Тема. Экспертиза ценностей документов.
????С экономической т.з. хранить все документы нецелесообразно (потребуется большой штат работников, большие помещения). Поэтому систематически проводится экспертиза ценностей документов – определение политического экономического, социально-культурного, практического и иного значения с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения. Проведение экспертизы ценностей следует начинать с просмотра документов канцелярии, секретариата руководства, а затем функциональных структурных подразделений (отдел кадров, производственный отдел…) в пределах каждого структурного подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Документы по основной деятельности (положения, приказы, отчеты…). Например, в бухгалтерии сводные годовые отчеты и балансы, протоколы заседания, аналитические таблицы по разработке и анализу отчетов и балансов, документы о переоценке основных фондов, паспорта зданий и сооружений, лицевые счета по учету основных фондов. Архивными учреждениями как мы говорили уже разработаны типовые перечни и в соответствии с требованиями ведется работа по экспертизе ценностей документов.??? 1.???роль и место организации????документа 2. Оценка самого содержания – это значимость события информации зафиксированного в документе 3. Критерии оценки по внешней особенности – это юридическая достоверность (наличие подписи, дат, резолюций) особенности передачи текста, материального носителя и его физического состояния. Юридическую силу имеют главным образом подлинники (обладая юридической силой и копии при условии правильно оформленных реквизитов). ???один из экземпляров подлинника (в виде ксерокопий). Если материалы передаются в разные архивы, то такая однородность целесообразна. Поглощенность содержания. Этот критерий существен при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных годовыми.???сводный документ Физическое состояние документа применяется в случае если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность. В этом случае документ должен быть реставрирован, если есть копия, то его присоединяют к испорченному документу. В результате работы экспертной комиссии образуется 4 группы документов с различными сроками хранения: 1. Постоянного хранения - гос архив 2. Временного хранения ведомственный архив (свыше 10 лет) 3. Временного хранения до 10 лет 4. Подлежащие уничтожению. В ведомственный архив передается??? (передача происходит по описям). Деловременного до 10 лет создаются???(они хранятся службой ДОУ или в структурных подразделениях и по истечению срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов утверждается актами, акты??? подписывают председатель и все члены экспертной комиссии.???руководителем организации.
|
