер по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строк в названии доклада (пункт «повестка дня») подчеркивается и под чертой в скобках печатается фамилии выступающих в порядке их выступления. В практике делопроизводства часто делаются выписки из протокола. В этом случае из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных в информации. Докладная записка – это документ, обрисованный руководителю организации (реже вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса (вопросы по производственной деятельности) с выводами и предложениями. Такой документ может составляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Обычно в докладных записках информируют руководство об имевших место фактах????, о сложившейся ситуации, требующих принятие решения. Докладная записка: внешняя, внутренняя. Внешняя представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя руководителю структурного подразделения или руководителю организации. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту и раскрывать содержание этого заголовка. В первой части текста излагаются те или иные факты, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и конкретные предложения, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внутренние записки подписываются автором, внешние подписываются руководителем структурного подразделения. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Объяснительная записка – это документ поясняющий содержание основных или отдельных положений основного документа (отчет, проект, план, расчет…), или объясняющий причины какого-либо акта, поступка невыполнения чего-либо. В связи с этим объяснительные записки подразделяются на 2 типа: 1. Сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются как докладные на общем бланке документов 2. Обязательств по поводу какого-либо происшествия, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства. Оформляется на обычных листах с теми же реквизитами, что и докладная записка. Акт – это документ, подтверждающий установленные факты. Акты составляются в ситуациях разного рода и существуют разные их разновидности. Существуют акты приема-передачи документов, материальных ценностей, акты уничтожения документов, приема работ по контракту, списания материалов, ликвидации, реорганизации…. Составляется акт комиссией (постоянно-действующей или назначенной по указанию руководителю). В отдельных случаях допускается составление акта одним специально-уполномоченным лицом (ревизор). Отдельные акты (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) подлежат утверждению руководителем предприятия, или вышестоящей организации и заверению печатью. Часто акт служит основанием ял издания распорядительных документов. В формуляр акта входят реквизиты: наименование акта документа, наименование вида документа, коды предприятия и формы документа, дата, регистрационный номер, место издания акта (если акт подлежит отправке, то необходимо указание справочных данных об организации автора документа), заголовок к тексту, отметка об исполнении и направлении к делу. Датой акта является дата составления (если комиссия вела работу в течение нескольких дней, то датой будет дата окончания работы). Заголовок к тексту оформляется или в родительном падеже (акт приема-передачи), или в предложном (о списании имущества). Текст строится по схеме: - основание (ссылка на распорядительный документ) - состав комиссии (указываются полные должностные наименования председателя комиссии, а также членов комиссии). Перед фамилией ставится номер арабскими цифрами. Могут быть указаны фамилии присутствующих. Основная часть текста содержит цели, задачи, характер проведенной работы, указания на документы на основании которых проводится работа, или фиксирование установленных фактов (иногда в основной части текста оформление идет в виде таблицы). В конце текста акта есть заключение, в которой комиссия делает выводы, вносит какие-либо предложения, или рекомендации, указывается количество и место нахождения экземпляров акта (количество экземпляров определяется нормативными актами, или практической необходимости). Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, или событий. На предприятии чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Различают: справки служебного и личного характера. Служебные составляют по запросу вышестоящей организации, или должностного лица. Для удобства оформления часто на предприятиях заранее готовятся справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и заготовлены трафареты текста. Начинаются справки с указания в именительном падеже (ФИО полностью) того лица, о котором даются сведения: его должность. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже (например, 1 отделение милиции). Обязательным реквизитом является дата подпись и печать. Служебные справки регистрируют порядковый номер рядом с датой и оформляют в 2 экземплярах, второй экземпляр идет в дело. Одним из вариантов производственных справок?????являются справки по запросу и содержащие информацию по производственной тематике (справка о динамике роста себестоимости продукции…). А справки направленные за пределы организации оформляются на общем бланке организации и подписывается руководителем. Заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Реквизиты: вид документа, должность лица составителя, ФИО адресата, текст, дата, подпись и расшифровка, визы, резолюция, отметка об????
24.11.10 Телеграмма – это обобщенное название различных форм содержания документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пункт телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется на специальных типографских бланках. Печатают телеграмму в 2 экземплярах. Первый отправляется на телеграф, второй подшивается в дело. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Основные реквизиты телеграммы: 1. Заголовок 2. указание категории телеграммы 3. Отметка о виде телеграммы 4. Телеграфный адрес получателя 5. Условный или полный текст 6. Подпись 7. Регистрационный делопроизводственный номер 8. Дата регистрации 9. Адрес 10. Наименование отправителя Телекс -???????.
|
