Складання та оформлення органiзацiйних документів

 

Організаційні документи – група різних за назвою документів, які регламентують діяльність, організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов'язки та права на тривалий час.

Усі організації у своїй діяльності, поряд з актами органів державної влади, керуютьсяположеннями, статутами, правилами та інструкціями. В них закріплюються функції, обов'язки і права органів на тривалі строки Організаційні документи у порівнянні з розпорядчими і довідково-інформаційними є більш загальними, ґрунтовними. Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягаютьобов'язковому виконанню. У той же час організаційні документи мають вищу юридичну силу, оскільки документи двох наступних груп створюються на базі організаційної документації.

Статут — це документ, яким оформлюється утворення підприємства.

У статуті визначається структура, функції і правове становище утвореної організації чи підприємства. Статут підписує керівник і затверджує власник майна, а потім обов’язково реєструється в органах Міністерства фінансів (податкова інспекція), після чого новостворена установа може починати свою діяльність.

Текст статуту складається з таких розділів:

1. Загальні положення: на підставі чого створено підприємство, на підставі чого діє підприємство, чим керується підприємство у своїй діяльності.

2. Мета і завдання підприємства.

3. Основні функції.

4. Управління підприємством.

5. Права.

6. Порядок утворення і організація роботи.

7. Відповідальність.

8. Зовнішньоекономічна діяльність.

9. Реорганізація і припинення діяльності підприємства.

Типовий формуляр статуту містить у собі: герб, найменування відомства, підприємства, гриф затвердження, назву виду документа, дату і місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис, відмітку про погодження.

Положення — це документ — правовий акт, що визначає (регламентує) основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються, або окремих пiдприємств та органiзацiй, а також комісій та окремих службових осіб (положення про експертну комісію); підписується керівником організації і затверджується вищим органом.

Зміст, формуляр положення, порядок оформлення, погодження і затвердження такі самі як і в статуті.

Реквізити:

- герб, назва відомства, організації, структурного підрозділу;

- гриф затвердження;

- назва виду документа, положення;

- місце видання;

- дата;

- індекс;

- заголовок до тексту;

- текст;

- підпис;

- відмітка про погодження.

Інструкція — правовий акт, який створюється органами державного управління або керiвництвом органiзацiї для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони

діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб:

- посадова;

- з техніки безпеки;

- з експлуатації різного обладнання та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівниками організацій (чи їх наказом із зазначенням номера та дати видання). На інструкції може бути відмітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньому встановлюється термін введення інструкції, зазначаються відповідальні виконавці.

Реквізити інструкції:

- назва виду документа (інструкція);

- гриф затвердження;

- заголовок (сюди іноді входить назва документа);

- найменування відомства;

- найменування підприємства;

- найменування структурного підрозділу;

- дата і місце видання;

- індекс;

- текст;

- підпис;

- види погодження.

Текст викладається у вказівному-наказовому стилі із формулюваннями типу “повинен”, “слід”, “необхідно”, “не дозволено”. Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше — у безособовій формі.

Широко використовуються посадові інструкції — це документи, що визначають організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, який забезпечує умови для його ефективної праці.

Посадова інструкція — документ, що визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі і забезпечує умови для його ефективної праці. Текст посадової інструкції містить розділи: загальна частина, функції, обов’язки, права, взаємовідносини, відповідальність працівника, оцінка працівника.

Інструкцію затверджує керівник установи або структурного підрозділу.

Інструктивний характер мають також правові акти, як “правила”, “рекомендації”, “методичні вказівки” та інші документи, які мають однакову правову природу.

Правила — службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Групи:

1. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

2. Правила підготовки документації для здавання до архіву.

3. Правила експлуатації... і т. ін.

За формою та змістом правила подібні до інструкцій, іноді є їх складовою частиною.

Реквізити правил:

- гриф затвердження;

- назва виду документа (правила);

- заголовок (стислий виклад призначення правил);

- дата і номер;

- текст;

- підпис особи, що відповідає за складання правил.