Сутність кількісно-сумового методу полягає в паралельному веденні реєстрів кількісно-сумової й кількісно-сортової форм у двох структурних підрозділах — у бухгалтерії та на складі. На складі кількісно-сортовий облік ведуть матеріально відповідальні особи у Книзі складського обліку запасів ф. № З-9, яка до початку записів має бути оформлена відповідним чином, а саме: сторінки пронумеровано, їх кількість завірено підписами керівника установи, головного бухгалтера та скріплено печаткою за найменуваннями ґатунків та кількістю запасів (табл. 6.4). Кожен запис здійснюється на підставі прибутково-видаткових документів, після чого виводяться залишки відповідного виду запасів.
На підставі зазначених записів матеріально відповідальна особа здійснює аналіз запасів матеріальних цінностей і в разі відхилення фактичного залишку матеріальних цінностей від установлених норм, а також виявлення нерухомості окремих запасів повідомляє про ці факти службу постачання.
Прибутково-видаткові документи комплектує в міру їх надходження комірник і відповідно до графіка документообігу передає разом з оформленим реєстром приймання-здачі документів (ф. № М-13)
до бухгалтерії. У бухгалтерії на підставі первинних документів ведуться книга кількісно-сумового обліку (ф. № З-6) чи картка кількісно-сумового обліку (ф. № З-7) (табл. 6.5), книга обліку тварин (ф. № З-8) (рис. 6.1). У зазначених реєстрах інформація фіксується за аналітичними рахунками, що відкриваються за кожним найменуванням (ґатунком) запасів як у цілому по установі, так і з виокремленням кожної обслуговуваної установи (для централізованих бухгалтерій). За даними зазначених реєстрів щомісячно складається оборотна відомість (ф. № З-11), в якій інформація щодо запасів формується за кількістю та вартістю щодо кожної групи аналітичних рахунків, які в сукупності утворюють дані за відповідним синтетичним рахунком. Виведені за кожним субрахунком сумові підсумки мають відповідати показникам синтетичного обліку.
Таблиця 6.4
